On l’a bien vu ces derniers mois, s’il y a un sujet au-delà de celui du COVID qui déchaîne les passions, c’est celui du télétravail. Plébiscité ou décrié, celui-ci a su lancer le débat sur tous les médias. Que le futur soit en mode télétravail ou hybride, le post-pandémie risque de ne plus être 100% présentiel.
Qu’avons-nous appris de ces deux années confinées ? Quelles sont les bonnes pratiques à conserver pour allier bien être et efficacité avec une équipe
distribuée ? Quelles sont les bases de la communication et de la collaboration essentielles à un télétravail pérenne ?
Voyons ensemble les 4 piliers importants pour une gestion distancielle efficace de
vos équipes : communication, planification, technologie et objectifs.
Les bonnes pratiques de la communication
Sans grande surprise, une bonne communication est la base de toute collaboration. Cependant, alors qu’il est aisé d’instaurer une culture d’écoute et de transparence lorsque tout le monde est dans le même bureau physique, les choses se compliquent lorsque tout ou partie des collaborateurs sont distribués.
Pas facile de savoir si untel est disponible, ou si un autre suit la conversation, caché derrière son écran. Il est d’ailleurs facile de perdre le contact avec ses équipes et de ne plus savoir qui fait quoi. Alors, comment y remédier ?
La mise en place de rituels de communication permet de parer à ces difficultés du quotidien. Des récurrences clairement établies dans l’agenda de chacun, avec un objectif clair, permettent à la fois de maximiser cette communication et de limiter les interruptions.
Par exemple, j’ai instauré dans mes équipes une routine quotidienne de 30 minutes, caméra allumée, pour discuter des difficultés de la journée, des projets en cours, de l’aide requise, ou des projets futurs. Cette discussion hybride, tantôt orientée affaires courantes, tantôt orientée rencontre à la machine à café, permet de décompresser, de se retrouver entre collègues, de garder le contact et de se sentir entouré, soutenu. Elle permet également de limiter les interruptions impromptues durant la journée, car les différents points à aborder peuvent souvent être soulevés en équipe en fin de journée.
D’autres rituels peuvent améliorer cette communication : discussion d’équipe hebdomadaire pour partager les projets en cours ou discuter des chiffres, mensuelle pour parler du moral des troupes, trimestrielle pour faire le bilan et prévoir le trimestre suivant, sont autant de rendez-vous programmés qui permettent de rythmer la communication et d’assurer une cohésion d’équipe.
Il reste malgré tout un élément majeur à renforcer pour assurer le succès de cette approche : obtenir l’attention des équipes. S’assurer que chacun soit impliqué dans la conversation et non pas en train de répondre à des e-mails. Pour y parvenir, une revue régulière de ces rituels en équipe est importante : “devrait-on changer la fréquence, les thèmes, les personnes présentes ?” sont des questions qu’il faut se poser fréquemment, et l’implication des équipes dans ce processus est vitale.
L’art de la planification
Une journée de travail au bureau est rythmée par des horaires fixes. J’arrive à 9h, réunion jusqu’à 10h, pause café, fichier excel, pause repas, réunion avec mon manager, lancement d’une campagne, 18h, la journée se termine. Tout le monde vous voit, sait quand vous êtes au téléphone ou en réunion, quand vous avez vos écouteurs en signe de “ne pas me déranger, merci”, ou quand vous allez prendre votre dose de caféine quotidienne. Les codes sont clairs, connus de tous.
En télétravail, ou dans un monde hybride, les codes sont brouillés. Dur à dire quand une personne est disponible ou non, si vous allez la déranger, si le moment est opportun. D’où l’importance d’une bonne planification et d’une transparence additionnelle.
En établissant clairement les rituels mentionnés précédemment sur son calendrier et en gardant celui-ci ouvert aux équipes, vous créez un premier niveau de collaboration. En utilisant cet outil qu’est le calendrier pour bloquer certains créneaux pour du travail de fond, et en en ouvrant d’autres pour que vos collègues puissent facilement vous approcher, vous allez plus loin et encouragez une plus grande communication.
Enfin, le télétravail, c’est aussi une méthode pour casser le carcan du 9h/18h. A partir du moment où l’employé atteint ses objectifs et se rend disponible pour les rendez-vous importants et différents rituels, pourquoi ne pas lui laisser l’autonomie de bloquer son calendrier 1h le mercredi après-midi pour amener le petit dernier au foot, et ouvrir une heure dans son agenda le soir pour travailler sur un nouveau projet, si nécessaire ? L’employée gagne en qualité de vie et en flexibilité, et l’entreprise atteint ses objectifs tout en réduisant les risques d’attrition. Tout cela peut se faire de manière simple et transparente à l’aide d’un calendrier partagé.
Les essentiels de la technologie
La technologie ne fait pas tout, mais elle permet beaucoup de choses. Être bien équipé est important pour permettre aux équipes de travailler efficacement, de n’importe où. Et pas seulement à l’aide d’un PC qui fonctionne ou d’un casque qui filtre les bruits de fond.
Par exemple, une messagerie interne permettra de passer d’un mode synchrone (je passe un appel dès que j’ai une question) générateur d’interruptions continues, ou d’un mode asynchrone lent (j’envoie un e-mail en mettant la terre entière en copie, pour me dédouaner, en espérant une réponse sous 5 jours ouvrés) souvent contre-productif, à un mode asynchrone rapide qui encourage la collaboration et la communication au rythme de chacun.
La messagerie d’équipe permet également de mêler conversations privées et conversations de groupe, sur des thématiques spécifiques, pour encourager et simplifier la collaboration.
En plus de la messagerie d’équipe, les canaux évidents du télétravail seront bien sûr la téléphonie (on ne remplacera jamais l’émotion que communique la voix) et la vidéo, qui permettront des rendez-vous à distance tout en conservant un certain niveau de proximité. Mais la technologie peut aller beaucoup plus loin dans l’accompagnement des besoins des équipes ! La prise en compte des horaires de travail ou des congés, par exemple, permet de bloquer les appels ou vidéos entrants automatiquement après une certaine heure et ainsi de préserver la balance vie professionnelle / vie privée des collaborateurs.
De la même manière, la technologie permet également d’annoncer à ses collègues lorsque l’on est au téléphone, en réunion, ou tout simplement occupé de manière à ne pas être dérangé au milieu d’une tâche et ainsi maximiser la productivité de chacun. Le messaging permet même d’annoncer la couleur, l’humeur du jour, les urgences à gérer ou les horaires, via un statut personnalisé qui remplace le visage souriant ou la mine renfrognée du bureau.
Loin d’être des privilèges exclusifs au salarié, ces avancées technologiques bénéficient également à l’entreprise avec une approche BYOD (Bring Your Own Device) réduisant les coûts et la complexité de gestion. En réunissant toutes les applications de communication au sein d’une app unique, plus besoin pour le salarié de transporter un téléphone de fonction partout avec lui, le téléphone privé devient un outil de travail qui se coupe automatiquement une fois la journée terminée.
La maîtrise des objectifs
Le dernier pan de la stratégie de télétravail, et certainement le plus crucial, c’est la maîtrise des objectifs. On l’a bien compris, le management à la papa où l’employé n’est efficace que si son manageur le voit travailler depuis sa chaise, qu’il arrive à l’heure au bureau, ne rechigne pas à faire des heures sup et ne passe pas trop de temps aux toilettes ou à la sacro-sainte machine à café, n’est pas tout à fait compatible avec le télétravail.
Il va soit falloir installer des caméras dans le salon de nos employés, des logiciels espions comptant le nombre de touches pressées par heure sur le clavier et des firewall bloquant tous les sites non-professionnels… soit changer de méthode de management.
Par définition, le télétravail se fait à distance, il devient donc difficile de contrôler les horaires de travail ou d’encourager le présentéisme. Mais est-ce vraiment un mal ?
La peur du manageur de voir ses équipes profiter du système pour flâner à la maison semble infondée, même contredite par certaines études récentes. L’ADP nous disait l’été dernier que la pandémie avait fortement augmenté le nombre d’heures supplémentaires non-payées effectuées par les salariés. Alors, comment éviter les deux extrêmes ?
Tout passe par une maîtrise claire et communiquée des objectifs. Que vous soyez un ayatollah du modèle Google des OKR, plutôt orienté MBO ou simplement gestionnaire de KPIs, tous ces acronymes ont une chose en commun – la gestion d’équipe par objectifs.
Au bout du compte, employez-vous des collaborateurs parce que vous achetez leur temps, ou parce que vous avez besoin qu’ils accomplissent quelque chose de précis ? En donnant à vos équipes des objectifs clairs et mesurables (cette dimension est essentielle), et que ceux-ci parviennent à atteindre ces objectifs, peu importe qu’ils aient allumé leur PC à 8h55 ou qu’ils aient passé 12.7 minutes aux toilettes. Encore faut-il s’assurer que le calendrier soit à jour et que les points d’équipes réguliers soient respectés pour permettre la création d’un écosystème de travail qui soit bénéfique à tous.
Les points réguliers deviennent alors l’opportunité de discuter de ces objectifs, de l’avancée des projets, des besoins ou des obstacles pour y parvenir. Les outils de communication permettent eux de garder le contact en respectant le rythme de chacun et de garder le cap sur les objectifs. En vous assurant d’avoir tous les éléments nécessaires en termes de communication, de planification, d’outillage et d’objectifs, vous devriez avoir tout ce qu’il vous faut pour gérer vos équipes au mieux, en hybride comme en télétravail complet.