Dans le cadre du management des ressources humaines en entreprise, le bilan annuel d’évaluation constitue un rendez-vous important pour une discussion constructive entre employeur et salarié. Encore appelé entretien annuel d’évaluation (EAE), cet exercice permet de faire un bilan d’activité pour l’année passée et de fixer des objectifs pour l’année à venir. Quelle est la bonne période pour réaliser un bilan annuel d’évaluation ? Quelles sont les conditions pour que cet entretien se passe bien pour les deux parties ? Je vous donne des réponses dans cet élément.
Le meilleur moment de l’année pour faire un bilan annuel d’évaluation
Le bilan annuel d’évaluation est généralement organisé en début d’année ou en fin d’année. La plupart des entreprises choisissent de le réaliser soit au dernier mois de l’année à évaluer soit au premier mois de l’année qui suit celle à évaluer. Cela permet de faire un bilan assez exhaustif de l’implication du salarié dans l’activité de l’entreprise au cours des 12 mois précédents. Je recommande souvent de réaliser l’exercice en fin d’année civile afin de lancer toute l’équipe sur de bonnes bases pour l’année qui suit.
Dans certaines entreprises, la fixation de la date d’évaluation annuelle dépend du poste occupé et de l’ancienneté de l’employé. On peut ainsi choisir ici la date d’anniversaire d’embauche du collaborateur pour réaliser l’exercice. Il est aussi possible d’effectuer le bilan annuel d’évaluation à la date d’anniversaire de création de la société. Il faut savoir que l’EAE relève du droit de direction de l’employeur qui peut le faire valoir ou pas. C’est lui donc qui choisit le moment idéal dans l’année pour effectuer l’exercice en tenant compte des objectifs d’activité et de la politique managériale mise en place. En général, on préconise un délai de 8 à 15 jours pour permettre au collaborateur de se préparer convenablement pour son EAE.
Pour faciliter et fluidifier l’exercice de l’entretien annuel d’évaluation, des logiciels spécialisés intuitifs et ergonomiques sont désormais disponibles. À condition de choisir une solution adaptée à vos besoins auprès d’un fournisseur sérieux et reconnu, vous pourrez efficacement digitaliser une grande partie du processus. Cela permet de gagner du temps pour l’analyse des données de performance des collaborateurs. Personnalisation des questionnaires, envoi de mails de relance aux collaborateurs, enregistrement des réponses de l’entretien…Votre logiciel de gestion des bilans annuels d’évaluation pourra dématérialiser partiellement ou complètement le support et le suivi des entretiens.
Faut-il faire ce bilan plusieurs fois par an ?
Comme le nom l’indique, l’entretien d’évaluation annuel est réalisé une fois par an. L’entreprise dispose d’une fenêtre temporelle pas trop restreinte ni trop large pour apprécier au mieux les actions du salarié. Les performances d’une entreprise étant généralement évaluées année par année, l’entretien d’évaluation permet de mieux cerner l’apport personnel de l’employé à cette performance entrepreneuriale. 12 mois sont en effet un délai optimal pour l’employé afin de s’auto évaluer et préciser ses motifs d’insatisfaction au travail.
Il ne serait pas judicieux pour le manager d’attendre par exemple 3 à 5 ans pour, dans un cadre formel, demander à son collaborateur les difficultés rencontrées sur le lieu du travail. L’employé peut accumuler des frustrations et se sentir négligé par son équipe dirigeante dans l’accomplissement des missions pour l’entreprise. Cela n’est pas de nature à fidéliser un tel salarié et à optimiser sa productivité.
Selon les objectifs de performance fixés, l’entretien d’évaluation peut toutefois se réaliser sur une base semestrielle ou trimestrielle. Tout dépend donc des préconisations de l’équipe de gestion des ressources humaines qui peut se décider avec l’avis du représentant des salariés. Il est possible de tester chacun de ces formats d’évaluation pour voir lequel convient le mieux à l’organisation du travail dans votre entreprise.
Le bilan semestriel d’évaluation
Certaines entreprises préfèrent réaliser l’entretien d’évaluation deux fois par année. La première revue a lieu en janvier de la nouvelle année et la seconde a lieu au début du mois de juillet. Ce format d’analyse à mi-parcours permet un suivi plus rapproché du travail abattu par le collaborateur sur différents projets. Les feedbacks à mi-chemin sont très importants pour recenser les avis sur ce qu’il faut globalement améliorer dans l’immédiat. On n’attend plus la fin de l’année pour faire les réajustements nécessaires qui pourraient se révéler inefficaces dans ce cas.
Le bilan trimestriel d’évaluation
Si l’atteinte des objectifs à court terme constitue une priorité pour l’entreprise, l’entretien trimestriel est le format le plus adapté. Ce type de bilan est effectué au début du premier mois de chaque trimestre. Il s’agit d’analyser de manière régulière la performance de chaque collaborateur sur de courtes périodes de travail. Un bilan trimestriel se concentre principalement sur les objectifs du salarié et les obstacles à la performance. Cela fait du bilan trimestriel d’évaluation le format le plus adapté aux jeunes entreprises ou startups qui cherchent à gagner rapidement des parts de marché.
Bilan annuel d’évaluation : combien de temps après l’entrée dans l’entreprise ?
Il faut attendre idéalement au minimum 12 mois après le recrutement du salarié pour faire le premier bilan annuel d’évaluation de son intégration au sein de la société. Cela lui donne assez de temps pour s’imprégner des réalités du travail dans votre organisation. Le manager dispose aussi d’une période d’observation suffisante afin de noter les informations nécessaires sur son collaborateur, tant au niveau de l’expression des compétences qu’au niveau du comportement. En 12 mois, une relation de travail mûre peut déjà prendre place entre le manager et le managé.
Ce rendez-vous important permet de voir si les objectifs de l’année passée ont été atteints. Il permet aussi d’analyser les missions effectuées par votre collaborateur. Grâce à un entretien annuel d’évaluation, les éléments d’insatisfaction de l’employé dans son travail sont aussi dévoilés. Cela permet de trouver au plus tôt les bonnes solutions pour améliorer l’expérience de la personne concernée sur son lieu de travail.
Enfin, l’EAE sert à fixer de nouveaux objectifs et de nouveaux défis pour l’année à venir. Tout dépend aussi des exigences et des spécificités du poste du nouvel arrivé. Rien n’empêche de réaliser avant l’EAE, des points périodiques intermédiaires pour aider le salarié à atteindre les objectifs liés à son poste.
Préparez votre employé à ce rendez-vous incontournable
Que ce soit le manager ou le salarié, chaque partie doit être dans les meilleures dispositions pour effectuer le bilan annuel d’évaluation. Il est important de rappeler au collaborateur que la continuité de son travail au sein de l’entreprise ne sera en aucun cas menacée par les fruits de cet échange professionnel. Il doit se sentir libre d’exposer de manière sincère ses idées, ses opinions et doléances sans redouter de mauvaises représailles pour son contrat de travail.
Le manager doit clairement expliquer au collaborateur tous les bienfaits de cet exercice, non seulement pour lui-même, mais aussi pour l’entreprise : amélioration de l’expérience de travail, renforcement de la cohésion d’équipe, augmentation de la productivité, etc. Le manager dispose d’une obligation d’information envers le collaborateur en ce qui concerne le contenu de l’entretien. La date et l’heure de l’EAE doivent être communiquées au salarié au moins 8 jours à l’avance avant l’entrevue proprement dite. Cela lui donne le temps de faire un bilan personnel et de préparer les questions qu’il souhaite poser à son interlocuteur. Les méthodes et critères d’évaluation dans le cadre de cette entrevue professionnelle doivent être connus de votre employé.
Pour faciliter l’auto-évaluation du salarié, le manager peut lui fournir une grille spéciale à remplir qui servira lors de l’entretien proprement dit. Les questions suivantes peuvent figurer sur la grille d’auto-évaluation :
- Ai-je réalisé la totalité des objectifs qui étaient prévus ? Si oui, dans quelle mesure ?
- Quels sont les obstacles qui ont été de nature à réduire ma performance dans l’atteinte des objectifs ?
- Ai-je toute l’expertise nécessaire à la bonne tenue de mon poste ?
- Est-ce que je bénéficie de tous les moyens techniques nécessaires pour l’accomplissement optimal des missions ?
- Est-ce que j’ai besoin de formations pour monter en compétences dans l’exercice de mes fonctions ?
- Ai-je été une source de changements majeurs pour l’organisation du travail au sein de l’entreprise ?
- Est-ce que l’ambiance au travail est propice pour exprimer l’entièreté de mon potentiel professionnel ?
Sur le questionnaire, il est important de proposer des formats de réponse libre allant au-delà du simple « oui » ou « non ». Cela permet d’obtenir des réponses complètes à forte valeur ajoutée pour le bilan annuel d’évaluation. Tout au long de l’entretien, l’employé doit se sentir respecté et écouté afin de mieux se livrer à son interlocuteur.
Qui mènera l’entretien annuel d’évaluation ?
Tout dépend de la taille de la société et de l’organisation hiérarchique prévue dans les textes de l’entreprise. Dans l’idéal, c’est l’employeur lui-même qui doit conduire l’entretien annuel d’évaluation. Toutefois, dans les grandes structures, il est généralement très difficile que le patron puisse trouver des heures à consacrer à cet exercice. La conduite de l’entretien annuel d’évaluation peut ainsi être confiée au responsable du service des ressources humaines. Le chef d’équipe ou le chef de département du salarié concerné peut aussi être responsabilisé.
Enfin, le supérieur hiérarchique direct (N+1) est aussi en mesure de s’entretenir avec son subordonné sur l’activité professionnelle des 12 mois passés.
