La planification permet de réussir un projet complexe impliquant des nombreux paramètres, mais trop planifier peut anéantir votre projet et décourager ceux qui l’animent, car chaque projet requiert un plan à sa mesure. Explications.
Planification permet de comprendre pourquoi un échec s’est produit
La planification organise dans le temps la réalisation d’objectifs, en visant l’optimisation des moyens et des ressources. Plus qu’une liste des choses à faire, elle se concrétise par un plan détaillé et concret des processus opérationnels répondant à qui, quoi, où, quand, comment, combien, le plan s’inscrivant dans une stratégie.
Parmi les outils de planification citons l’analyse, la prévision, le budget, les scénarios, les probabilités, les solutions alternatives ou de repli… La planification programme les actions liées à un projet dans différents domaines : plan marketing, plan de financement, business plan, planification de crise … Les fans de la planification croient fermement que planification et succès vont de pair, il est vrai que sans une bonne planification, les processus, la méthodologie et les meilleures pratiques seraient laissées au hasard ou à la chance. Elle permet donc de comprendre pourquoi un échec s’est produit et comment ne pas le répéter.
Un plan unique ne peut satisfaire tous les projets
Quelle planification est suffisante ? Quand planifie-t-on ? Est-il risqué de trop planifier ? Il y a un point pour certains projets où la loi des rendements décroissants anéantit toute possibilité de réussite. Le niveau de la planification est souvent corrélé à la taille et la complexité du projet.
Un plan unique ne peut satisfaire tous les projets, et dans un projet coûteux, complexe, on commence souvent avec un logiciel de mind mapping pour s’assurer d’avoir pris en compte tous les tenants et aboutissants des services de l’entreprise touchés par le processus, et comment ils seront impactés par la nouvelle solution. Ce logiciel de cartographie de l’esprit capture l’avant et l’après d’un scénario.
Pour un projet simple, après très peu de planification, on peut se lancer
Il y a des projets très simples pour lesquels après très peu de planification on peut se lancer, les exigences fortes du départ étant rapidement détaillées. Parce que la solution finale n’était pas trop complexe. Aucun autre document réel de planification n’est nécessaire pour commencer à élaborer la solution. Tout est considéré au moment du lancement par le chef de projet : objectif des réunions, communication, méthodologie, calendrier et processus de contrôle des changements.
Adapter le plan au projet
La planification nécessaire peut dépendre de la méthodologie et des pratiques déjà en place dans votre organisation, du leadership et même du secteur d’activité. Ces facteurs peuvent prescrire la même planification rigide pour élaborer un projet, quelles que soient sa taille et sa complexité.
Ainsi temps et argent seront dépensés pour un projet pour lesquels une planification extrême est inutile, alors qu’un projet complexe exige une planification détaillée pour réussir. Le moins important impliquant des solutions déjà validées bénéficie de connaissances acquises par l’expérience des projets précédents. Cela fournit un succès à moindre coût et dans un délai plus court en exigeant moins d’effort dans la phase de planification moins complexes.