Les réunions, séminaires et conférences sont un élément important de la vie de l’entreprise. Le succès de ces rencontres repose pour une part non négligeable sur le choix d’une bonne salle de réunion. Il est crucial que cette dernière constitue un environnement favorable à la productivité, à la collaboration ou à la convivialité, selon vos besoins et les objectifs que vous poursuivez. Découvrez ici comment choisir votre salle de réunion, entre une multitude de considérations.
Choix de salle de réunion : pourquoi opter pour la location ?
Vous souhaitez organiser un événement ou un séminaire et vous vous demandez pourquoi ne pas simplement utiliser la salle de réunion qui existe déjà dans vos locaux d’entreprise ? La vérité est que dans de nombreux cas, louer une salle de réunion à Reims par exemple se révèle plus rentable et plus adapté que d’avoir sa propre salle de réunion et de l’utiliser. Certaines réunions nécessiteront beaucoup plus d’espace, un meilleur ameublement et un meilleur équipement, ainsi qu’une meilleure décoration que ce que peut vous offrir votre propre salle de réunion.
En plus de vous épargner l’achat de mobilier et d’équipements adaptés (tableau blanc, projecteur, système de visioconférence, etc.), la location d’une salle de réunion déjà tout équipée est l’assurance que vous n’aurez pas à prendre en charge certains frais supplémentaires liés à l’entretien ou à la réparation. Par ailleurs, avec la popularisation du travail hybride, il ne serait pas très sage d’investir dans l’ameublement et l’équipement d’une salle de réunion que vous n’utiliserez ensuite qu’une fois par semaine.
Changer de cadre pour organiser une réunion : quels avantages ?
Un autre détail qui rend la location de salle de réunion intéressante est le fait qu’elle permet aux membres de l’entreprise de changer d’environnement. En louant une salle pour une séance de travail, vous vous donnez l’occasion de « changer d’air ». Cela peut avoir un effet bénéfique sur les membres de votre équipe. Ils pourraient être plus détendus et plus disposés à participer pleinement à la réunion. Aussi, on peut espérer que le fait de changer de cadre de travail renforcera leur cohésion et créera un sentiment d’appartenance.
Vous pouvez ainsi louer une salle dans une ville différente ou même dans un autre pays, ou encore louer une salle de réunion totalement atypique ou insolite, comme un loft ou une pièce dans la demeure d’un particulier. Cela pourrait inspirer vos employés et libérer leur créativité.
Quelle salle de réunion pour quel type de rencontre ?
Les critères à prendre en considération pour le choix de votre salle de réunion varient en fonction du genre d’événement ou de rencontre que vous souhaitez organiser. Ainsi, pour un séminaire d’entreprise, il va vous falloir un cadre convivial et propre à motiver vos employés. La salle de réunion doit être de grande taille pour que tous les participants y trouvent une place et soient aussi à l’aise que possible ;
Une formation requiert quant à elle une salle de réunion confortable, où les apprenants seront placés dans les meilleures conditions pour écouter et comprendre. Par ailleurs, elle doit offrir un agencement modulable, pour que toutes sortes d’exercices et d’activités puissent y être réalisées et pour répondre aux besoins de la formation ;
Vous souhaitez organiser un afterwork ? Dans l’idéal, vous aurez besoin d’une salle située hors des locaux de l’entreprise. La salle qui accueillera cet événement sera choisie en fonction du type d’activités prévues. Il pourra s’agir d’une dégustation de vins et fromages, de jeux, d’un dîner ou même d’une soirée karaoké.
Le before-work est une pratique émergente dans les entreprises qui pourrait vous intéresser. Contrairement à l’afterwork, le before-work, qui signifie littéralement « avant-travail » en anglais, consiste à rassembler des collaborateurs ou partenaires avant une réunion. Le cadre pour un before-work doit être propice à créer des liens entre les participants dans une ambiance conviviale. Il doit également leur permettre de se vider l’esprit et de faire le plein d’énergie pour entamer la réunion dans le meilleur état d’esprit possible. Une salle de réunion avec terrasse ou jardin pourrait être parfaite pour un before-work.