La domiciliation d’entreprise est indubitablement une problématique courante des entrepreneurs qui sont sur le point de démarrer leur activité. La raison est qu’il s’agit d’une décision qui se doit d’émaner d’une réflexion stratégique. Pour sélectionner une adresse administrative, il est question de tenir compte d’un certain nombre de critères et de spécificités. Si vous êtes un auto-entrepreneur, découvrez ici les différentes solutions de domiciliation qui s’offrent à vous. Il vous suffira ensuite de choisir celle qui est la plus adaptée au bon développement de votre auto-entreprise.
Domiciliation d’entreprise : de quoi parle-t-on
exactement ?
La domiciliation pour auto-entrepreneur est le fait d’attribuer une adresse administrative et un domicile juridique à votre auto-entreprise. Autrement dit, cette adresse représente votre siège social, et c’est là où se situe l’ensemble de vos services administratifs ou plus précisément le cœur administratif de votre structure. Cette formalité propose alors de définir une adresse autre que celle où vous exercez réellement votre activité, ce qui vous permet d’implanter votre siège social dans un lieu plus stratégique, plus prestigieux, plus accessible et plus valorisant.
Par exemple, si vous exercez en pleine campagne, vous pouvez choisir de domicilier votre siège social à Paris, au cœur d’un quartier d’affaires. Pour peu qu’elle soit savamment choisie, votre adresse administrative officielle vous offre la possibilité de gagner en sérieux et en crédibilité auprès de vos partenaires, clients, investisseurs et autres parties prenantes.
Votre siège social fixe le tribunal compétent en cas de litige et figure parmi les mentions statutaires impératives, quel que soit votre régime juridique. Il doit faire l’objet d’une déclaration à votre CFE compétent (CCI, CMA, Greffe du tribunal de commerce, URSSAF…) lors de la demande d’immatriculation. Ainsi, sans adresse administrative officielle, il ne peut y avoir d’extrait D1 ou Kbis attestant l’existence juridique de votre auto-entreprise. Par ailleurs, l’adresse de domiciliation est visible sur tous vos documents officiels et constitue une information qui augmentera votre visibilité.
La domiciliation d’entreprise peut se faire de différentes manières. Libre à l’auto-entrepreneur de choisir celle qui s’accorde le mieux aux besoins de sa structure et qui ne risque pas d’entraîner de lourdes contraintes et des coûts élevés.
Domiciliez votre auto-entreprise au sein d’une société de domiciliation
Bien qu’ayant un coût, c’est sans doute la forme de domiciliation pour auto-entrepreneur la plus courante, mais également la plus efficace et la plus rapide à mettre en place. Le principe s’avère relativement simple. Vous signez un contrat avec une structure spécialisée dans la domiciliation d’entreprise et celle-ci vous attribue une adresse administrative aussi bien qu’une attestation de domiciliation. Vous louez ainsi votre siège social pour quelques euros par mois. On parle en l’occurrence de domiciliation commerciale, une activité rigoureusement encadrée par la loi.
Domiciliation commerciale : de nombreux avantages à la clé
L’atout majeur de cette solution tient au fait qu’elle vous fait toujours profiter d’une adresse potentiellement prestigieuse se trouvant dans un centre d’affaires ou dans un quartier à forte notoriété, dynamique et qui inspire confiance. Celle-ci ne manquera pas de renforcer votre image de marque autant que votre professionnalisme, sans oublier votre visibilité et votre notoriété.
Votre société domiciliataire met également à votre disposition un large panel de services qui faciliteront la gestion de votre auto-entreprise et vous exonéreront de certaines formalités contraignantes et chronophages : gestion de courrier, secrétariat et gestion d’agendas, formalités administratives, filtration des visites indésirables et inopinées… Par ailleurs, vous aurez à votre disposition des salles de réunion et des bureaux entièrement équipés pouvant être loués de manière permanente ou ponctuelle. Pour ce qui est de vos courriers professionnels, selon la nature du contrat, le domiciliataire pourra vous les réexpédier ou les scanner.
La domiciliation commerciale se révèle aussi financièrement intéressante. D’une part, elle s’impose comme un levier pour un jeune auto-entrepreneur qui ne possède pas les moyens financiers nécessaires pour faire l’acquisition d’un local ou pour en louer un. Autrement dit, elle lui offre la possibilité de domicilier à moindre coût le siège social de son auto-entreprise dans un lieu purement stratégique et de minimiser les frais fixes.
Les services d’une société de domiciliation témoignent une grande flexibilité. La domiciliation commerciale vous fait profiter d’un cadre relativement souple que celui des baux commerciaux classiques. L’engagement minimum est de 3 mois et celui-ci se renouvelle par tacite reconduction. Cette forme de domiciliation vous offre en plus la possibilité d’avoir recours de manière ponctuelle à chaque service dont n’avez pas besoin quotidiennement.
À tout cela s’ajoute le fait qu’en choisissant de domicilier votre siège social au sein d’une structure de domiciliation, votre adresse autant que votre vie privée seront préservées du grand public. Vous gagnerez en plus un temps précieux et pourrez vous consacrer entièrement à votre cœur de métier.
Les points à vérifier avant de signer un contrat de domiciliation
Si la domiciliation commerciale présente des atouts indéniables pour les auto-entrepreneurs, avant de vous engager, il est vivement recommandé de vérifier que la société ayant suscité vos intérêts dispose d’un agrément préfectoral. C’est ce dernier qui l’autorise à domicilier les entreprises dans ses locaux. Il convient ensuite de vérifier l’authenticité de l’agrément dont dispose la structure auprès de la préfecture qui le lui a délivré. Assurez-vous également que son activité a fait l’objet d’une immatriculation au RCS.
Ensuite, passez au peigne fin son catalogue d’adresses et sélectionnez l’endroit qui vous convient le mieux. N’oubliez pas de prendre connaissance des services assurés par la société domiciliataire, tout en étudiant minutieusement les grilles tarifaires. Pour vous prémunir de toute déconvenue, faites très attention aux sociétés qui ne sont pas transparentes et aux tarifs trop accrocheurs, puisque ceux-ci peuvent dissimuler des options à vos frais exclusifs. Et enfin, avant de signer le contrat, prenez le temps de visiter les locaux du domiciliataire et de contrôler la qualité des équipements mis à disposition des entreprises domiciliées.
Domiciliez à domicile votre auto-entreprise
Pour domicilier le siège social de leur micro-entreprise, de nombreux auto-entrepreneurs optent pour une adresse localisée à leur domicile personnel. Si cette option est de plus en plus plébiscitée, c’est parce qu’elle permet aux entrepreneurs d’amorcer à moindres frais leur activité. Les frais de gestion du courrier s’allègent. Il en va de même pour les charges locatives de l’auto-entreprise et celles de l’auto-entrepreneur. Les abonnements à l’eau, à l’électricité, au téléphone et à internet peuvent être gérés en même temps. Ces charges peuvent faire l’objet d’une déclaration dans les charges de gestion de la structure.
La domiciliation à domicile permet également de simplifier considérablement la correspondance de l’auto-entreprise. L’auto-entrepreneur peut recevoir son courrier professionnel et personnel à la même adresse.
Néanmoins, cette option n’est envisageable que si aucune disposition contractuelle ou législative ne s’oppose à sa mise en œuvre. Si les clauses du bail d’habitation, les règles d’urbanisme ou le règlement de copropriété sont contraires à la décision de l’auto-entrepreneur, la domiciliation demeure possible, mais uniquement pour un délai maximum de 5 ans à compter de l’immatriculation. L’auto-entrepreneur doit communiquer à son CFE compétent une nouvelle adresse administrative 3 mois avant l’expiration de ce délai, sous peine d’une radiation d’office du RCS ou RM.
L’autre bémol de ce système de domiciliation tient au fait que l’entrepreneur est amené à communiquer à ses clients, fournisseurs, investisseurs et partenaires son adresse personnelle. Il risque pour cela de perdre en crédibilité à l’égard de ces derniers. La domiciliation à domicile oblige aussi le professionnel à faire des efforts pour séparer sa vie professionnelle et sa vie privée, ce qui s’avère parfois compliqué.
Si vous êtes locataire de votre domicile, avant de faire le choix de domicilier votre auto-entreprise chez vous, vérifier qu’aucune clause de votre bail ne s’oppose à votre projet. Si votre logement se trouve dans un immeuble en copropriété, là encore, vous êtes contraint de passer au crible les règles de copropriété. En même temps, pensez à informer votre syndic de votre projet. Si vous habitez dans une HLM (habitation à loyer modéré), vous ne pouvez y implanter votre siège social sans l’autorisation préalable du maire de la commune et de l’organisme gestionnaire de l’HLM.
Choisissez une pépinière d’entreprises pour établir votre siège social
Cette forme de domiciliation est surtout plébiscitée par les entreprises et start-ups fraîchement créées. Une pépinière d’entreprises est une structure d’hébergement qui se dédie aux entreprises âgées de moins de 24 mois. Son but est surtout de favoriser l’entrepreneuriat en offrant aux porteurs de projets et aux jeunes entrepreneurs des solutions concrètes. Elle s’est fixé comme principe le partage, l’accompagnement sur mesure, la mise en réseau et la mutualisation des frais.
Une telle structure d’hébergement met à disposition des espaces de travail que les entreprises hébergées doivent se partager entre elles. Elle propose également une gamme de services intéressants allant de l’orientation des porteurs de projets jusqu’au secrétariat partagé, en passant par l’accompagnement individualisé, l’aide au montage financier et juridique, l’accès à un réseau informatique connecté et la formation. On distingue généralement 3 types de structures :
- les pépinières généralistes (qui accueillent les jeunes créateurs sans tenir compte de leur secteur d’activité),
- les pépinières spécialisées (qui se sont spécialisées dans un domaine spécifique et n’acceptent aucun projet qui ne s’y rapporte pas),
- les pépinières pour structures innovantes (qui privilégient les projets les plus innovants).
Dans tous les cas, intégrer une pépinière d’entreprises présente de nombreux avantages, comme le partage des locaux et services qui permet à votre auto-entreprise de réduire à leur strict nécessaire ses coûts. Les différents services qui vous sont proposés vous simplifient la vie et la structure d’accueil vous fait profiter d’une meilleure visibilité. Vous accédez en plus au réseau de la pépinière. Ce dernier rompt votre isolement et vous permet d’entrer en relation avec d’autres entreprises hébergées ainsi qu’avec des institutions et experts. La structure vous oriente ainsi vers de nombreuses opportunités et vous aide à accroître votre potentiel de développement à travers des formations et un accompagnement personnalisé.
Malheureusement, le passage en pépinière n’est que temporaire (2 à 4 ans). Pour que votre auto-entreprise puisse y trouver sa place, elle doit avoir au moins 2 ans d’existence et qu’elle est parvenue à obtenir une décision favorable du comité d’agrément. Ce dernier est composé de représentants des institutions économiques locales et se charge d’analyser sous toutes les coutures votre dossier de candidature. En général, une pépinière ne retient que les idées entrepreneuriales à fort potentiel.
Domiciliez votre siège social dans un local professionnel
Un auto-entrepreneur peut choisir de louer un local commercial ou d’en faire l’acquisition pour ensuite y domicilier son siège social. Bien qu’étant très peu courante, cette solution est particulièrement avantageuse. Les bureaux et locaux commerciaux se situent dans la plupart du temps dans un lieu stratégique à forte notoriété. Vous pourrez ensuite y entreposer vos marchandises, mais également y implanter votre atelier. L’achat ou la location d’un bureau vous permet d’accroître rapidement votre visibilité en ayant pignon sur rue. Dans le cas présent, deux options s’offrent à vous.
La première consiste à louer ou à acquérir un local indépendant. Vous assumez les frais annexes ainsi que le prix d’achat et le coût de la location. Quant à la seconde, il s’agit de louer un local proposé par une société tierce. Comme le stipule la loi, cette option n’est possible que si la domiciliation ne fait pas partie des principales activités de la structure qui souhaite héberger votre siège social. Puis, si cette société est locataire, votre auto-entreprise ne peut être domiciliée dans ses locaux qu’après l’aval du propriétaire bailleur. Une fois le bail de location signé, certains frais seront mutualisés. Vous serez régulièrement en contact avec d’autres entreprises et professionnels. Votre auto-entreprise profitera de surcroît d’un environnement d’émulation.
Est-il possible de modifier ultérieurement la domiciliation d’une auto-entreprise ?
L’adresse administrative que vous avez sélectionnée lors de l’immatriculation de votre auto-entreprise n’est pas définitive. Celle-ci peut bien entendu être amenée à évoluer ultérieurement. En guise d’exemple, le changement de siège social peut s’opérer dans l’éventualité d’un déménagement ou d’un changement de local.
Si vous désirez modifier la domiciliation de votre auto-entreprise, vous devrez faire une déclaration de cessation d’activité ou de modification sur le site de votre CFE compétent. Pour ce faire, il vous suffit de remplir le formulaire P2-P4.