Faire rimer note de frais avec rapidité et fluidité

Comment un simple logiciel comme Expensya s’y prend-il pour optimiser le traitement de chaque note de frais, de manière à réduite le temps et les coûts de traitement ? En jouant sur des fonctionnalités comme la dématérialisation grâce à des solutions technologiques très performantes.

Une collecte des données automatisée

C’est la première innovation, et elle est de taille : la fin de la saisie manuelle pour chaque note de frais. Facturette de restaurant ou justificatif kilométrique sont photographiés et ainsi directement transmises dans le système par le collaborateur. Le logiciel est doté de la technologie OCR+, qui permet une reconnaissance intelligente des factures. Toutes les données pertinentes peuvent être détectées, comme la TVA, la date ou la catégorie de dépense. La finesse d’OCR + s’étend même jusqu’à la détection des données de catégorie 3.

Un traitement des données accéléré et optimisé

La saisie automatisée d’une note de frais permet de la retrouver immédiatement dans le Cloud, à la disposition de tous les collaborateurs. Cette gestion en temps réel permet de renforcer les mesures de contrôle avec la possibilité de paramétrer en amont les flux de validation. Des systèmes d’alerte peuvent être instaurés pour bloquer les dépenses non- conformes. Un progrès pour détecter les factures en doublon par exemple. Le paramétrage de l’outil de contrôle devient vite un outil redoutable pour traquer les fraudes. Il peut concerner par exemple le montant de la facture, la date, l’autorisation d’inviter…

Pour quels professionnels et pourquoi ?

Expensya s’adapte à toutes les tailles d’entreprise, comme en témoignent les nombreuses TPE, grands comptes ou indépendants qui lui font confiance. Le logiciel se décline en plusieurs formules qui permettent d’avoir accès à plusieurs niveaux de services selon la taille et les besoins de l’entreprise.

Pour les indépendants et TPE

Ils plébiscitent le suivi statistique des factures qui leur permet de maîtriser leurs dépenses en temps réel. Ils apprécient aussi l’exportation directe de leur donnée en fin de mois pour leur comptable. Parmi les fonctionnalités qui leur allègent encore le traitement d’une note de frais, citons l’ajout automatisé des factures intégrées aux mails ou encore l’import des relevés bancaires pour comptabiliser plus vite leurs dépenses. La saisie et le scan immédiats des factures simplifient considérablement la vie de leurs commerciaux qui bénéficient de remboursements plus rapides.

Pour les PME et les ETI

L’intérêt de l’application est qu’elle peut être partagée à un grand nombre d’employés. Qui mieux est, son prix est dégressif en fonction de nombre d’utilisateurs, les économies réalisées pouvant être énormes en fonction de l’analyse statistique des dépenses et des progrès réalisés sur les processus de contrôle. Ces entreprises investissent dans des fonctionnalités poussées avec l’appli nomade sur Android et IOS et l’archivage numérique à valeur probante. La solution répond au besoin actuel des  grandes entreprises, en quête de solutions d’archivage plus respectueuses de l’environnement et plus économes en place.

Pour les experts comptables 

L’application est gage pour eux d’une meilleure qualité de travail avec leurs clients. Ils en sont les d’ailleurs les meilleurs prescripteurs. Des fonctionnalités telles que le calcul automatique des frais kilométriques selon les distances parcourues ou la conversion automatique des devises leur deviennent vite indispensables.
Un logiciel de gestion des notes de frais est un outil de modernisation qui s’inscrit dans la révolution digitale des entreprises. Les possibilités en matière d’analyse des données pour aller jusqu’à une optimisation totale des dépenses par des systèmes de comparaison et d’analyse poussées. Un facteur de progrès important pour des comptes assainis et des collaborateurs plus satisfaits.