Bénéfices clés de la copie fiable. L’intelligence artificielle révolutionne notre quotidien. Elle offre des solutions innovantes et des gains de productivité impressionnants. Cependant, cette technologie, et en particulier l’IA générative, n’est pas sans risques. En facilitant la création de faux documents ou d’imitations sophistiquées, elle pose de sérieux défis en matière de sécurité et de confiance. Des factures falsifiées aux contrats truqués, en passant par des documents d’identité fabriqués de toutes pièces, les entreprises et les institutions se retrouvent confrontées à des risques accrus de fraudes.
Dans ce contexte, comment l’entreprise peut-elle s’assurer que les documents qu’elle utilise et partage au quotidien sont fiables ? La réponse réside notamment dans la copie fiable. En effet, la « copie fiable » permet de garantir l’intégrité des documents numériques, leur authenticité et leur conformité face aux réglementations en place. Adopter la copie fiable n’est plus une option, mais une nécessité pour faire face à de nouveaux enjeux de sécurité et d’intégrité.
Victor Delancray, directeur commercial et associé chez Docoon, revient sur les modifications profondes intervenues au sein des entreprises avec l’avènement de l’IA et évoque les solutions pour se prémunir de certaines fraudes grâce à la copie fiable.
Les outils d’IA, à l’image de ChatGPT, peuvent créer des documents ultra-réalistes. Ce qui était autrefois difficile à imiter peut maintenant être produit en quelques clics, facilitant les escroqueries (phishing, usurpation d’identité, …) et impactant considérablement les entreprises.
En effet, factures, contrats, bons de commande ou de livraison, ordres de virement ou encore documents RH ne sont qu’une petite partie des documents sur lesquels la copie fiable peut s’appliquer. Ces documents jouent tout de même un rôle clé dans la gestion quotidienne de l’entreprise et peuvent avoir un impact financier considérable si leur gestion est défaillante. Dans les entreprises réparties sur plusieurs sites ou lorsque la communication entre les services n’est pas fluide, les risques d’erreurs ou de fraudes augmentent, surtout si les processus ne sont pas encadrés par un workflow (ou flux opérationnel). L’essor de l’intelligence artificielle a également ouvert la voie à de nouvelles opportunités de fraude, amplifiant les risques pour la sécurité des informations et des finances de l’entreprise.
Selon une récente étude 97%* des organisations interrogées disent avoir rencontré des violations ou des problèmes de sécurité liés à l’utilisation de l’IA générative au cours de l’année écoulée. Ainsi, la copie fiable offre aux entreprises la possibilité de se prémunir à moindre coût contre ce type d’attaque grâce à ses nombreux bénéfices. Focus sur les 5 bénéfices clés de la copie fiable à l’heure de l’IA
1 – La préservation de l’intégrité des documents conservés
Assurer l’intégrité des documents est crucial pour préserver leur authenticité et leur valeur sur le long terme. En produisant une copie fiable, l’entreprise se prémunit contre toute altération involontaire, manipulation malveillante, détérioration, perte ou modification indésirable. La préservation de l’intégrité des documents conservés est donc un aspect fondamental de la gestion documentaire numérique. Cela assure non seulement la sécurité des informations mais aussi leur conformité légale tout en protégeant l’entreprise.
2 – La conformité juridique
En respectant les normes comme le décret n° 2016-1673, qui fixe les conditions permettant de considérer une copie numérique comme fiable, et en l’assimilant à un document papier pour la plupart des démarches administratives et juridiques, la copie fiable s’assure que les documents numériques ont la même valeur légale que leurs équivalents papier. Point particulièrement important en cas de litige, d’audit ou de contrôle administratif. Ce cadre national s’inscrit dans une logique plus large grâce à la réglementation elDAS qui permet de garantir la validité juridique des signatures électroniques et des documents numériques dans tous les États membres de l’UE.
Par ailleurs, il est également recommandé de privilégier un Système d’Archivage Électronique certifié NF 461, qui atteste de la conformité à la norme NF Z 42-013, garantissant la fidélité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents numériques. Cette certification permet d’utiliser ces documents numériques comme éléments de preuves incontestables en cas de litige ou de procédure juridique.
3 – La destruction des originaux
La numérisation en copie fiable, réalisée conformément aux réglementations en vigueur, permet d’envisager la destruction des documents papier originaux sans compromettre leur valeur juridique ni leur intégrité. En somme, la destruction des originaux papier après leur numérisation fiable est une étape clé vers une gestion documentaire moderne et optimisée. Elle permet de libérer des ressources (espace, temps, coûts), tout en renforçant la sécurité, la conformité légale et l’efficacité organisationnelle. Cela constitue un levier important pour les entreprises souhaitant accélérer leur transition numérique et améliorer leur compétitivité.
4 – La sécurité renforcée
La copie fiable repose sur des technologies avancées telles que les signatures électroniques, qui certifient l’authenticité des documents, et les empreintes numériques, qui détectent toute modification. Ces outils protègent efficacement contre les cyberattaques, les falsifications et les erreurs humaines. En automatisant les vérifications et en renforçant la traçabilité, la copie fiable garantit l’intégrité et la confidentialité des informations tout en répondant aux exigences réglementaires.
5 – La réduction des coûts et gain de temps
La dématérialisation réduit les dépenses liées à l’impression, au stockage physique et à l’envoi postal, tout en simplifiant la gestion documentaire. Les documents numériques sont accessibles instantanément, facilement partageables, et les tâches administratives comme l’archivage ou la gestion des signatures sont automatisées. Cela permet aux entreprises d’économiser et de gagner du temps en optimisant leurs processus.
En conclusion, l’intelligence artificielle, bien qu’apportant des avancées considérables en matière de productivité et d’innovation, expose les entreprises à des risques accrus, notamment en matière de fraude et de sécurité des documents.
Face à cette menace grandissante, il devient impératif pour les entreprises de mettre en place des outils efficaces pour garantir la fiabilité de leurs documents. La copie fiable, grâce à ses fonctionnalités de préservation de l’intégrité, de conformité juridique et de sécurité renforcée, offre une solution optimale pour sécuriser les informations sensibles. De plus, elle permet non seulement de répondre aux exigences légales, mais aussi de réaliser des économies de coûts et de temps, tout en facilitant la transition numérique des entreprises.
Adopter cette approche proactive est désormais un impératif stratégique pour protéger les organisations et garantir la pérennité de leurs opérations dans un environnement numérique de plus en plus vulnérable.
Sources : https://www.actuia.com/actualite/etude-capgemini-ia-genai-et-cybersecurite-une-adoption-a-double-tranchant/
Bénéfices clés de la copie fiable Depositphotos_Peoplimages
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