Aujourd’hui, l’optimisation des coûts des achats de classe C est devenue une véritable nécessité pour les entreprises permettant de générer 30 à 50% d’économies sur ces coûts. Les achats de classe C, dits achats simples et/ou critiques, souffrent d’une gestion bien moins structurée que ceux des classes A et B, or ils adressent 3 enjeux essentiels : la satisfaction des collaborateurs, l’efficience des achats au sein de l’entreprise et la contribution à la stratégie RSE de l’entité.
Les achats de classe C : des achats simples et/ou critiques…
Les achats de classe C regroupent tous les produits dont les entreprises ont besoin pour leur bon fonctionnement, comme le mobilier de bureau, les produits d’hygiène ou encore les équipements industriels.
Disséminés parmi tous les services de l’entreprise, ces achats ad-hoc, commandés sporadiquement, peuvent sembler anodins. Or, s’ils ne représentent que 5% des dépenses totales, ils concentrent à eux seuls 60% du nombre de commandes avec un nombre élevé de fournisseurs et des processus d’achats différents. Cela sous-entend donc des coûts de fonctionnement considérables, qui échappent bien souvent au contrôle des Directions Achats. Pourtant lorsqu’ils sont mis sous contrôle, ils permettent de réaliser des économies et des gains d’efficience non négligeables.
Par ailleurs, la maîtrise des coûts relatifs aux achats et les économies potentielles qui en découlent, sont aujourd’hui devenues un enjeu majeur de compétitivité pour les entreprises. Une maîtrise qui passe avant tout par une juste analyse des données, formidable levier de performance dès lors qu’elles sont correctement exploitées.
C’est pourquoi adopter une démarche prenant en considération le coût total d’acquisition (TCO), versus le simple prix de revient) est essentiel pour cette typologie d’achats où les coûts administratifs dépassent parfois le prix du produit.
À l’heure du Big Data, le challenge pour les Directions Achats est de récolter, de structurer et d’analyser les données relatives à ces achats, afin d’être en mesure de faire les choix stratégiques qui permettront de les optimiser et de réaliser des économies substantielles.
… à organiser autour de 6 principaux axes d’optimisation…
Pour accompagner les entreprises dans l’optimisation de leurs achats de classe C, six leviers permettent de réduire les frais de gestion interne, de rationaliser les coûts avec des suggestions personnalisées de produits alternatifs, d’intensifier la dématérialisation des transactions, d’organiser les livraisons en fonction de l’activité des collaborateurs, d’optimiser la gestion des stocks, etc.
En réduisant le TCO des achats de classe C, ces six axes permettent aux entreprises de réaliser des économies substantielles :
– rationalisation fournisseurs : il s’agit de réduire la quantité de fournisseurs afin de diminuer la quantité de commandes et de livraisons ainsi que leurs coûts associés.
– optimisation produits : il s’agit d’adapter les produits aux véritables besoins de l’entreprise, à un prix compétitif et au niveau de la qualité requis pour accompagner le « Bien-travailler ».
– digitalisation des transactions : il s’agit de dématérialiser les processus d’achats depuis le choix du produit (Punch-Out, catalogue hébergé ou web) jusqu’à la facturation.
– optimisation logistique : il s’agit d’améliorer les processus de mise à disposition des produits aux utilisateurs, notamment à travers des distributeurs automatiques industriels, la gestion des stocks ou les livraisons personnalisées.
– déploiement de l’accord : il s’agit de faire bénéficier des avantages négociés auprès des fournisseurs à l’ensemble des sites de l’entreprise et de vérifier le taux d’adhésion des utilisateurs.
– pilotage de la qualité : il s’agit de résoudre les causes d’origine des dysfonctionnements identifiés.
Correctement actionnés, ces six leviers sont déterminants pour optimiser les achats de classe C.
… et qui influent aussi sur le “Bien-travailler” !
Derrière cette catégorie, définie initialement comme achats critiques et/ou simples, se cachent aussi des enjeux majeurs qui influent sur la performance des salariés et sur le « Bien-travailler » des entreprises (c’est-à-dire la corrélation entre la performance d’une entreprise et l’épanouissement de ses collaborateurs).
En effet, parce qu’ils sont utilisés par l’ensemble des collaborateurs au sein des entreprises, les achats de classe C concourent directement à leur sécurité, à leur hygiène mais aussi à leur bien-être au travail.
Cet aspect a été particulièrement mis en exergue pendant la crise sanitaire, notamment avec l’avènement du télétravail et du flex-office engendrant l’achat de nouveaux équipements de classe C, comme des bureaux, des casiers. Un changement d’environnement de travail pour le collaborateur en faveur de son efficience et d’un équilibre vie professionnelle et vie personnelle optimal.
Finalement, pour rester compétitives, il convient aux Directions Achats d’adopter une vision complète de leurs achats afin de les optimiser pour réaliser des économies substantielles et participer au « Bien-travailler » de l’ensemble des collaborateurs d’une entreprise.