Instabilité économique, climatique, évolution des modes de travail, des exigences des salariés, des clients, les entreprises doivent plus que jamais définir des objectifs clairs, tendre vers la durabilité et minimiser les frictions numériques internes.
Dans ce contexte, elles doivent intégrer les nouvelles technologies – IA, machine learning (ML), réseaux neuronaux, informatique quantique, 5G, edge computing – afin de s’adapter, d’innover et d’optimiser leurs process. Mais cela repose sur les compétences, la connaissance des salariés, sur leur capacité d’interagir avec le contenu mais aussi avec les autres, et d’extraire du sens de ces interactions. En facilitant les connexions entre les silos d’information, l’Enterprise Search constitue un vecteur clé de l’innovation. Grâce aux avancées de l’IA – réseaux neuronaux et grands modèles de langage (LLM) – la recherche d’informations en entreprise entre dans une ère nouvelle, avec des capacités accrues. Tour d’horizon des tendances de l’Enterprise Search 2023.
Éviter la formation d’îlots d’information
La perte des compétences organisationnelles est l’un des problèmes les plus sérieux auquel les entreprises sont aujourd’hui confrontées. Qu’il soit le résultat de la Grande Démission, l’attrition volontaire, les licenciements, les restructurations suite à une fusion/acquisition ou autres réductions d’effectifs, le turnover laisse souvent les compétences de l’entreprise isolées sur des îlots d’information. A ces situations de pertes de compétences s’ajoute la difficulté de partager les connaissances et développer des connaissances collectives dans un contexte de travail hybride ou d’explosion des données non structurées et contenus numériques. Une étude récente, portant sur 1 000 responsables informatiques dans de grandes entreprises, montre que 67 % d’entre eux sont préoccupés par cette perte de compétences et d’expertise lorsque les gens quittent l’entreprise. Le coût de cette fuite des cerveaux et du partage inefficace des connaissances est considérable. IDC estime que les entreprises listées dans Fortune 500 perdent environ 31,5 milliards de dollars chaque année en raison du non-partage des connaissances. Un chiffre alarmant, compte tenu de l’incertitude économique actuelle. Améliorer la quête d’informations et perfectionner les outils nécessaires pour les récupérer, en prenant l’exemple d’une entreprise figurant dans le classement Fortune 500, comptant 4 000 collaborateurs lui permettrait d’économiser environ 2 millions de dollars par mois sur la productivité perdue.
Une recherche d’informations intelligente évite la formation d’îlots d’information et permet aux entreprises de trouver et partager l’information et de connecter plus facilement les employés à la connaissance, à l’expertise et de relier des silos d’information disparates. Un dispositif d’échange et d’émulation qui facilite l’innovation et la productivité.
Rendre accessible les différentes expériences des collaborateurs
Avec l’expansion constante de la quête d’efficacité, le nombre d’applications utilisées par un employé augmente fortement. Ce morcellement des applications exacerbe les silos d’information et crée des frictions numériques chez les employés contraints de changer constamment d’application pour mener à bien leur tâche. Aujourd’hui, le collaborateur accède à une quarantaine d’applications par jour, chacune avec ses particularités et son expérience propre en termes de recherche (souvent sous-optimale). Selon une étude récente de Gartner, 44 % des utilisateurs ont déjà pris une mauvaise décision, faute de savoir qu’il existait déjà dans l’entreprise des informations qui auraient pu les aider et 43 % reconnaissent n’avoir pas notifié, ni partagé des informations importantes, égarées dans une pluralité vertigineuse d’applications.
Grâce à la recherche intelligente d’informations en entreprise, les diverses expériences des employés sont centralisées et accessibles via une interface unique permettant ainsi de réduire considérablement les changements d’applications, de minimiser la frustration des salariés et de rationaliser la productivité et la collaboration.
Mettre en place une procédure de recherche durable
Selon l’étude un bon tiers des employés confient ne pas trouver la plupart du temps, voire à chaque fois, les informations recherchées. Les outils de recherche basiques intégrés aux applications du lieu de travail n’offrent généralement pas la pertinence nécessaire pour obtenir une information adaptée. Si les outils de recherche intelligents sont plus performants, ils peuvent décevoir lorsqu’ils sont confrontés à des scénarios assez épineux. L’arrivée des grands modèles de langage (LLM), ouvre de nouvelles perspectives en termes de recherche vectorielle, en permettant de récupérer des informations basées sur le sens. Ils associent l’approche de recherche sémantique vectorielle à la recherche statistique par mot-clé afin d’assurer la plus grande pertinence possible. Cette technologie ne se limite pas à une amélioration incrémentielle de la pertinence, mais offre des systèmes informatiques apprenants des humains, et non l’inverse.
Enfin, l’Enterprise Search offre une procédure de recherche basée sur le modèle Question-Réponse de Google. Avec les grands modèles de langage et la capacité à travailler de manière sémantique (en se basant sur le sens), la procédure Question-Réponse (Q&A) est simplifiée. Grâce à la recherche neuronale, la solution est capable de fournir des réponses directes à des questions simples, lorsque les réponses recherchées sont présentes dans le corpus de recherche associé. En réduisant le temps d’accès aux informations, l’employé obtient une réponse rapide et peut ainsi poursuivre sa tâche.
Plus stratégique que jamais, la recherche intelligente d’informations en entreprise est devenue plus pointue et puissante. Plus d’informations, d’applications, de compétitivité, et d’employés exigeants, imposent aux entreprises de rationaliser leur workplace numérique, d’en supprimer les frictions, d’éliminer les îlots d’information inefficaces et de mettre en œuvre un environnement où les missions des employés sont plus valorisantes. Les entreprises qui adoptent une recherche intelligente d’informations dans le cadre de leur transformation numérique et de leur stratégie data, en récolteront les fruits avec une main-d’œuvre plus productive, plus engagée et, à la clé, de l’innovation, de meilleurs résultats et une efficacité globale renforcée.
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