L’automatisation des processus, un atout de taille pour limiter les erreurs et gagner en efficacité, plus que jamais utile avec le passage au travail hybride.
Alors que le travail au bureau était la norme depuis des décennies, imposant le lieu et les horaires de travail, la pandémie est venue bouleverser l’ordre établi. L’essentiel est d’avoir accès aux données, rapidement, sans erreur, en toute sécurité. Les workflows permettant d’automatiser certaines tâches font gagner du temps, un plus pour répondre à la demande des clients soucieux de réactivité. La productivité, la qualité des données et la sécurité en ressortent gagnants.
Les erreurs, un coût pour l’entreprise
Avec la montée en puissance de l’informatique, et maintenant du travail hybride, toute activité repose sur des données, qui doivent être de qualité. Elles permettent de proposer des produits et services plus aboutis, de construire plus solidement, de répondre au plus près aux attentes des clients, et d’améliorer l’efficacité opérationnelle. Tout ceci si les données sont fiables.
Or, IBM a fait le triste constat que le coût global annuel des données de mauvaise qualité était de 3.100 milliards de dollars il y a quelques années sur le seul territoire américain. Cela entraîne une perte de temps pour traiter ces erreurs de données et pour les collaborateurs qui les utilisent. S’applique la règle de dix selon laquelle « il en coûte dix fois plus pour compléter une unité de travail lorsque les données sont imparfaites, de quelque façon que ce soit, que quand elles sont parfaites ». Certains estiment que « les entreprises perdent de 15 à 30% de leur chiffre d’affaires à cause de la mauvaise qualité des données ».
Hormis la perte de temps, les erreurs peuvent avoir un impact direct sur le chiffre d’affaires lorsqu’il s’agit d’erreurs de factures par exemple, dans le montant, ou dans l’adresse destinataire, ou même lorsqu’il y a un oubli d’envoi tout simplement. Une bonne manière d’éviter les oublis ou autres erreurs humaines, est de passer à l’automatisation des processus.
Selon McKinsey, 60 % des professions pourraient gagner 30 % de leur temps grâce à l’automatisation. L’automatisation des processus métier permet de réduire le risque d’erreur humaine en prenant un processus reproductible et en l’exécutant de manière précise, cohérente et fiable. Elle représente également un système capable d’exécuter des tâches 24 heures sur 24, sept jours sur sept et 365 jours par an : une perspective attrayante pour les entreprises.
Elle s’applique particulièrement au traitement des factures qui doivent être traitées et validées par différentes personnes, selon un processus bien établi, facilement automatisable. Les bénéfices sont répartis dans toute l’organisation, en améliorant la productivité et la conformité grâce à des processus plus efficaces, moins coûteux, moins soumis aux erreurs, et libérant du temps pour les collaborateurs qui peuvent se consacrer à des tâches qui demandent plus d’attention. Les entreprises qui automatisent leurs processus constatent un réel retour sur investissement, surtout quand cela concerne la gestion documentaire. En effet, de nombreuses erreurs sont dues au fait que les documents sont stockés à différents endroits, dans des versions parfois différentes, et que les collaborateurs ne savent pas toujours où trouver la dernière version, qui fait foi. Des erreurs qui pourraient être accrues par le travail hybride si les salariés font des copies des documents pour travailler à distance. Avec une plateforme de gestion documentaire moderne dotée de fonctionnalités intégrées d’automatisation des processus métier, les collaborateurs disposent d’un point d’accès unique à l’information, présente en un seul exemplaire dans sa dernière version, où qu’ils soient.
Si l’erreur est toujours possible, le risque est fortement réduit avec la mise en place de workflows. L’automatisation des flux élimine les erreurs et les doublons, ce qui permet de rationaliser les processus et de rendre certaines tâches reproductibles pour laisser les collaborateurs se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour les clients et construire une relation durable.