L’organisation d’un séminaire, d’une soirée d’entreprise, d’une formation en interne ou de tout autre événement d’entreprise peut être assez stressante. L’organisateur fait inévitablement face à plusieurs défis pour assurer la réussite de son projet, car tout ne se passe pas toujours comme prévu. Il est donc indispensable de prendre le temps de penser à certains aspects clés pour que les participants soient réellement satisfaits. Mais précisément, quelles sont les étapes à suivre pour organiser un événement d’entreprise ?
Prévoyez des poteaux de guidage pour mieux gérer la foule
Pour l’organisation logistique d’un salon, d’un séminaire, d’un congrès ou de tout autre événement d’entreprise, les panneaux de guidages sont des outils indispensables auxquels il faut penser avant tout. Impératifs sur les lieux de la manifestation professionnelle, les poteaux de guidage sont également utiles aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur.
Quelle est l’utilité des poteaux de guidage ?
Concrètement, le poteau de guidage est un repère visuel qui sert à guider les participants d’un événement. Il est incontournable pour organiser l’arrivée des participants sur les lieux d’un séminaire ou d’une formation. La gestion des flux de personnes et l’arrangement de la file d’attente deviennent ainsi simples et ne nécessitent plus d’utiliser des moyens humains en permanence. Que ce soit à l’intérieur d’une salle ou en extérieur, vos poteaux de guidage permettront de contrôler la foule et la circulation des invités à votre événement d’entreprise. Vous pouvez également les utiliser pour fermer des zones interdites d’accès aux participants du séminaire.
Quels sont les différents usages des poteaux de guidage ?
Les poteaux de guidage peuvent se prêter à différents usages en fonction du choix que vous faites. Par exemple, certains modèles de poteau de guidage servent à optimiser l’aménagement de votre terrasse lors d’un événement. Ils facilitent la circulation des arrivants et permettent de sécuriser la file d’attente à l’entrée du lieu de l’événement. Ce sont des poteaux de guidage à sangle qui sont généralement utilisés pour jouer ce rôle.
Les poteaux de guidage avec cordon rouge sont généralement utilisés comme séparateur lors des séminaires ou congrès. Faciles à déployer, on les déplace selon l’aménagement souhaité. Avec les poteaux de guidage séparateurs avec cordon rouge, vous pouvez délimiter l’emplacement de votre événement, créer un passage bien évident ou canaliser la file d’attente pour mieux la gérer. En dehors de l’aspect très pratique de ces poteaux, ils sont très esthétiques. Plusieurs coloris sont disponibles.
Les poteaux de guidage avec enrouleurs à sangle sont conçus pour fluidifier le flux des participants. Lorsque les invités arrivent nombreux sur les lieux de votre événement, les poteaux de guidage avec sangle vous permettront de baliser les espaces pour éviter toute confusion. Vous pouvez ainsi baliser un espace pour l’accueil des invités, un autre pour l’accès aux vestiaires et un autre pour la restauration si nécessaire.
Comment choisir vos poteaux de guidage ?
Pour choisir vos poteaux de guidage, voici quelques critères à prendre en compte :
- le type d’usage prévu,
- les objectifs de l’organisateur,
- la durée d’utilisation,
- la capacité financière de l’organisateur.
Ainsi, selon vos besoins, vous pouvez opter pour des poteaux en acier, en aluminium ou en plastique. Les modèles en plastique sont généralement utilisés pour une durée très courte. Les poteaux peuvent avoir différentes couleurs, différentes hauteurs. Ils peuvent être équipés de sangles, de cordes ou de chaînes de différentes longueurs. La sangle peut par exemple avoir une longueur allant de 2 mètres à 4,5 mètres. En fonction de vos besoins, vous pouvez choisir des poteaux standards ou des modèles plus sophistiqués.
Si vous ne souhaitez pas que les poteaux de balisage interfèrent avec l’objet de votre événement, optez pour des modèles très discrets qui se fondent dans le décor. En revanche, il existe des modèles qui peuvent être utilisés comme des éléments clés de votre communication pour attirer l’attention tout en jouant leur rôle de guidage et d’orientation.
Définissez les objectifs de l’événement ainsi que son format
La définition des objectifs est une étape incontournable de l’organisation d’un séminaire de motivation ou d’un team building. Généralement, les événements d’entreprise sont organisés lorsqu’on constate qu’une équipe se disloque ou que de nouveaux collaborateurs ont du mal à s’intégrer. Ces événements sont indispensables pour renforcer la cohésion du groupe et faciliter le travail d’équipe. Prenez le temps de noter les objectifs que vous visez afin de choisir le type d’événement qui aura le meilleur impact sur vos employés.
Souhaitez-vous créer un moment de partage d’expérience entre collaborateurs ? Voulez-vous exprimer votre gratitude à vos employés ? Le format de votre événement, son concept, son timing, ainsi que la disposition de la salle où elle se tiendra dépendent de vos objectifs.
Prévoyez la date du séminaire ou salon d’entreprise
Maintenant que vous avez défini les objectifs de votre événement ainsi que son format, fixez une date de déroulement. En réalité, organiser un événement à la dernière minute est une erreur qui peut vous faire rater votre but. Prévoir une date un peu lointaine vous permet d’avoir une bonne marge de manœuvre.
Certains organisateurs commencent les préparatifs de leur événement professionnel plusieurs mois à l’avance. La bonne marge d’avance permet aussi aux invités de se préparer pour l’événement et d’adapter leurs programmes. Vous aurez inévitablement un taux de participation élevé.
Une petite astuce pour s’assurer d’avoir le maximum de participants à votre soirée d’entreprise ou séminaire de motivation est de ne pas faire coïncider la date avec celle d’un événement politique ou d’un événement sportif mondial (Jeux olympiques, coupe de championnat de football…). Évitez aussi les jours fériés et les vacances scolaires, car vos collaborateurs préféreront passer du temps avec leurs familles à ces dates.
Définissez la durée de l’événement
Vous savez sans doute qu’il n’est pas facile de garder un contrôle maximal sur un événement pendant toute sa durée. En tant qu’organisateur, votre rôle est de vous assurer que tout se déroule comme prévu. Préparez un bon timing pour définir la durée idéale de votre séminaire, lancement de produit ou conférence. Étudiez chaque aspect de l’événement : les activités, la restauration, la proximité des lieux… Vous pouvez par exemple choisir un lieu événementiel qui propose de la restauration sur place. Cela vous fera gagner un temps précieux.
Gardez à l’esprit qu’un séminaire trop court peut vous empêcher d’atteindre votre objectif tandis qu’un séminaire trop long risque de lasser rapidement vos convives.
Pensez aux différentes activités à mener
Un événement d’entreprise sans activités est tout simplement impossible à envisager. Les activités ludiques sont même le centre d’intérêt principal des Team Buildings, ce qui motive vos collaborateurs à venir. En réalité, si vous ne proposez pas des activités susceptibles d’intéresser les invités, ces derniers ne seront pas enthousiastes.
Le choix des activités dépend de vos objectifs et du format d’événement que vous avez choisi. Pour motiver votre équipe par exemple, proposez des activités stimulantes qui demandent de se surpasser. Une course à pied, une course à vélo, un parcours aventure sont des activités qui intéressent beaucoup de personnes.
Si votre objectif est d’affermir les relations interpersonnelles, les activités collectives comme les challenges d’équipe ou les chasses au trésor team building sont parfaites. Certains espaces événementiels proposent des activités de ce type.
Cherchez une salle adaptée aux objectifs de la réunion ou du séminaire
Vous pouvez choisir un cadre atypique et original pour votre réunion, séminaire ou soirée d’entreprise. Laissez libre cours à votre imagination et choisissez un lieu événementiel qui n’a rien à voir avec le cadre habituel de votre entreprise. Le choix de la salle doit se faire en tenant compte des activités que vous avez planifiées.
En fonction de la durée prévue pour l’événement, il faudra choisir un complexe qui propose restauration et hébergement. Les équipements et les services proposés doivent être adaptés aux besoins de votre séminaire.
Prenez le temps de réfléchir à l’aspect « sécurité »
La sécurité est un aspect qui doit être envisagé avec sérieux quand il s’agit de mettre en place un événement d’entreprise, peu importe sa nature. C’est une étape fondamentale, car personne n’est à l’abri des incidents. La salle ou le lieu de votre événement doit absolument respecter les normes de sécurité en vigueur (présence d’extincteurs, issus de secours…).
Prévoyez le budget en tenant compte des imprévus
C’est le budget qui concrétise votre projet d’organisation d’événement d’entreprise. Il doit être bien estimé en amont, car le choix du lieu, des prestataires et des activités en dépend. Le budget doit également prendre en compte tous les petits détails. Il est recommandé de prévoir un montant de réserve pour les imprévus. Après avoir évalué votre budget, vous saurez si vous avez les moyens d’organiser l’événement suivant les plans initiaux ou s’il est nécessaire de faire quelques ajustements dans le programme afin de réduire les dépenses.
Répartissez les responsabilités avec vos collaborateurs
La répartition des tâches entre les collaborateurs est importante au stade de la préparation du séminaire et pendant celui-ci. Vous pouvez sélectionner quelques personnes et confier à chacune d’elles une responsabilité :
- inscription des participants,
- accueil des invités,
- restauration,
- communication avec la presse,
- gestion des équipements.
Chaque personne est responsable d’une tâche précise tout au long de l’événement. Élaborez un document des responsabilités assignées que vous donnerez à chaque membre de l’équipe chargée de la gestion du séminaire. Chaque personne ayant des responsabilités doit être facilement identifiable pour qu’il soit aisé de savoir à qui s’adresser pour une préoccupation particulière.
