Bonnes pratiques pour bien manager à distance. Coordonner, motiver, communiquer, tels sont les défis du manager qui doit superviser une équipe à distance. Comment orchestrer les missions de chacun, maintenant que les tâches et besoins d’informations de votre équipe ne peuvent plus se résoudre par un échange informel d’un service à l’autre ? Comment bien jauger la motivation d’un collaborateur, et son ressenti sur le vif…? Focus sur les bonnes pratiques à mettre en place pour réussir à manager à distance.
Créez un corpus de documents/chartes
Le point de départ pour réussir à coordonner votre équipe vers un objectif commun passe par la création d’un corpus de documents/chartes, et de définitions de missions claires et précises à destination de chaque acteur. Pour une réponse ou un résultat plus rapide, privilégiez le téléphone pour échanger – plutôt que le mail – et la visioconférence pour lui proposer une mission plus délicate.
Le collaborateur se sent ainsi mieux encadré et soutenu et cela vous permet de détecter son état émotionnel et d’agir en fonction.
Mettez en place un planning de réunions en visioconférence
Etablissez un planning des réunions en visioconférence, de manière régulière et à date fixe (tous les lundis par exemple), cela crée des repères identiques pour tous dans la semaine. Vous n’êtes pas obligé de faire durer ce moment de groupe, une heure par semaine pour faire un reporting informel vous permet de « capter » l’humeur ambiante, détecter les collaborateurs à remotiver et revoir les missions de chacun.
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Privilégiez les outils de co-écriture en visioconférence
Mieux vaut identifier avec l’aide de vos collaborateurs les deadlines clés qui nécessitent une visioconférence et fixer un rétroplanning des entrevues virtuelles, en privilégiant les outils de visioconférence qui permettent la co-écriture.
L’application Flash Meeting, par exemple, permet d’organiser une visioconférence jusqu’à 25 participants et propose une interface de rédaction qui peut être alimentée par le groupe (co-écriture d’un procès-verbal de réunion, par exemple). Enfin, l’agenda électronique partagé est incontournable dans le cadre du management à distance.
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Mettez en place des outils Web et collaboratifs
Le manager à distance doit favoriser l’autonomie des collaborateurs et les motiver pour qu’ils contribuent par eux-mêmes au bon fonctionnement de l’entreprise, ce qui est facilité par la mise en place d’outils Web et collaboratifs comme :
– une base de données documentaire, Dropbox par exemple que chacun peut alimenter et dont les documents peuvent être annotés
– un forum de discussions ou de questions-réponses pour favoriser l’entraide entre salariés
– un wiki ou blog communautaire pour capitaliser les bonnes pratiques
Vous pouvez ensuite identifier les collaborateurs les plus impliqués (ajout de documents, participation aux forums…), et ainsi valoriser leur contribution à l’entreprise, ce qui les encouragera les moins réactifs.
– un livre blanc des bonnes pratiques que vous ferez évoluer au fur et à mesure des questions-réponses et thématiques abordées par les salariés.
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Intéressez vous à ce que ressent le collaborateur
Le relationnel entre le manager et son équipe doit être au moins aussi fort à distance que dans une supervision directe, alors même que les outils de communication actuels, et particulièrement le mail, favorisent peu la qualité des échanges.
Vous devez redoubler d’efforts, être ultra disponible et réactif dans les retours et feedbacks, et vous concentrer sur ce que ressent le collaborateur, ce qui n’est pas toujours évident à distance. Là encore, le téléphone ou la visioconférence en face à face s’impose notamment pour les points les plus délicats à aborder.
Pour fédérer une équipe dispersée géographiquement, une newsletter favorise l’accès de tous à des informations sur la culture d’entreprise, les bonnes pratiques, et l’animation d’une boîte à idées…
Et si vous tentiez d’installer le fameux Workplace ? Ce nouveau réseau social fondé par Facebook est tout spécialement dédié aux entreprises qui souhaitent utiliser un outil commun et collaboratif de communication entre leurs équipes dans plus de 100 langues, c’est Facebook décliné pour le travail et ouvert à toutes les entreprises, « une plateforme conçue pour connecter tous les collaborateurs de l’entreprise et les aider à mieux communiquer » selon Julien Codorniou, directeur de l’offre Workplace by Facebook chez Facebook.
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