Depuis deux ans, le monde du travail a muté, passant de postes de travail fixes situés en entreprise à un mélange plus flexible d’espaces de travail à distance, au bureau et à domicile. Cette tendance apparue dans les années 2010 dans certains secteurs d’activité est devenue une réalité mondiale. Avec l’arrivée sur le marché du travail de la génération Z, l’équilibre des pouvoirs bascule en faveur des employés, qui souhaitent désormais décider de leur lieu et de leur mode de travail. Dès lors que les technologies et les équipements professionnels dépassent les seules frontières du bureau, les entreprises sont-elles prêtes à opérer ce changement ?
D’après une récente enquête*, près de trois quarts (70%) des travailleurs français choisiraient leur prochain employeur en fonction des technologies déployées et des outils liés au bien-être proposés. Alors que le gouvernement français travaille sur une législation visant à répondre aux besoins des travailleurs à distance et à domicile, les sociétés doivent élaborer une stratégie claire en matière de flexibilité du travail, qui vise à encourager la santé et le bien-être de leurs employés. Tout en réduisant l’empreinte de leurs locaux, elles doivent se montrer prêtes à renforcer les moyens de communication, de collaboration et de création pour leurs employés, où qu’ils se trouvent.
L’importance de l’aménagement des bureaux
Le télétravail s’est généralisé dans le contexte de la pandémie. De fait, les travailleurs choisissent, sans surprise, de ne pas retourner au bureau à temps plein. Lors d’une récente enquête, l’éditeur de comparatifs de logiciels Capterra a interrogé un groupe international composé de 4 600 employés, en leur demandant dans quelle mesure ils souhaitaient retourner au bureau à temps plein une fois la pandémie terminée. Le constat est qu’un tiers des salariés placés en télétravail ne désire pas retourner uniquement dans les locaux de leur entreprise.
Parallèlement à cela, de nombreuses grandes sociétés revoient d’ores et déjà leurs stratégies de reprise en allégeant leurs espaces de bureau. Selon une enquête de Fortune/Deloitte jusqu’à 76% des dirigeants d’entreprise estiment avoir besoin de moins de mètres carrés à l’avenir. Depuis, Deloitte a fait l’annonce controversée de la suppression de ses bureaux mondiaux, tandis que le détaillant Ralph Lauren a affirmé son intention de réduire de 30 % la superficie de ses locaux, ce qui en fait l’une des nombreuses entreprises à avoir réduit son espace physique au cours des deux dernières années.
Les entreprises doivent tenir compte de certains facteurs déterminants lorsqu’elles établissent leurs stratégies de retour au travail ; elles doivent prendre en compte l’hybridation des environnements de travail très à la mode dans les grandes métropoles. Il s’agit notamment pour elles d’adopter largement des technologies flexibles qui facilitent au mieux la collaboration entre les équipes. La priorité concerne l’aménagement des espaces de travail, qui doivent viser à réduire le stress et fluidifier la collaboration, afin de favoriser le bien-être en milieu professionnel.
Les résultats d’une enquête menée par l’institut indépendant Opinion Matters auprès d’employés travaillant entièrement ou partiellement à domicile depuis la pandémie, révèlent les besoins et les préférences des employés en ce qui concerne leurs modes et leurs conditions de travail. Des facteurs tels que la position de travail, le bruit, l’éclairage ou encore la température ambiante des locaux, sont autant de critères qui peuvent influer sur leur productivité. Les entreprises doivent se montrer à l’écoute des desiderata de leurs collaborateurs et savoir ce qui constitue pour eux un mobilier ergonomique et une technologie flexible.
Les bureaux traditionnels en « open space » étant associés à une augmentation du stress et à une baisse du moral et de la productivité, de nouveaux concepts d’aménagement s’imposent. Il en va de même pour le type d’équipements mis à disposition des salariés qu’ils travaillent au bureau ou à leur domicile.
La nécessité d’optimiser les équipements de bureau
De même qu’il est essentiel d’offrir aux collaborateurs des applications et l’accès à des technologies appropriées pour bien accomplir leurs missions, il est vital de mettre à leur disposition un équipement adéquat pour exercer leurs activités. Selon la même enquête, le mobilier, les outils et les technologies jugés importants par les employeurs diffèrent souvent de la vision qu’en ont les salariés. Alors que 45% des salariés français interrogés considèrent qu’un siège ergonomique est d’une grande importance pour exercer leur métier, seuls 24% des employés interrogés disposent d’un tel fauteuil.
Les outils proposés doivent favoriser la productivité tout en contribuant au confort et à la santé des collaborateurs. Les problèmes de santé résultant d’un équipement inadapté, tels que les problèmes de dos, devraient relever de la responsabilité de l’employeur. Une position assise prolongée peut causer des douleurs handicapantes et la nouvelle génération de travailleurs français se distingue par sa connaissance des risques liés à la sédentarité. De fait, 77% des travailleurs de 25 à 34 ans interrogés considèrent qu’il est important de pouvoir passer de la position assise à la position debout durant l’exercice de leur travail.
La réussite du passage à l’hybridation réside dans la prise en compte individualisée de l’espace de travail, qui doit être à la fois facile à déplacer et à personnaliser. Un poste réglable en hauteur permet aux employés de varier leur posture et encourage le mouvement tout au long de la journée. Autre indicateur révélateur, l’étude d’Ergotron montre que les employés de toutes les tranches d’âge sont favorables au bras support écran ergonomique : 65% des personnes interrogées âgées de 25 à 34 ans et 60% des 45-54 ans considèrent même qu’il est important de travailler avec deux écrans pour améliorer leur productivité.
Comment assurer le confort des employés au travail
La transition vers des espaces de travail flexibles et partagés représente une opportunité pour les organisations d’investir dans un mobilier ergonomique qui encourage le mouvement et promeut la bonne santé du personnel. Dans de nombreux pays, il s’agit même là d’une obligation légale imposée aux entreprises. Elles peuvent alors proposer à leurs collaborateurs de choisir parmi une gamme de meubles pour le travail à domicile, ou leur allouer un budget pour l’achat de leurs propres équipements. Les recherches d’Ergotron montrent que cette disposition commence à voir le jour en France, avec environ 15% des employés interrogés qui reçoivent une allocation de la part de leur employeur.
Les dirigeants peuvent d’ailleurs formaliser les modalités de travail au moyen de politiques de ressources humaines qui tiennent compte de l’ergonomie et de l’activité physique en milieu professionnel, ainsi que par le biais d’outils et de technologies répondant aux exigences des modes de travail évolutifs. Il est essentiel de vérifier régulièrement le bien-être des employés dans le cadre de la prise en compte de leurs performances, de leur équilibre psychologique et de leur niveau de satisfaction. Un employeur qui ne s’enquiert pas régulièrement de la situation de son personnel ne peut pas être sûr que celui-ci se sente à l’aise dans son travail. L’enquête révèle que 65% des employés n’ont pas de responsable qui vérifie régulièrement comment ils vont, ce qui constitue un autre domaine à améliorer.
Cap vers le bureau de demain
Si certaines entreprises envisagent le maintien d’une certaine présence au bureau, l’objectif est de transformer cet environnement en un lieu où les équipes se sentiront bien. Pour cela, elles doivent favoriser les espaces collaboratifs qui conduisent à des taux de satisfaction et de productivité supérieurs à ceux d’une configuration à 100% en télétravail. Quant au cas où le choix se porte sur le travail à domicile, il est tout aussi important que celui-ci s’exerce dans un espace flexible, qui favorise la santé et renforce le moral. Les espaces de travail hybrides ne doivent pas se faire au détriment de l’ergonomie des employés.
L’importance d’un espace de travail ergonomique au bureau et à la maison ne saurait donc être sous-estimée. Il en va de même pour l’investissement humain, qui est l’une des règles essentielles à la réussite d’une entreprise. Le but est avant tout d’élaborer une stratégie de travail qui favorise la santé des employés et repose sur leurs besoins réels et spécifiques. Cette façon d’aller de l’avant encouragera un mouvement, une productivité et un esprit de collaboration sains, qui se révéleront plus productifs pour les travailleurs individuels, tout comme pour l’activité de l’entreprise.
*Étude “The Future of Office” d’Ergotron Europe par Opinion Matters (mai 2021). Liens : Part A (Employees) & Part B (Employers)
