Un « agent conversationnel » pour simuler une conversation en langage naturel
Chatbot composé de « Chat » ou discussion en ligne et de « bot » pour robot est ce qu’on appelle un « agent conversationnel », en fait un logiciel qui permet de simuler une conversation dans un langage naturel. Un chatbot, à la base un « assistant conversationnel », s’intègre dans les systèmes de messagerie instantanée pour échanger des informations en temps réel avec l’utilisateur. En fait, il répond aux questions qu’on lui pose, à l’écrit ou à l’oral selon ses conditions d’utilisation. Ce type de technologie est utilisé par les services commerciaux lorsqu’il s’agit d’interagir avec les membres de la communauté sur les réseaux sociaux ou sur un site Web. De manière synthétique, il utilise les données mises à sa disposition (données internes à l’entreprise ou issues du Web) pour établir des profils, des statistiques et apporter la réponse la plus favorable.
Le chatbot dans le service RH
L’offre en matière d’assistance virtuelle ne cesse de se perfectionner, mais aussi de se diversifier. Le chatbot fait désormais son entrée dans les services des ressources humaines. Grâce à l’analyse des données en gros volume et en temps réel, il communique et devient capable d’établir des diagnostics pointus à destination des responsables RH. Vous trouvez sur le marché actuel des outils d’aide à la prise de décisions RH capables de :
– évaluer automatiquement les performances des collaborateurs (automatisation du reporting)
– suivre les congés et absences des collaborateurs et générer automatiquement leur compteur
– générer automatiquement les fiches de paie
– planifier les congés des membres d’une équipe selon les contraintes et objectifs de l’entreprise, mais aussi selon des données personnelles de chaque collaborateur
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Le chatbot dans le recrutement
En matière de recrutement, certains assistants virtuels proposent de sourcer les candidats et d’identifier les candidats clés pour un poste au sein d’une base de données, si le chatbot utilise l’organigramme de l’entreprise, il peut identifier le collaborateur idéal pour une mission, mais aussi favoriser la gestion des carrières en interne. En bref, les chatbots et plus largement les assistants virtuels permettent un gain de temps ou l’analyse plus pointue d’une situation, et aux personnes impliquées de se concentrer sur leur cœur de métier et laisser au chatbot le soin du suivi administratif ou du sourcing.
Prérequis avant d’intégrer un chatbot dans un service RH
Avant d’intégrer un assistant virtuel dans votre service, faites le point sur vos besoins ! Les outils en la matière se divisent en trois domaines :
– les assistants conversationnels qui assurent la communication entre le service RH et les effectifs
– les assistants d’analyse de données qui réalisent des statistiques en temps réel et mettent en évidence des corrélations ou calculent des indicateurs clés (automatisation du reporting et du suivi des performances)
– les assistants administratifs qui automatisent la réalisation des obligations administratives des services RH (planification des congés, suivi des absences de chacun, réalisation des fiches de paie…).
Il vous faudra ensuite valider l’adéquation de votre système informatique avec l’outil que vous souhaitez implémenter et bien sûr impliquer votre effectif RH dans cette transformation digitale.
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Nos assistants virtuels favoris pour optimiser la gestion des ressources humaines
Parmi les assistants virtuels les plus ergonomiques et abordables pour une PME, nous relevons la plateforme Slack, l’outil « Mon assistant RH » et le chatbot Veronica. Slack est une plateforme collaborative sur laquelle une équipe (ou toute une entreprise) peut converser en temps réel (messagerie instantanée), mais aussi transférer des documents (aux formats lourds), photos, vidéos… Créer des groupes de travail et des projets dont l’historique des échanges et des documents sera classé de manière ergonomique. Slack est très connu du monde des startups. La plateforme dispose désormais de plusieurs extensions RH que le responsable pourra télécharger directement via Slack : évaluation en temps réel de la satisfaction de l’équipe (climat social) à partir des échanges effectués sur la messagerie, reconnaissance des membres les plus efficaces dans la conduite du projet, service de recrutement de programmeurs…
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« Mon assistant RH » à destination des TPE/PME
Le groupe Malakoff-Mederic a lancé un outil intelligent appelé « Mon assistant RH » à destination des TPE/PME. L’outil permet de piloter l’ensemble du processus RH d’une petite entreprise, côté employeur, mais aussi côté employé ! L’outil leur permet par exemple de gérer leurs notes de frais, leurs congés, de visualiser leurs fiches de paie, de communiquer avec leur service RH… L’employeur peut quant à lui gérer tout l’administratif lié aux ressources humaines sur cette seule application.
La société Inbenta a conçu le chatbot Veronica, un assistant conversationnel installé dans une messagerie instantanée, capable de répondre 24 heures sur 24 heures aux questions personnelles posées par les salariés à leur service RH : question sur la convention collective, sur la gestion des congés par l’entreprise, sur leurs RTT, leurs fiches de paie ou encore concernant leur Compte Personnel de Formation… Pour l’instant, Veronica est mis à disposition des effectifs de grands comptes, comme PSA, par exemple, mais gageons que la société Inbenta (spécialisée dans les chatbots) proposera bientôt ses produits technologiques aux petites entreprises !