Indispensable à la vie interne des entreprises, la gestion du personnel permet d’organiser le fonctionnement de l’ensemble de ses employés. Elle s’intéresse particulièrement à des aspects comme le pilotage des activités, la gestion du temps, la gestion des carrières, etc. Lorsqu’elle est mal mise en œuvre, elle donne lieu à des problèmes et des conflits qui entachent l’efficacité des sociétés. Comment mettre en place une gestion efficace du personnel ?
Évaluez les besoins de votre entreprise
Pour les entreprises de toute taille (PME, TPE ou multinationales), l’atteinte des objectifs passe par la construction d’une bonne équipe. En pratique, il s’agit pour elles d’avoir les personnes les mieux indiquées au bon endroit. Ce défi se traduit notamment par la mise en place d’une politique de recrutement adaptée. Cela implique également l’exploitation d’outils stratégiques utilisés dans le cadre de la gestion du personnel de la société.
Dans cette démarche, la première étape est celle de l’évaluation des besoins de votre structure. Elle vous amène particulièrement à répondre à la question : que manque-t-il pour atteindre les objectifs fixés ? Dans le cadre de la gestion du personnel de votre entreprise, l’analyse des besoins s’oriente sur les points de vue structurels et fonctionnels. Elle tient compte des compétences des salariés, de leurs affectations et des moyens nécessaires pour qu’ils remplissent au mieux les exigences de leur poste.
Par ailleurs, l’évaluation des besoins de votre entreprise vise à identifier les différents outils de gestion des collaborateurs. Cela permet notamment de faciliter le travail de coordination qui revient au service des ressources humaines.
Recherchez le bon logiciel de gestion du personnel
La gestion du personnel prend en compte toutes les relations qui lient l’employé à l’entreprise. Elle comprend des tâches opérationnelles et fonctionnelles. Gérer le personnel, c’est par exemple :
- élaborer et mettre en œuvre une politique de recrutement,
- élaborer et conduire un plan de gestion des carrières,
- mettre en œuvre un plan de formation au profit du personnel,
- organiser l’emploi du temps des travailleurs,
- gérer les salaires,
- opérer une tenue et un suivi des différents registres du personnel, etc.
Au nombre de ces différentes tâches, on en trouve certaines qui possèdent un niveau de récurrence élevé. C’est notamment le cas avec la gestion du temps de travail, la gestion des salaires, ainsi que le processus de recrutement. Fort heureusement, il existe des systèmes d’information des ressources humaines (SIRH) pour les automatiser. Parfois gratuits, parfois payants, ces différents outils présentent de nombreux avantages dans la gestion du personnel.
Outre l’automatisation des tâches répétitives, ces solutions digitales permettent également de faciliter la prise en main des tâches qui possèdent des niveaux de complexité élevés. Plus un logiciel de gestion du personnel est performant et adapté aux besoins de votre entreprise, plus il permettra d’améliorer ses performances. Il est de fait important d’adopter les bons logiciels RH pour atteindre rapidement et efficacement les résultats escomptés.
Externalisez des tâches ou des fonctions spécifiques
Dans l’objectif d’optimiser votre gestion du personnel, il est possible d’externaliser certaines tâches et fonctions au sein de votre entreprise. Dans le souci de concentrer leurs efforts sur les fonctions les plus importantes, de nombreuses sociétés choisissent de confier certains processus RH à des intervenants externes. L’outsourcing des processus RH peut être entier ou en partie. Ainsi, les entreprises s’offrent le temps et la concentration nécessaires pour traiter d’autres tâches plus importantes de la gestion administrative du personnel.
En général, l’externalisation des tâches ou fonctions peut prendre diverses formes parmi lesquelles le consulting, le temps partagé, la sous-traitance et l’infogérance. Ses principaux avantages sont le gain de temps, le gain d’argent et un niveau d’expertise élevé.
Le consulting
Pour une entreprise, le consulting consiste à se faire aider de façon ponctuelle sur certaines activités et tâches par d’autres sociétés ou prestataires externes. Pour l’élaboration de sa politique de gestion des carrières par exemple, une entreprise gagne beaucoup plus à employer une autre structure spécialisée dans les ressources humaines. Puisque la société concernée travaille ponctuellement, il s’agit d’une meilleure solution que l’emploi de collaborateurs à temps plein.
Le temps partagé
Les prestataires qui interviennent sous le régime de temps partagé ne travaillent que pour une durée définie. Ils peuvent par exemple travailler un certain nombre de jours par semaine ou par mois, en fonction du cahier des charges à remplir.
La sous-traitance
Dans la sous-traitance, certaines tâches, habituelles pour la plupart, sont confiées à des entreprises spécialisées. Pour la gestion des recrutements ou encore celle des paies, vous pouvez vous en remettre à une société externe en sous-traitance.
Infogérance
Adaptée aux ressources informatiques, l’infogérance consiste à confier tout ce qui concerne les systèmes d’information à des prestataires externes. Votre entreprise peut opter pour l’infogérance sur des tâches comme la tenue des registres du personnel, l’organisation des heures de travail et des heures supplémentaires.
Mettez en place un programme de mentorat
Toute entreprise est avant tout un système de production dans lequel les employés interviennent selon son niveau de responsabilité. Il est important que ce système se consolide et serve à une intégration plus simple. Par expérience, les employés les plus anciens ont connu des problèmes et situations auxquels les nouveaux peuvent à leur tour faire face. D’où la nécessité de mettre en place un programme de mentorat.
Dispositif d’entraide entre employés au sein d’une même structure, le mentorat met en relation les personnes les moins expérimentées avec celles qui le sont le plus. Cette relation entre mentor et mentoré peut aller dans les deux sens.
Dans tous les cas, l’essentiel consiste à ce que les employés profitent de leurs expériences réciproques pour faire face aux fonctions quotidiennes qu’ils doivent assurer. Elle est susceptible de prendre les formes d’accompagnement professionnel comme personnel. Avec un dispositif de mentorat, l’entreprise permet aux employés d’optimiser leurs rendements en répliquant tout simplement des comportements qui ont déjà fait leurs preuves.
En matière de gestion du personnel, le mentorat présente de nombreux avantages. Tout d’abord, il facilite l’intégration des employés. En effet, l’accompagnement par les pairs est un excellent moyen pour prendre ses marques lorsqu’on vient de commencer. Il optimise le processus décisionnel et reste plus accessible.
Ensuite, il permet de développer le talent des employés de façon rapide. Pour finir, il accroît leur productivité, puisqu’il les dote d’outils très performants. Le mentorat est généralement un vecteur d’efficience, de motivation, de développement, d’apprentissage, et de développement personnel comme professionnel.
Encouragez le développement du personnel et la formation des employés
Les ressources humaines constituent une des ressources les plus importantes dans une entreprise. Sans les bonnes compétences, les employés ne peuvent pas en effet aider cette dernière à atteindre ses objectifs. C’est particulièrement la qualité de leurs personnels qui permet aux sociétés de se démarquer de la concurrence.
Par ailleurs, le développement du personnel et la formation des employés permettent aux collaborateurs d’avoir une certaine flexibilité et un rendement à la hauteur des objectifs. Ceci permet aussi d’améliorer leur productivité, en développant leur confiance et leur motivation.
Le développement du personnel et la formation des employés sont des initiatives qui s’inscrivent dans la durée. Afin de déterminer les possibilités de perfectionnement à mettre en place, il est important de partir du croisement entre la situation actuelle et la situation désirée. C’est alors que les besoins apparaissent clairement et peuvent servir de fondement pour des stratégies de développement du personnel.
En matière d’outils stratégiques pour faciliter le développement du personnel et la formation des employés, on retrouve notamment la mise en place d’initiatives de formation continue et l’élaboration de plans de carrière. On retrouve également les stratégies de gestion des talents qui permettent notamment de fidéliser les employés avec un potentiel élevé et de développer l’implication personnelle. En dehors des stratégies de nature collective, il est aussi possible de mener des interventions de type individuel. Le plus important à ce niveau est d’améliorer l’efficacité de vos employés.
Promouvez un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée
En entreprise, il n’y a pas que la vie professionnelle qui compte. Le rendement et la productivité des employés peuvent fortement être influencés par d’autres aspects parfois externes. C’est notamment le cas avec la vie privée. À titre d’exemple, un salarié qui connaît des problèmes dans sa vie privée pourrait ne pas réussir à mobiliser la concentration nécessaire pour travailler. Il est de fait essentiel de tenir compte de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée dans la gestion du personnel de votre entreprise.
De façon pratique, il s’agit pour vous de mettre en place un cadre de travail avec la particularité pour les employés de :
- se déconnecter de certains problèmes lorsque nécessaire,
- garder une limite entre relations professionnelles et relations personnelles,
- cultiver le sens du vivre-ensemble et de la collaboration, etc.
L’équilibre entre vie professionnelle et vie privée permet d’éviter les frictions et d’autres problèmes relationnels entre collaborateurs. Il permet aussi de renforcer la cohésion et l’esprit d’équipe, indispensables pour gérer tout groupe de personnes.
Comme les différentes autres initiatives pour optimiser la gestion du personnel de votre entreprise, il offre la possibilité d’attirer et de maintenir les meilleurs employés. De même, il offre ainsi la possibilité de les motiver et de les pousser à travailler de façon plus efficace.
