Ces e-mails qui vous abrutissent
Dans le cœur de votre entreprise se cachent des saboteurs déguisés en instruments de productivité qui pervertissent votre ressource la plus précieuse, le temps. Alertes incessantes d’e-mails, messages instantanés, sonneries intempestives et téléphones cellulaires qui vibrent, détruisent votre concentration dans le travail. Selon des études menées aux USA, vous perdriez plus de 2 heures de productivité chaque jour dans des interruptions et autres distractions.
Ces e-interruptions si chronophages
Les e-mails constituent aussi une surcharge qui plombe votre productivité par des intrusions constantes. Non seulement ces interruptions vous détournent de votre job, mais elles sapent votre attention, augmentent stress et ennui et diminuent la satisfaction éprouvée à faire le travail et la créativité. Le volume des e-mails se développe à une très grande vitesse, auquel s’ajoutent les textos, sans parler des détours sur Facebook ou Twitter. Pilonné par l’avalanche de messageries, il devient de plus en plus difficile de rester concentré.
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Vous libérer de l’e-contrainte
Votre cerveau fonctionne avec deux types d’attention : la volontaire et l’involontaire. L’involontaire est déclenchée par des stimuli extérieurs de la cacophonie des appels et bourdonnements qui meublent l’ambiance de votre job. La volontaire, c’est votre capacité à vous concentrer sur une tâche définie, c’est celle-là qui est érodée par des interruptions. Et plus vous vérifiez vos messages, plus vous sentez le besoin de le faire, vous rendant dépendant de la technologie comme une e-contrainte. Face à ces e-mails qui se multiplient comme des lapins, vous avez intérêt à réagir.
Mettre en œuvre des mesures d’e-hygiène
Si vous voulez moins d’e-distractions, envoyez moins de courriels et prenez ces premières mesures :
– Eviter de travailler la boîte e-mail ouverte, l’e-mail n’est pas fait pour être lu instantanément
– Éteindre les alertes visuelles et sonores d’un nouveau courrier
– Vérifier vos e-mails 2 à 4 fois par jour à des moments précis
– Communiquer par téléphone ou en face-à-face pour économiser votre temps et bâtir des relations
– Arrêter de «répondre à tous» systématiquement
– Répondre immédiatement aux questions urgentes
– Inscrire si possible « aucune réponse nécessaire » dans la ligne de l’objet
– Utiliser les messages automatisés et appliquer des filtres automatiques pour des types d’e-mails favoris qui se rangent automatiquement dans un dossier à consulter plus tard
– Répondre seulement si besoin, et écarter les e-mails non-urgents
– Ne pas répondre si la demande n’est pas claire
– Respecter le temps des autres et éviter d’envoyer des e-mails à des heures indues, utiliser la fonction « livraison différée » dans Outlook, le menu « options » vous permet de choisir le jour et l’heure de l’envoi
– Ne pas perdre de temps à comprendre une demande mal faite
– Se désabonner de lettres non désirées
– Garder seulement deux types d’e-mails : les non lus et les urgents à traiter immédiatement
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Le multitâche n’est pas productif
Le culte du multitâche veut vous faire croire que consulter vos messages de manière compulsive est hyper-productif. C’est une erreur de penser que vous pouvez assumer plusieurs tâches en même temps. Essayez de lire un nouvel e-mail tout en parlant au téléphone avec un client, vous soumettez votre cerveau à deux sollicitations qui le perturbent et le forcent à ralentir. Des chercheurs américains ont constaté que la productivité chute de près de 40% si vous faites deux ou plusieurs choses à la fois, sans compter les erreurs et l’épuisement professionnel. Qualité du travail et multitâche seraient incompatibles. En fait, plus votre travail est interrompu, plus il vous est difficile de revenir sur la bonne voie. De plus, les effets néfastes se propagent bien au-delà vous empêchant de bien vous concentrer.
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Opérations «Pas d’envois d’e-mail vendredi»
Les e-interruptions sont source de dysfonctionnement, bombardé de messages vous n’arrivez à rien. Vous avez intérêt à encourager le contact en face-à-face, à organiser des opérations du type « pas d’envois e-mail vendredi », et vous constaterez des résultats surprenants : les collaborateurs tissent des liens entre eux et gagnent du temps, ils règlent un sujet au téléphone en 2 minutes ce qui aurait requis 3 e-mails par personne. Dans cette optique par exemple, Atos s’est fixé un objectif de « zéro e-mail », car plus vous les vérifiez, plus l’anxiété vous ronge en douceur. Dans les séminaires de gestion du stress, il est recommandé de les lire seulement 2 fois par jour pour diminuer de moitié le stress de la journée. C’est une chance pour vous manager, mais aussi pour votre équipe qui se cale sur votre e-tempo et voit ainsi diminuer le volume de ses interruptions. Tout le monde le comprend, les messages excessifs ponctionnent la performance au lieu de la booster.
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