La Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences (GPEC) permet de mieux gérer sa stratégie de ressource humaine (RH). C’est un ensemble d’outils qui aident à apporter des solutions concrètes pour limiter les écarts entre les besoins et les ressources de votre entreprise. Voici tout ce qu’il faut savoir pour réussir votre GPEC.
Qu’est-ce que la GPEC ?
La GPEC est une méthode de gestion RH créée pour mettre en adéquation les emplois, les effectifs et les compétences avec les objectifs de votre entreprise et les modifications de votre environnement externe. L’enjeu est de relever les évolutions de l’emploi, des compétences et des missions pour trouver les actions à mener en vue de répondre aux besoins de votre société et d’assurer la pérennité de vos activités.
Il faut également savoir que la mise en place d’une GPEC est obligatoire pour les entreprises de plus de 300 salariés, depuis la loi Borloo datant de 2005. Elle doit prendre en compte l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise pour former les équipes autour des changements à opérer, les motiver et créer une dynamique globale.
L’importance de la mise en place d’une GPEC
L’utilisation d’un outil de GPEC va intervenir sur divers plans tels que la formation, le recrutement, la mobilité, l’organisation du travail, l’évaluation et une bonne gestion de carrière. Elle permet de renforcer le dynamisme des stratégies de votre entreprise.
Ses enjeux répondent d’abord aux besoins humains :
- la réduction des difficultés de recrutement,
- faire face aux problèmes de pyramide des âges,
- l’optimisation des dispositifs de formation pour ajuster les emplois aux évolutions des métiers,
- résoudre les cas de sureffectif,
- améliorer la qualification des salariés et les motiver en leur proposant un accompagnement spécifique par rapport à leur projet professionnel,
- développer les mobilités internes professionnelles des salariés,
- résoudre les difficultés sociales.
La GPEC répond également aux enjeux organisationnels
- accompagner les changements dans l’organisation du travail et de la production,
- faire évoluer les conditions de travail,
- améliorer la transmission des savoirs et du savoir-faire pour ne pas perdre les compétences importantes à l’entreprise.
Enfin, la GPEC permet de répondre aux enjeux économiques de votre entreprise :
- mettre en place une activité économique structurelle,
- s’assurer de la valeur ajoutée de l’entreprise sur le marché à partir des évolutions cohérentes des métiers.
Les principaux acteurs d’une GPEC
Pour réussir votre stratégie de GPEC, vous devez considérer tous les acteurs concernés.
- Le service RH et les membres de la direction, qui sont responsables du pilotage du projet
- Les managers, qui s’occupent de déterminer les besoins en ressources à partir d’une stratégie.
- Les délégués du personnel, intervenant déjà pendant la négociation préalable à la mise en place de la GPEC. Ils aident à déterminer les mesures d’accompagnement qu’il faut appliquer.
- Les collaborateurs sont aussi impliqués dans l’exécution du projet puisqu’il faut mettre en place une démarche participative et globale de l’entreprise.
Comment mettre en œuvre une GPEC ?
La mise en œuvre d’une GPEC efficace passe par trois étapes à savoir : l’établissement d’un diagnostic détaillé de votre situation actuelle et future, la réalisation d’un plan d’action RH et le renforcement de l’investissement de tous les acteurs de l’entreprise.
Établir un diagnostic détaillé de la situation actuelle et future de l’entreprise
Cette première étape consiste à faire un état des lieux de l’existant en ce qui concerne vos métiers, les compétences et les profils de vos collaborateurs. Cela va permettre d’identifier vos besoins en termes d’emplois et de compétences pour une meilleure orientation des prochaines décisions stratégiques. Pendant cet autodiagnostic vous dégagerez les écarts entre les compétences effectivement détenues par les salariés et celles qu’on attend d’eux pour occuper les emplois de demain.
Voici quelques questions que vous pourrez vous poser : à quand remonte la dernière mise à jour des fiches de fonction ? Mes collaborateurs possèdent-ils les compétences attendues dans l’entreprise ? Sont-ils épanouis à leur poste ? Dois-je envisager des formations ? Quels sont mes projets professionnels et personnels ? La pyramide des âges au sein de l’entreprise est-elle équilibrée ? Comment est organisée la mobilité interne ? Quels sont les emplois en évolution qui demandent une adaptation des salariés ? La gestion de la masse salariale peut-elle être optimisée ? Dois-je réévaluer les contrats de travail ? Comment est organisé le départ d’un employé et la transmission des connaissances ?
En vous posant ces questions, vous pourrez mieux mesurer l’ampleur du projet à exécuter pour opérer des changements en profondeur.
Réaliser un plan d’action RH
Une fois que vous avez analysé la situation dans votre entreprise, sélectionnez les leviers adaptés pour réduire les écarts relevés et faites un planning des actions à mener étape par étape. Cette partie sera sans doute la plus importante de votre projet parce qu’il vous faudra créer des outils concrets et des stratégies pour la gestion anticipative des RH. Pour réaliser facilement le plan d’action, il est possible de concevoir un diagramme de GANTT. Ce diagramme possède la particularité d’indiquer les tâches à faire dans le détail, en mentionnant entre autres la durée de chacune d’entre elles, de même que les délais d’ensemble à respecter pour assurer la réussite de la démarche.
Renforcer l’investissement à la GPEC de tous les acteurs de l’entreprise
La situation actuelle et celle souhaitée pour votre entreprise étant maintenant bien définies, les actions à mettre en place doivent s’orienter vers une meilleure collaboration entre les différents acteurs de votre boîte. En ayant une bonne communication avec vos salariés et managers, vous pourrez renforcer leur adhésion à la GPEC. Discutez des enjeux ainsi que des mesures qui pourraient permettre de réduire les écarts relevés et d’atteindre les objectifs. Quelles sont les formations prioritaires ? Comment recruter des profils adaptés au développement futur de l’entreprise ?
Les limites d’une GPEC
Bien qu’essentielle aux entreprises, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences fait face à quelques limites. C’est une démarche souvent onéreuse, qui implique l’intervention et la disponibilité de tous les acteurs concernés. Aussi, les outils mis en place grâce à la GPEC ne seront pas toujours assez ergonomiques et opérationnels. De plus, elle privilégie bien trop souvent l’emploi et l’aspect quantitatif par rapport à la compétence et à la qualité.
