La facturation est un processus essentiel dans le fonctionnement de toute entreprise. Moderniser sa chaîne de facturation peut améliorer considérablement l’efficacité et la rentabilité de son organisation. Découvrez comment moderniser votre chaîne de facturation.
Évaluez votre processus de facturation
L’évaluation de son processus de facturation est une étape cruciale dans la modernisation de sa chaîne de facturation. Elle vous permettra de déterminer les points forts et les points faibles de votre processus actuel, ce qui vous aidera à déterminer les améliorations nécessaires. Pour cela il est important de comprendre les objectifs que l’on souhaite atteindre en modernisant le processus de facturation. Il peut s’agir des améliorations en termes de :
- productivité,
- réduction des coûts,
- accroissement,
- satisfaction des clients…
En outre, il sera aussi indispensable de faire un examen approfondi du processus actuel de facturation : depuis la collecte des données jusqu’à la production de la facture. Cela peut inclure une évaluation des différents systèmes et outils utilisés, des processus manuels, des contrôles de qualité… L’évaluation du processus passera également par la collecte et l’analyse des données afin de mesurer l’efficacité actuelle du système de facturation. Cela peut concerner les informations sur les délais de production, les coûts ou la précision des factures.
En exploitant les informations obtenues au cours de ces étapes, il est possible de déterminer les opportunités d’amélioration pour le processus de facturation. Les résolutions peuvent être la mise en œuvre d’un nouveau système moderne, la simplification des processus ou l’automatisation des tâches répétitives.
Enfin, il sera nécessaire d’établir un plan d’action pour mettre en œuvre toutes ces résolutions afin de moderniser votre processus de facturation. Pour cela vous pouvez définir des priorités, attribuer des responsabilités, établir un calendrier ou une feuille de route à suivre. Par ailleurs, notez que l’évaluation du processus de facturation est une démarche continue qui doit être répétée régulièrement pour s’assurer que les améliorations apportées ont été efficaces et pour identifier de nouvelles opportunités d’amélioration.
Mettez en place un système de facturation plus efficace
Un système de facturation est dit efficace quand il permet de générer, d’envoyer, de suivre et de gérer les factures de manière rapide, précise et sécurisée. Si vous recherchez un système efficace en vue de moderniser votre chaîne de facturation, vous pouvez opter par exemple pour la facturation électronique. Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue dans un format numérique structuré facilitant son traitement automatique et électronique. Tout comme la facture papier classique, elle contient toutes les mentions obligatoires requises.
Si vous vous demandez ce qu’il faut savoir sur la facturation électronique, retenez qu’elle sera une obligation légale (l’article 153 de la loi des finances 2020) pour toutes les entreprises françaises assujetties à la TVA d’ici janvier 2024. Abordez donc cette échéance sereinement en démarrant dès maintenant le processus de digitalisation de vos factures. Pour une transition moins complexe, il est possible de demander en ligne un accompagnement sur des plateformes spécialisées en solution d’automatisation des cycles de gestion Procure-to-Pay, et Order-to-Cash.
En privilégiant une entreprise expérimentée et certifiée ISO 27001, vous pourrez bénéficier d’une solution de facturation électronique connectée aux réseaux d’interopérabilité comme le PEPPOL et aux diverses plateformes d’État comme Chorus, SDI, FACe…
Notez par ailleurs que les systèmes de facturation électroniques peuvent être intégrés à d’autres systèmes de gestion en entreprise. Ils peuvent par exemple être associés aux systèmes de gestion des ressources humaines ou aux systèmes de comptabilité, pour une plus grande efficacité.
Rationalisez vos procédures de service à la clientèle
La mise en place d’un système de facturation électronique peut vous permettre de rationaliser vos procédures de service à votre clientèle. En effet, les systèmes de facturation électronique permettent d’automatiser de nombreuses tâches fastidieuses telles que :
- la saisie de données,
- la génération de factures et
- le suivi des paiements.
Cela réduit considérablement les erreurs et accélère le processus de traitement. Vous gagnerez ainsi en temps et en efficacité, toute chose qui peut améliorer l’expérience de vos clients. De même, grâce à l’envoi de notifications automatiques, les systèmes de facturation électroniques peuvent permettre le suivi efficace des paiements (en attente ou manquants). Cela peut accélérer les processus de paiement et vous éviter les retards de paiement des fournisseurs ou des prestataires. Moderniser votre système de facturation peut permettre à vos clients d’accéder en temps réels à leurs factures en ligne 24 h/24 et 7 j/7. Ils pourront trouver facilement les informations qu’ils recherchent et télécharger les factures à tout moment.
En outre, c’est également une solution pour économiser et faire économiser du temps et de l’argent à votre clientèle. En effet, les systèmes de facturation électroniques peuvent réduire les coûts liés à l’impression et à l’envoi de factures par courrier. Enfin, ces outils offrent une grande flexibilité aux utilisateurs parce qu’ils sont capables de s’adapter aux besoins changeants des entreprises en matière de facturation. Autrement dit, vous n’aurez pas besoin de changer de système après une modification de format de facture ou après un changement de mode de paiement. L’outil intégrera automatiquement les modifications à la chaîne de facturation.
En définitive, en utilisant la facturation électronique, vous pouvez rationaliser les procédures de service à la clientèle en réduisant les délais d’exécution, en améliorant la qualité du service et en accroissant la satisfaction des clients.
Formez votre personnel au nouveau système de facturation
Pour une meilleure prise en main du nouveau système de facturation, il est crucial de bien former votre personnel. En formant efficacement votre équipe à l’outil, vous pouvez garantir une utilisation uniforme et efficace du système afin d’offrir une expérience client fluide et satisfaisante. Cela peut également aider votre personnel à se sentir plus à l’aise et plus confiant avec les nouvelles fonctionnalités du système de facturation. Pour mener à bien la formation, il est important avant tout de déterminer les besoins réels en formation du personnel en fonction de leurs postes et de leur niveau de compétence technique. Planifiez ensuite la formation en tenant compte de la disponibilité des concernés.
Déterminez et préparez les supports nécessaires à la formation. Il peut s’agir de manuels, des présentations PowerPoint ou des vidéos. Organisez des séances de formation en présentiel, mais également en ligne. La deuxième option permettra aux collaborateurs empêchés de se mettre à jour dès que possible. Enfin, évaluez la formation pour vérifier si le personnel a compris correctement les concepts clés et les nouvelles fonctionnalités du système de facturation.
Assurez-vous qu’il continue de recevoir le support nécessaire pour utiliser efficacement l’outil. Par ailleurs, vous devez savoir que préparer et dispenser une formation en entreprise peuvent nécessiter du temps et des ressources parfois importantes. Il peut donc être nécessaire de faire appel à l’expertise d’entreprise spécialisée.
Communiquez les changements aux clients et aux partenaires
L’utilisation d’un nouveau système de facturation plus moderne ne concerne pas seulement votre organisation. Elle peut également impacter le mode de fonctionnement et d’organisation de vos clients et partenaires. Communiquer avec ces derniers au sujet des changements c’est faire preuve de transparence à leur égard. Pour eux ce sera également la preuve que vous tenez compte de leurs intérêts. Cela peut renforcer la confiance en votre entreprise et améliorer les relations à long terme avec ces parties.
En outre, la communication peut notamment permettre un passage en douceur à un nouveau système de facturation plus performant. En effet, les clients et partenaires auront besoin de temps pour se préparer et comprendre les changements. La communication les informera des nouveautés et les aidera à se préparer pour la transition vers le nouveau système de facturation.
Pour faire passer le message de façon efficace, il est important de planifier votre communication. Elle doit être en fonction de la fréquence d’utilisation du système de facturation par vos clients et partenaires. Le message de communication doit être clair et concis tout en expliquant les raisons du changement, les avantages du nouveau système et les étapes à suivre pour s’y adapter. Pour transmettre le message, optez pour les canaux les plus appropriés tels que les courriels, les bulletins d’information, les mises à jour de site Web et les séances de sensibilisation et de formation. Il sera également indispensable de vous assurer que les clients et les partenaires ont compris les changements et sont en mesure de les intégrer efficacement en leur fournissant le support nécessaire.
Contrôlez les résultats des changements et faites les ajustements nécessaires
Il est important de contrôler les résultats des changements pour s’assurer que le nouveau système de facturation est efficace et améliore les procédures de service à la clientèle. Les ajustements peuvent être nécessaires pour corriger les erreurs ou améliorer les processus. Le contrôle des changements passe entre autres par la surveillance des indicateurs de performance clés comme la vitesse de facturation, la précision des factures, le temps de traitement des réclamations et la satisfaction des clients. L’analyse de ces données peut vous aider à comprendre les tendances et les opportunités d’amélioration.
Pour mesurer l’efficacité du nouveau système de facturation, prêter attention aux commentaires des clients peut vous aider aussi à comprendre les forces et les faiblesses de la nouvelle solution de facturation. De même, travailler en étroite collaboration avec les employés peut vous aider à comprendre les défis pratiques auxquels ils sont confrontés avec le nouveau système. Vous pourrez ainsi identifier les points ou les domaines où des ajustements peuvent être nécessaires.
