Votre imagination est la seule limite à l’utilisation d’un tableau en ligne. La façon dont vous utilisez cette solution logicielle innovante dépend donc de vous et de votre équipe. Néanmoins, voici quelques bonnes pratiques si vous souhaitez utiliser efficacement un tableau blanc en ligne pour vos réunions, ateliers et formations en ligne.
Qu’est-ce qu’un tableau en ligne ?
Les tableaux blancs en ligne sont des solutions logicielles qui se présentent sous la forme d’outils collaboratifs basés sur une plateforme. Ils peuvent être utilisés dans le même but qu’un tableau blanc réel, mais sans les limitations de ce dernier. Là où ils excellent vraiment, c’est dans leur capacité à permettre aux équipes de collaborer en temps réel, où qu’elles se trouvent dans le monde.
Les tableaux blancs en ligne surpassent leurs prédécesseurs physiques en termes d’applicabilité. En plus de pouvoir écrire et ajouter des notes, vous pouvez aussi utiliser cet espace pour partager des fichiers, modifier des documents, recueillir des commentaires et faire des présentations.
Comment créer rapidement un tableau ?
Pour accélérer la création d’un tableau blanc pour votre prochaine session à distance, vous pouvez cloner des tableaux entiers et les réutiliser. Vous avez également la possibilité de copier et coller le contenu d’un tableau existant à l’autre. Si vous n’avez pas encore créé de tableau, vous pouvez également utiliser des modèles prédéfinis disponibles au sein de l’outil.
La personnalisation d’un tableau en ligne est essentielle. Une image vaut mille mots, et cela est valable pour les tableaux blancs en ligne. Pour cela, vous pouvez utiliser des images pour faire parler votre tableau. Lorsque vous préparez un tableau pour un client spécifique, vous pourrez le personnaliser en téléchargeant, par exemple, le logo de l’entreprise.
Comment partager un tableau blanc virtuel ?
Les approches les plus répandues consistent à inviter les gens par courrier électronique. Ajoutez le lien vers le tableau blanc directement dans l’invitation. Ainsi, vous ne perdez pas de temps lorsque vous démarrez la session pour amener les personnes sur votre tableau blanc.
Si de nombreuses personnes se trouvent dans la même pièce, un QR code permettra d’accéder au tableau facilement. Les participants n’auront alors qu’à scanner avec leur appareil le QR code pour avoir accès au projet.
La plupart des solutions de tableau blanc en ligne offrent une fonction d’exportation. Mais attention, si vous avez créé un grand tableau blanc, tout exporter peut être un véritable défi. Parfois, il est préférable d’exporter une zone sélectionnée du tableau blanc et non l’ensemble.
Comment gérer les multiples utilisateurs ?
Les participants ont tendance à participer davantage lorsqu’il s’agit de travailler sur un tableau blanc en ligne. L’un des avantages est qu’il n’a pas de frontières. La toile sur laquelle vous pouvez travailler est infinie.
Le défi étant de permettre à chaque collaborateur d’intégrer ses idées au tableau en ligne, sans empêcher les autres participants de faire de même ou de créer la confusion entre les idées. Pour cela, commencez par établir quelques règles avant le début de la réunion. Vous devez préparer un tableau bien structuré comme vous le feriez pour rédiger l’ordre du jour d’une réunion ordinaire.
Définissez visuellement des zones sur le tableau pour des activités spécifiques, comme une séance de brainstorming ou certaines tâches. Veillez également à créer du contenu à un niveau de zoom permettant aux participants de voir votre contenu et d’ajouter le leur. Nous recommandons un niveau de zoom compris entre 70 et 100 %.
Le mot de la fin
Véritables outils collaboratifs, les tableaux blancs interactifs en ligne permettent aux équipes de travailler et d’échanger, ainsi que de collaborer de manière plus efficace. Favorisant le travail collectif, les tableaux blancs en ligne sont en effet le complément de la visioconférence, qui les fait passer de la communication pure à de véritables sessions de collaboration.
