Si vous avez un projet à lancer ou déjà en cours, mieux vaut estimer les risques qu’il fait peser sur votre entreprise ! Un projet est un état de transition dans lequel l’entreprise est plus faible, exactement comme une femme enceinte est plus exposée aux maladies. Tour d’horizon des 6 risques majeurs qui menacent votre projet.
1 – Ne pas nommer de sponsor
Le sponsor, c’est un cadre dirigeant, idéalement membre de la direction avec un pouvoir financier et la légitimité de prêcher la bonne parole dans l’entreprise.
Exemple : Une entreprise de livraison de fleurs dispose d’une flotte de 20 véhicules en propre. Pour gagner en flexibilité suivant les périodes de l’année, elle projette d’externaliser la gestion et l’entretien de cette flotte. Le responsable du service comptable est nommé responsable du projet. Mais il voit rapidement ses prérogatives battues en brèche. D’abord, son autorisation de dépense est limitée à 5k€, alors que les devis se situent autour de 100k€. Ensuite, le responsable logistique voit ce projet d’un mauvais oeil, puisque son poste est menacé. Il refuse donc de donner la moindre information sur la flotte actuelle. Le projet se retrouve donc bloqué, sans espoir d’avancer.
La solution : nommer comme sponsor le directeur financier, il a un pouvoir de décision jusqu’à 200 k€ et est légitime pour expliquer au responsable logistique qu’il sera repositionné sur de l’analyse et optimisation des flux logistiques.
2 – Ne pas définir le besoin exact
Le besoin de l’entreprise, c’est le problème auquel le projet doit apporter une solution. Il se définit avec les acteurs concernés par le changement, et inclut la situation actuelle, la situation visée, et la rentabilité de l’opération. Le besoin doit être la boussole du projet, si on ne sait plus très bien où on va, le besoin nous guide. Si le besoin disparaît, le projet doit être arrêté.
Exemple : Une entreprise de terrassement compte 40 salariés. Son directeur a vu une publicité pour un réseau social d’entreprise qui promet de rapprocher les salariés et augmenter leur productivité. Il fait acheter et installer la solution à 60k€ par son équipe informatique. Au final, comme ses salariés passent le plus clair de leur temps avec une pelle entre les mains ou au volant d’une machine, ils ne peuvent jamais se connecter au réseau social.
La solution : L’objectif aurait été rempli par une nouvelle salle de pause avec une machine à café et un baby-foot, pour 1/20e du prix de la solution informatique.
3 – Vouloir faire tout, tout de suite
Un projet est comme une sculpture, au début, on ne sait pas trop comment commencer, mais une fois parti, on a envie qu’il soit parfait. On s’attache à chaque détail pour le fignoler et rendre l’oeuvre parfaite. C’est une grosse erreur, car pour une entreprise, l’efficacité prime sur la perfection.
Exemple : une entreprise de recouvrement de créances, avec 70 personnes réparties dans 25 bureaux sur 3 étages, est en plein boom, et un déménagement est à l’ordre du jour. Pour limiter l’interruption d’activité, la direction décide d’exécuter plusieurs opérations en même temps, le déménagement, l’installation d’un nouveau système de téléphonie et le regroupement des salariés par service. Le grand jour arrive, mais tout ne se passe pas comme prévu. Certains bureaux ont été oubliés lors du déménagement. Problème, les oubliés ne peuvent pas s’en rendre compte avant d’avoir parcouru tous les étages et tous les bureaux du nouveau bâtiment ! Il suffirait de téléphoner, me direz-vous, oui, mais des interférences avec une antenne de téléphonie toute proche empêchent d’utiliser le nouveau système téléphonique. Résultat : la société subit 5 jours d’activité erratique.
La solution : en exécutant les opérations une par une, par ordre de priorité. Faire autrement augmente la complexité de façon exponentielle !
4 – Négliger les risques
Les risques, ce sont tous les aléas qui menacent votre projet. Nombreuses sont les stratégies pour supprimer ou mitiger un risque. Lister les risques permet de prendre une décision éclairée à leur sujet. Dans le cas contraire, vous soumettez votre entreprise au fruit du hasard…
Exemple : un cabinet de chasseurs de têtes de 150 personnes, pour faire connaître sa marque et recruter de nouveaux candidats, organise un grand salon de l’emploi. Comme les vacances d’été sont proches, elle choisit d’organiser son événement mi-septembre.
Problème, un concurrent organise en une semaine un salon « flash » du même type, et le fait connaître en un temps record via une campagne exclusivement numérique. Fort d’un premier succès en juin, il le reconduit chaque mois. Le grand salon du premier cabinet, moins connu, se révèle donc être un échec cuisant, avec une ardoise élevée.
La solution : En évaluant sa probabilité, et en envisageant des solutions pour la circonvenir. Par exemple, en organisant ce salon à plusieurs pour partager le risque financier entre les participants et augmenter le pouvoir de diffusion de l’événement
5 – Ne pas contrôler la réalisation
Contrôler un projet, c’est vérifier que ce qui est réalisé correspond à ce qui était prévu. Le contrôle doit se faire au fur et à mesure du projet, et au moment de la livraison du résultat.
Exemple : une entreprise d’élagage s’est beaucoup développée, passant de 10 à 40 salariés. Le système informatique de comptabilité n’est plus dimensionné pour le nouveau chiffre d’affaires. L’entreprise fait confiance à un prestataire qui lui garantit oralement que le nouveau système se substituera parfaitement à l’ancien. Après 3 mois de développement, le nouveau système remplace l’ancien. Dès le premier jour, on découvre qu’il n’est pas possible de traiter les acomptes. Comme l’ancien système n’est plus accessible, les comptables doivent revenir au papier et au crayon, et un nouveau projet de migration doit être initié.
La solution : tester le projet régulièrement : au bout d’1 mois, 2 mois, 3 mois, avec les futurs utilisateurs. Mais également, envisager une solution de secours, par exemple conserver l’ancien système en parallèle.
6 – Ne pas prévoir l’après projet
La fin d’un projet ne signifie pas la fin de toute activité sur son résultat. Comme une femme enceinte qui accouche d’un bébé, une entreprise qui termine un projet doit décider qui va s’en occuper.
Exemple : une entreprise de création de parfums ménagers de 200 salariés, pour augmenter sa productivité, décide d’acquérir une nouvelle chaîne de production. Celle-ci est dûment conçue, testée, livrée : tout fonctionne. Mais rapidement, elle est mise à l’arrêt. En cause, le graissage des pièces qui n’est pas fait suffisamment régulièrement, les ouvriers ne comprenant pas les codes d’erreur renvoyés par la machine. Outre les arrêts de production, l’entreprise doit maintenant souscrire un contrat de maintenance qui amoindrit la rentabilité du projet.
La solution : en incluant à son besoin dès le début du projet, formation des utilisateurs, support du fournisseur, et accompagnement pour la maintenance.
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