Pour comprendre le fonctionnement d’une entreprise, créer un organigramme semble être une solution tout à fait adéquate.
Afin de comprendre le fonctionnement d’une entreprise en un seul coup d’œil, l’organigramme reste encore le meilleur moyen d’illustrer cela. Facile à créer, il peut prendre différentes formes afin de trouver celle qui correspond le mieux à son organisation d’entreprise. Alors qu’est-ce qu’un organigramme d’entreprise ? Comment créer un organigramme ? On vous explique tout !
Un organigramme d’entreprise, c’est quoi ?
Avant de se demander comment faire un organigramme, il convient avant tout de savoir ce qu’est un schéma d’organigramme. L’organigramme d’entreprise est souvent décrit comme un graphique ou schéma représentant la structure organisationnelle d’une entreprise. Il permet notamment de détailler qui sont les membres du personnel et de donner des informations relatives à leur sujet selon le modèle souhaité. Son but est aussi d’illustrer les rapports de hiérarchie. On peut partir d’une page vierge, mais aussi utiliser un organigramme d’entreprise à remplir afin de créer un organigramme.
Un organigramme d’entreprise est donc tout à fait susceptible d’évoluer en permanence selon les arrivées, les départs, les promotions, etc. Créer un organigramme implique donc de faire preuve de souplesse puisque ce dernier aura l’occasion de changer un bon nombre de fois tout au long de la vie de l’entreprise.
À qui revient la tâche de créer un organigramme ?
Créer un organigramme n’est pas une tâche complexe, mais demande un certain savoir-faire et surtout d’avoir à sa disposition tous les éléments pour remplir ce dernier. Élaborer un organigramme revient alors le plus souvent aux personnes qui disposent de ces informations, mais qui ont aussi besoin de faire comprendre la structure hiérarchique de l’entreprise à l’ensemble du personnel soit : la direction ou le service ressources humaines.
Cela étant, n’importe quel membre d’une entreprise en possession des informations nécessaires peut tout à fait se lancer et concevoir un organigramme.
Faire l’organigramme d’une entreprise est-il obligatoire ?
Il n’est pas du tout obligatoire de faire l’organigramme d’une entreprise. En effet, créer un organigramme est à la libre appréciation de chaque structure. Si cet outil est fortement recommandé, il n’est donc pas du tout obligatoire.
Quels avantages à réaliser un organigramme ?
Si réaliser un organigramme n’est pas obligatoire pour une entreprise, créer un organigramme offre pourtant de nombreux avantages.
Schématiser son fonctionnement
Créer un organigramme permet de gagner en lisibilité en ce qui concerne le fonctionnement de l’entreprise. Toute personne étrangère à cette dernière peut facilement faire la lecture des différentes personnes qui y travaillent, quelle est leur fonction, quels sont les rapports de hiérarchie. En un regard, il est possible d’avoir une vision globale du fonctionnement de l’entreprise et une excellente compréhension que l’on aura du mal à obtenir avec un texte écrit ou une explication orale par exemple.
Comprendre le rôle de chacun
Dans une grande entreprise, il n’est pas rare que tous les salariés ne se connaissent pas. De même, un nouvel entrant pourra avoir du mal à mémoriser le visage et la fonction de chaque membre du personnel. Avec l’organigramme de structure, chacun peut ainsi y voir beaucoup plus clair, mais aussi savoir à qui s’adresser en fonction de son besoin. Il s’agit donc d’un outil qui permet de s’intégrer beaucoup plus facilement à la vie de l’entreprise.
Analyser l’entreprise
L’organigramme de société permet de mettre à plat le fonctionnement d’une entreprise et d’identifier potentiellement certaines failles sans son fonctionnement comme par exemple un doublon au niveau des fonctions ou encore le manque de poste dans certains services. Il offre une vision claire au dirigeant qui peut anticiper de potentielles problématiques futures et fait donc partie des outils qui participent au développement de l’entreprise à part entière.
Les différents types d’organigramme
Pour créer un organigramme, il faut savoir qu’il en existe différentes sortes qui répondront par conséquent plus ou moins à son besoin. Choisir la bonne sorte d’organigramme de société va permettre d’illustrer le type d’organisation de son entreprise avec d’autant plus de justesse.
La pyramide
L’organigramme en pyramide a une forme triangulaire et se lit de haut en bas. Plus on remonte et plus on monte dans la hiérarchie pour avoir à la pointe supérieure le dirigeant principal de l’entreprise. La base de la pyramide est donc constituée des membres du personnel sans responsabilités hiérarchiques. On peut par ailleurs définir les différents services par les liens d’interconnexion entre les membres du personnel. Créer un organigramme en pyramide est bien souvent la forme la plus classique.
L’arbre
Avec l’arbre, il est possible de créer un organigramme dont la lecture se fait de gauche à droite. À gauche se trouvent donc le dirigeant et les membres du personnel se trouvant sur la même ligne verticale et bénéficiant du même niveau hiérarchique.
Le replié
Il s’agit d’une combinaison des deux précédents schémas qui permet de faire une lecture à la fois de haut en bas, mais aussi de gauche à droite.
Le circulaire ou planétaire
Créer un organigramme circulaire ou planétaire n’est possible que dans une entreprise avec une structure collaborative. Ce schéma prend donc une forme circulaire et s’articule autour d’un noyau central. Ici, l’importance n’est pas donnée à la hiérarchie, mais au rôle que chacun se doit de jouer.
Le trèfle
Il s’agit du même principe que pour la forme d’organigramme circulaire à la différence que l’on distingue plusieurs axes qui permettent de définir des piliers distincts. Ces piliers peuvent être des fonctions ou encore des valeurs de l’entreprise par exemple.
Comment créer un organigramme ?
La création d’un organigramme repose sur plusieurs étapes qui permettront de parvenir au résultat souhaité. Le respect de ces différentes étapes sera le meilleur moyen de créer un document adéquat et durable dans le temps.
Se poser les bonnes questions
Pour créer un organigramme, tout commence en se posant les bonnes questions telles que :
- Dans quel but cet outil va-t-il être utilisé ?
- Quel type d’organigramme répondra aux attentes de l’entreprise ?
- Quelles sont les informations qui vont y figurer ?
- Comment sera faite la mise à jour de cet outil ?
- Qui va prendre en charge sa conception ?
- De quels documents va-t-on avoir besoin pour sa création
Les réponses à toutes ces questions seront donc nécessaires pour savoir à quoi va ressembler l’organigramme et quelles sont les informations que l’on pourra y trouver.
Trouver un outil adéquat
Il est recommandé de trouver un outil adéquat à la réalisation de l’organigramme et que l’on pourra réutiliser ensuite si l’on a besoin de le mettre à jour. Pour gagner du temps et éviter les erreurs, on peut notamment opter pour un template à remplir ou un modèle qui permettra de profiter d’un joli design, bien pensé, qui ne devra plus qu’être rempli par les informations souhaitées.
Il existe des modèles accessibles et modifiables sur plusieurs logiciels comme la suite Office, Adobe Stock ou encore des logiciels de créations en ligne spécialisés.
Diffuser le document
Une fois l’organigramme créé, il faudra aussi trouver les bons moyens de le rendre visible et accessible pour les membres du personnel. Un partage une fois ce dernier réalisé est un bon moyen de le diffuser, mais il faudra aussi faire en sorte qu’il puisse être accessible au besoin que ce soit en ligne comme dans les couloirs de l’entreprise.
