Tandis que la fonction finance évolue vers un rôle toujours plus stratégique de pilote et de garant de la bonne santé économique de l’entreprise, les équipes restent souvent enlisées dans des processus manuels chronophages et à faible valeur ajoutée. Des solutions d’automatisation peuvent les aider à collecter les données nécessaires à la prise de décision et à se recentrer sur leur cœur de métier.
En entreprise, le rôle de l’équipe financière évolue. Pour que ses membres puissent répondre aux exigences de performance qui aident vraiment l’entreprise à se développer, des priorités doivent être établies. Or, des tâches à faible valeur ajoutée telles que l’administratif et la saisie manuelle des données ne sont pas que rébarbatives et un frein à l’embauche, elles sont chronophages au détriment de missions plus stratégiques comme de piloter la gouvernance financière de l’entreprise.
La transformation digitale se profile donc comme essentielle à l’évolution de la fonction finance en entreprise, surtout par temps de pénuries de personnel. Avec les bons outils, l’accélération et l’optimisation des processus, la réduction de la marge d’erreur et du degré d’incertitude, les équipes peuvent se concentrer sur la stratégie financière.
Pourquoi automatiser
Confrontées à des pénuries d’embauches dans tous les secteurs, les entreprises se demandent comment augmenter la productivité de leurs équipes financières sans les surcharger de travail. Lorsque l’équipe financière passe son temps à faire des allers-retours entre le téléchargement de formulaires, la manipulation des données et le regroupement des informations à envoyer aux départements, maximiser sa productivité reste utopique.
Face au risque de récession, les entreprises ont d’autant plus besoin de données précises pour piloter leur croissance, se fixer des objectifs et connaître les leviers à actionner pour les atteindre. Il serait dangereux dans un tel climat d’avoir sur sa trésorerie qu’une visibilité approximative et une fonction finance noyée sous des process de validation de dépenses non stratégiques (sur lesquelles elles doivent toutefois garder le contrôle) comme des frais de déplacement, par exemple.
S’impose alors de déléguer à l’automatisation tout ce qui coûte du temps aux équipes pour un résultat imparfait et qui ne requiert pas un sens aigü de la stratégie. Cependant, déléguer ne s’improvise pas, et quelques bonnes pratiques peuvent aider à planifier son automatisation.
Comment planifier la mise en oeuvre de son automatisation
Au préalable, il faut avoir consacré du temps à évaluer la manière dont sont exécutées les tâches en l’état. Il s’agit d’une période qui peut durer de quelques semaines à deux mois. Il faudra ensuite identifier les processus financiers qui seront à déléguer à l’automatisation et lesquels seront à réserver à l’équipe. Typiquement, le contrôle et la validation des dépenses non stratégiques, la génération de reportings en temps réel sur les frais professionnels et l’allocation de budgets par employé relèvent de l’automatisation.
Pour ce faire, des cartes prépayées reliées à une plateforme centralisée permettent à l’équipe financière de garder un œil sur l’allocation des ressources par les employés en temps réel. Pouvoir suivre les dépenses en temps réel, ne pas devoir attendre la fin du mois est crucial lorsque l’on considère qu’en moyenne les dépenses non-stratégiques constituent 20 % des coûts totaux d’une entreprise et que les entreprises européennes perdent 2% de leur chiffre d’affaire en dépenses excessives, en doublons, en perte de TVA, et bien sûr, dans les tentatives de fraude.
Aussi, certains modèles d’entreprises, comme les start ups, sont sujettes à une variabilité de trésorerie plus élevée encore. Il est d’autant plus important que le travail de contrôle soit confié à l’automatisation pour minimiser la marge d’erreur. Il faut donc que la solution choisie soit suffisamment granulaire et apte à fournir des données pour être ensuite intégrée avec le système de comptabilité.
Enfin, pour évaluer l’impact d’une stratégie d’automatisation, il est conseillé de numériser les processus qui jusqu’alors étaient manuels. Cela permet de jauger l’efficacité de ce qui a été mis en œuvre, le temps gagné, la qualité de vie au travail retrouvée des équipes, et au final, l’argent économisé.
Renouer avec la prise de décision stratégique
Favoriser l’évolution de la fonction finance vers un rôle de pilotage stratégique des ressources de l’entreprise ne signifie pas renoncer à ce qu’elle contrôle comment elles sont dépensées. Au contraire, il s’agit de déléguer à l’automatisation tous les processus manuels à forte marge d’erreur afin que l’équipe puisse se reposer sur des données fiables, en temps réel. Seulement ainsi, l’équipe financière pourra renouer avec son cœur de métier : la prise de décision sur les enjeux financiers stratégiques de l’entreprise.