Si votre N+1 décide de réunir toute l’équipe pour un
« brainstorming »* sur l’organisation d’un gros événement pour l’entreprise, cela ne vous réjouit pas vraiment. Une fois encore, les mêmes personnes vont monopoliser la parole, très peu d’idées vont émerger et la réunion sera d’un ennui sans nom. Car le brainstorming est tout un art, il ne suffit pas de se réunir dans une salle pour être. Focus sur quelques pistes pour encourager la collaboration et éliminer les jugements péremptoires.
Laissez libre cours à toutes les imaginations
Une fois le sujet exposé le sujet à toute l’équipe (avec d’éventuelles contraintes), chaque participant a une durée limitée pour réfléchir de son côté et écrire chaque idée sur un post-it différent. Chacun réfléchit et peut laisser libre court à son imagination. Même le plus introverti qui n’aurait jamais osé prendre la parole peut se « lâcher ». De quoi éviter aussi le risque
« d’anchoring, » (monopolisation de la parole par 2 ou 3 personnes).
Déconnecté de toute distraction et de l’opinion des autres, libre, chaque participant fait émerger de nouveaux concepts qui n’auraient pas naturellement fait surface autrement. Les post-it sont ensuite ramassés et affichés sur un tableau.
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Mettez-vous dans la tête d’un autre
Avez-vous déjà pensé à la façon dont un d’autre aurait géré telle ou telle situation ? Ou ce qu’il aurait dit à propos d’un sujet particulier ? Le brainstorming à la place d’un autre est basé sur ce principe. Réfléchir à la façon dont quelqu’un – votre patron, une personne célèbre ou même le Président de la République… – aurait géré la situation est une manière de voir les choses autrement. Se mettre dans la tête de quelqu’un d’autre vous place dans une autre perspective et peut faire émerger des idées neuves. Cette technique fonctionne le mieux pour une équipe qui a tendance à avancer les mêmes idées pour des projets répétitifs.
Réfléchissez en cercle
Aux membres de l’équipe en cercle exposez le sujet, chaque personne fournit à tour de rôle une nouvelle idée jusqu’à l’achèvement d’un tour complet. Simultanément, l’animateur de la réunion enregistre chaque idée pour que toutes puissent être discutées ensemble dans un deuxième temps. « Il est très important de ne pas commencer à évaluer l’ensemble des idées ou suggestions avant que chacun ait eu l’opportunité d’énoncer la sienne », précise Andrew Filev, CEO de Wrike. Cette technique est appropriée lorsque certains membres de votre équipe ont tendance à rester silencieux pendant vos réunions. Et si certains participants déclarent « X a déjà mentionné mon idée », l’animateur leur dira qu’il reviendra vers eux à la fin afin qu’ils aient le temps de réfléchir à une nouvelle idée.
Posez des questions
Une autre technique de brainstorming consiste à se concentrer uniquement sur l’énoncé de questions : qui, quoi, où, quand, comment et pourquoi. Chaque membre de l’équipe pose ainsi un nombre maximum de questions à propos du sujet traité. Cette méthode permet de vérifier que tous les aspects d’un projet ont été correctement couverts avant que son exécution ne commence. Elle est par ailleurs utile pour générer un canevas qui pourra servir à un usage ultérieur.
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Pratiquez la technique de l’escabeau
Rien de pire que d’être influencé par son voisin lorsqu’on réfléchit en équipe. La technique de l’escabeau évite cet écueil. Une fois le sujet partagé, tout le monde quitte la pièce sauf deux membres de l’équipe. Ceux-ci discutent alors du sujet et de leurs propres idées. Puis un membre supplémentaire pénètre dans la pièce. Il énonce ses propres idées avant que les membres déjà présents ne discutent des leurs. Ce cycle se répète jusqu’à ce que tous les membres de l’équipe aient rejoint la pièce.
Attention, cette stratégie est adaptée à des groupes de taille moyenne, allant de 5 à 15 personnes. Si le nombre de participants est trop important, elle devient trop lente et trop complexe à mettre en œuvre.
Réalisez un brainstorming en ligne
Dans l’idéal, un brainstorming doit se faire à un moment T, pendant lequel tous les participants sont mobilisés. La difficulté de réunir toute une équipe dans un même lieu, il est possible de réfléchir à distance en utilisant un outil de collaboration en ligne comme Wrike, logiciel de gestion de projets. Il y a aussi GoToMeeting.com pour des visioconférences illimitées (payant) ou encore Appear.in, pour créer une salle de tchat gratuitement. Pour ceux qui aiment les dessins ou les schémas, il y a également Cosketch.com, qui permet de dessiner à plusieurs sur une feuille blanche en ligne. Le brainstorming « virtuel » permet en outre d’archiver en un seul lieu toutes les idées et de les retrouver facilement.
*Recherche d’idées originales dans un groupe, par la libre expression, sur un sujet donné, de tout ce qui vient à l’esprit de chacun. Définition du Petit Larousse Illustré
S.M. avec Andrew Filev, CEO de Wrike