La note de frais correspond à un document que présente un salarié à son entreprise qui couvre tout ou partie des dépenses dans son travail pour l’entreprise dans un délai précis. Sur la base de ces éléments, l’entreprise remboursera le salarié au réel ou selon un forfait convenu. Toute note de frais accompagnée de justificatif en cohérence avec l’activité du salarié pour l’entreprise ou dans son intérêt est éligible à un remboursement. En général ces notes de frais recouvrent des dépenses de déplacement en voiture ou transport en commun, des frais d’hébergement, de repas, de télétravail… Focus sur les précautions et règles à suivre ou tout savoir sur comment faire une note de frais
La gestion des notes de frais : pourquoi est-ce important de l’optimiser ?
Comment améliorer sa gestion des notes de frais ?
La gestion des notes de frais exige une grande attention des gestionnaires, c’est une opération délicate et chronophage. Définir une politique de dépenses facilite la régulation des frais professionnels des salariés. En précisant ses règles et un processus de validation et de remboursement, l’entreprise écarte tout malentendu et génère une fluidité du traitement.
Une procédure fastidieuse pour les salariés
Si la loi n’exige pas de formalisme pour établir une note de frais, c’est souvent pour le salarié une perte de temps. Il doit réunir les éléments à fournir pour se faire rembourser : date d’engagement de la dépense, définition de sa mission, lieu du déplacement, catégorie des frais, le montant dépensé, la TVA payée, la facture et autres justificatifs… De plus certaines demandes de remboursement peuvent concernées des frais non liés à l’activité de l’entreprise, et d’autres être oubliées.
Des risques d’erreurs et de fraudes plus importants
Selon une étude de HRS et de la fondation GBTA, 19% des notes de frais comportent des erreurs. Dans la gestion des notes de frais, mieux vaut éviter toute erreur et veiller à appliquer les règles officielles en la matière, et savoir comment faire une note de frais. La fraude est tentante, sur les frais kilométriques… entrainant perte de temps et d’argent, de productivité et de confiance. Elle peut être intentionnelle, par erreur ou par ignorance des règles. Autant mettre en place un système de création, diffusion, contrôle, validation, et remboursement des notes de frais propre à l’entreprise et respectant les lois en vigueur.
Un risque de non conformité avec la politique de frais de l’entreprise
En définissant un processus RH de remboursement et en établissant une politique de dépenses claire, l’entreprise facilite la tâche du salarié et du gestionnaire. Une gestion non maitrisée des notes de frais peut entrainer pour non-conformité des coûts en cas de contrôle fiscal. Anomalies ou non-conformités sont autant de risques à éliminer.
5 bonnes raisons d’équiper vos équipes d’une application de note de frais
Compte tenu de l’importance des enjeux liés à la gestion des notes de frais, proposer une solution adaptée pour les équipes comme une application mobile pour les notes de frais est à envisager. Cela pourrait leur permettre de :
Gagner du temps grâce à l’automatisation
L’automatisation de la gestion des notes de frais garantit un gain de temps pour tout le monde. Procédures et délais sont réduits, les risques d’erreur limités, le nombre d’intervenant diminué. Le processus devient fluide et pratique pour obtenir un remboursement des frais engagés, une application mobile permet au salarié de saisir en temps réel les éléments de ses dépenses professionnelles. Pour l’entreprise, le logiciel de note frais centralise les frais des collaborateurs comme ceux de la flotte automobile… tout en assurant un contrôle.
Faciliter la transmission des justificatifs
La dématérialisation de la procédure évite au maximum l’envoi de document. La paperasse disparait, générant par là-même une gestion fluide des notes de frais. Un gain de temps et d’efficacité pour l’entreprise qui profite ainsi de l’optimisation de ses ressources humaines et matérielles.
Disposer d’un moyen de contrôle efficace
La réponse à comment faire une note de frais passe par un contrôle interne qui examine avec minutie le processus de gestion des notes de frais. Il identifie les anomalies éventuelles pour appliquer ensuite à tout ajustement. Cette démarche procure une visibilité sur le niveau de maîtrise des différentes étapes de la gestion des notes de frais.
Faciliter le traitement par le service comptabilité
En matière de note de frais, la comptabilité connait une réglementation stricte. Raison de plus de maîtriser de bout en bout le processus, pour qu’elle les saisisse convenablement. Dans le compte “voyages et déplacements” pour les frais de transport, billets d’avion, train, métro, péage, voiture, frais kilométriques, etc. Dans le compte “missions” pour les frais de logement et de repas, en traitant aussi ce qui concerne la TVA déductible.
Générer des profits grâce à l’optimisation
Selon une étude de HRS et de la fondation GBTA, une erreur sur une note de frais entraîne 18 minutes de traitement et coûte 48€ supplémentaires, ce qui peut être évité avec l’automatisation. Le comment faire une note de frais passe donc par un audit, une politique de frais professionnels, un processus précis de traitement des notes de frais… l’automatisation du processus…
Autant de leviers pour maîtriser le budget des frais professionnels, le deuxième plus gros poste de dépense après les salaires.
