Savez-vous qu’avec la réforme relative à la dématérialisation des factures, le recours à une plateforme de facturation sera bientôt obligatoire ? En effet, à l’horizon 2027, aussi bien la réception que l’émission des factures électroniques seront obligatoires pour la majorité des professionnels. Il est de ce fait important pour toute entreprise de trouver le meilleur moyen d’éditer ses factures dématérialisées. Pour les PME, il y a le portail public de facturation qui offre un service basique. Mais pour beaucoup d’entreprises, les plateformes de dématérialisation partenaires sont sans doute de meilleurs options. Quelle plateforme choisir pour optimiser sa facturation ? Voici quelques conseils pour faire le bon choix.
Choisir une plateforme de facturation immatriculée auprès de la DGFIP
Vous avez trouvé une plateforme de dématérialisation des factures dont les offres vous semblent avantageuses ? Avant tout engagement, assurez-vous qu’il s’agit d’une plateforme immatriculée auprès de la DGFiP (Direction Générale des Finances Publiques). Pour savoir si une plateforme est agréée, il faudra impérativement consulter la liste officielle des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) lorsqu’elle sera publiée, probablement à partir du printemps 2024.
Identifier la plateforme de facturation adaptée à vos besoins
Dans le cadre de la réforme de la facturation, les plateformes de dématérialisation doivent aider à :
- émettre, transmettre, recevoir et convertir des factures électroniques (e-invoicing, e-reporting…) ;
- éditer des factures sous différents formats ;
- extraire des factures émises, les informations utiles à l’administration fiscale.
Chaque plateforme de dématérialisation offre différentes fonctionnalités pour répondre aux exigences des entreprises. Selon les impératifs de votre activité, le volume de vos factures, vos outils de gestion habituels, vous devez identifier vos besoins. Aurez-vous à gérer la relance des clients ou à suivre des paiements ? Vous faut-il une plateforme qui intègre un CRM (logiciel de gestion de relation client) ? Toutes ces considérations sont à prendre en compte pour effectuer votre choix.
Une entreprise qui offre des solutions de paiement en plusieurs fois n’a par exemple pas les mêmes impératifs qu’une autre qui n’en propose pas. De même, un professionnel qui effectue des transactions avec l’étranger n’a pas les mêmes exigences que celui dont l’activité est purement locale. Pour éviter toute déconvenue, il est donc important de s’assurer que les fonctionnalités de la PDP de votre choix correspondent à vos besoins.
Privilégier une plateforme de dématérialisation partenaire performante
La notion de performance d’une PDP se mesure à sa capacité d’interaction avec d’autres systèmes, d’autres logiciels. On parle d’interopérabilité. Une bonne plateforme de facturation est celle qui vous offre la possibilité d’éditer ou recevoir des factures dans les formats les plus courants. Elle doit par ailleurs aider à convertir les factures papiers en format électronique. Elle doit enfin permettre la transmission de ces factures par les procédés les plus utilisés. Ainsi, les échanges seront plus faciles entre vos partenaires et vous, quelle que soit la plateforme de facturation qu’ils utilisent.
Opter pour une plateforme de facturation simple et accessible
Une plateforme simple à utiliser est un gage de sérénité pour tous (employeur, collaborateurs, clients). En sachant que la réforme de la facturation concerne toutes les entreprises assujetties à la TVA, on comprend que beaucoup de TPE sont également concernées. Lorsque vous fonctionnez avec un effectif réduit, bénéficier d’outils informatiques performants et simples d’utilisation est une véritable aubaine.
La simplicité d’un outil digital se remarque à travers une interface intuitive avec des fonctionnalités évidentes. Vérifiez par ailleurs si la plateforme de facturation partenaire dispose d’un service client efficace. C’est l’assurance que vous bénéficierez d’un bon suivi en cas de nécessité.
En termes d’accessibilité, le dernier point à considérer et non des moindres est celui du coût. Vous avez intérêt à privilégier une plateforme de facturation proposant des tarifs adaptés aux besoins des PME en fonction de leur taille. Vous pouvez ainsi optimiser vos dépenses de facturation.
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