Il peut être assez compliqué de passer le cap de la première embauche, qu’il s’agisse de la crainte de se tromper dans le recrutement mais aussi de l’angoisse que peut générer l’administratif ! Cependant, il faut parfois savoir se lancer pour développer son activité et/ou répondre à des pics de charge.
Une fois que vous avez trouvé la personne qui vous accompagnera dans cette aventure, quelles sont les formalités d’embauche à accomplir ? Comment effectuer son bulletin de salaire ?
Faisons le point sur toutes les étapes du recrutement d’un premier salarié.
Recruter son premier salarié : de l’entretien à l’intégration
Un processus de recrutement se décompose en plusieurs étapes :
- Analyse de votre besoin et description du poste à pourvoir,
- Choix des canaux de diffusion de vos offres,
- Sélection des candidats via le tri des candidatures et les entretiens,
- Intégration du candidat sélectionné.
1 : Définition de votre besoin de recrutement
L’analyse de votre besoin va vous aider à rédiger la description du poste à pouvoir, que vous diffuserez par la suite. L’analyse du besoin porte sur trois points principaux :
- Les informations principales concernant le poste que vous souhaitez proposer : l’objectif du poste, la fonction, la mission générale, les activités complémentaires, temps plein ou partiel, les contraintes (comme d’éventuels déplacements, des horaires décalés etc.), le type de contrat (CDI, CDD, contrat d’apprentissage) etc.
- Le profil adéquat pour pourvoir le poste : vous identifiez les critères objectifs à remplir afin de déterminer le profil le plus adapté au besoin : les compétences indispensables et celles appréciées, les qualifications (diplômes, certifications etc.), le nombre d’années expérience, les savoir-être. Attention à ne pas introduire de critères discriminatoires dans l’annonce (genre, âge …).
- Les contreparties que vous pouvez proposer au futur salarié : salaire de base, primes, remboursement de transport, ticket restaurant, mutuelle etc. Identifiez tous ce que vous consentez à offrir à votre futur embauché en échange de son travail. Attention, certains avantages sont obligatoires comme le remboursement du transport à hauteur de 50 %, ne les oubliez pas !
Cette analyse devez vous permettre de rédiger votre offre d’emploi !
2 : Diffusion de votre offre d’emploi
Une fois votre annonce d’emploi bien rédigée, il va falloir la diffuser ! S’il s’agit de votre premier salarié, vous allez nécessairement la diffuser en externe puisque vous ne pouvez pas proposer le poste à d’autres salariés. Pour cela, étudiez vos différents moyens de recherche et leur prix afin de choisir les canaux de diffusion les plus adaptés :
- Pôle Emploi,
- Les différents job boards : Apec, Cadremploi, Welcometothejungle etc.,
- Vos différents réseaux sociaux professionnels : Instagram, Facebook, Linkedin,
- Sur votre site internet si vous en avez un,
- Les cabinets de recrutement.
N’oubliez pas de faire marcher votre réseau, de nombreux postes sont pourvus comme ça.
3 : Sélection du candidat
La sélection du nouvel embauché se fait, le plus souvent, en deux temps :
- Étude et tri des CV : si votre annonce a du succès, il est possible que vous receviez beaucoup de CV. En moyenne un recruteur ne consacre que 40 secondes à un CV. Pour faire votre choix, appuyez-vous sur la description de poste et sélectionnez ceux qui s’en rapprochent le plus et vous semblent les plus pertinents. Attention à ne pas chercher le mouton à 5 pattes, il n‘existe pas ! Une lettre de motivation peut vous permettre de départager les candidats.
- Entretien d’embauche : une fois les CV les plus pertinents sélectionnés, vous recevez les candidats en entretien d’embauche. Ce temps d’échange permet à la fois d’affiner votre sélection en creusant les motivations, mais aussi de vérifier si le feeling passe avec votre futur premier embauché ! Préparez bien ces entretiens, il existe certaines techniques pour bien évaluer les candidats. Ceux-ci peuvent se faire en présentiel ou par visio-conférence, selon votre convenance.
Une fois votre candidat sélectionné, vous lui soumettez sa promesse d’embauche, rédigez son contrat de travail et réalisez les différentes formalités relatives à l’embauche.
4 : l’intégration du nouvel embauché
Pas si vite ! Le processus de recrutement ne s’arrête pas à la sélection du candidat. L’intégration du nouvel embauché, aussi appelé «onboarding » fait partie intégrante de celui-ci.
Cette période d’intégration est cruciale. En effet, une étude de la DARES montre que près de 20% des CDI sont rompus au cours des trois premiers mois, principalement à l’initiative du salarié. Or, un recrutement coûte cher, en moyenne 5 800€.
Pour éviter que votre nouvel embauché ne parte à peine arrivé, bien l’intégrer est essentiel. Vous pouvez lui proposer un kit d’accueil et/ou une journée d’intégration par exemple. Votre nouvelle recrue doit rapidement être en mesure d’appréhender ses missions ainsi que l‘organisation de l’entreprise.
Embauche du premier salarié : les formalités administratives
Une fois le candidat sélectionné et avant sa prise de fonction, certaines formalités administratives d’embauche doivent obligatoirement avoir été effectuées, à savoir :
- La déclaration du nouvel embauché aux organismes sociaux,
- L’affiliation de votre entreprise à une caisse de retraite,
- L’ouverture d’un registre unique du personnel,
- L’information de l’inspection du travail et du service de santé au travail,
- La rédaction d’un contrat de travail.
1 : Déclaration du nouvel embauché aux organismes sociaux
La déclaration d’un nouvel embauché à l’ensemble des organismes sociaux se fait via la DPAE (déclaration préalable à l’embauche). Pour la toute première embauche, vous devez préalablement créer votre compte employeur sur le site de l’Urssaf.
La DPAE doit être transmise dans les 8 jours précédents la prise de fonction du salarié.
La déclaration préalable à l’embauche est une déclaration unique permettant :
- d’immatriculer votre entreprise en tant qu’employeur à la sécurité sociale ;
- d’immatriculation votre salarié auprès de la sécurité sociale ;
- d’affilier votre entreprise au régime d’assurance chômage ;
- de faire adhérer votre entreprise à un service santé du travail (SST),
- de faire la demande pour la visite médicale d’embauche ;
- de dresser la liste des salariés embauchés en vue des déclarations sociales.
La déclaration préalable à l’embauche doit être faite pour toute nouvelle embauche quel que soit le type de contrat, sauf les stagiaires (qui ne sont pas des salariés).
Bon à savoir : Vous pouvez réaliser votre DPAE via le titre emploi-services entreprise (TESE). Ce dispositif vise à simplifier les formalités sociales d’embauche.
2: Affiliation de votre entreprise à une caisse de retraite
Lorsque vous envisagez de réaliser un premier recrutement, il faut obligatoirement contacter les caisses de prévoyance : AGIRC (cadres) et/ou ARRCO (non cadres).
En effet, vous devez mettre en place la retraite complémentaire car l’affiliation est obligatoire pour tous les salariés, quel que soit leur statut.
Comment savoir quelle est la caisse de retraite complémentaire à laquelle vous devez adhérer ?
- Munissez-vous de l’identifiant de votre convention collective (IDCC),
- Rendez-vous sur : https://www.espace-entreprise.services-retraite.fr/
3 : Ouverture d’un registre unique du personnel
L’ouverture du registre unique du personnel est obligatoire dès le premier recrutement, y compris si la nouvelle recrue est un stagiaire. D’ailleurs, les informations concernant les stagiaires sont inscrites dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
Ce document répertorie les salariés et les stagiaires travaillant ou ayant travaillé dans l’entreprise. Ils sont inscrits par ordre d’arrivée avec un certain nombre d’informations les concernant :
- Identification du salarié,
- Date d’embauche,
- Date de sortie de l’entreprise,
- Type de contrat de travail,
- Informations spécifiques pour les travailleurs étrangers, les stagiaires, les salariés intérimaires ainsi que les salariés mis à disposition par un groupement d’employeur.
Le registre peut être tenu sous format papier ou dématérialisé.
4 : Information de l’inspection du travail et du SST
La toute première embauche(hors stagiaire) doit faire l’objet d’une information de l’inspection du travail par lettre recommandée avec AR dans les 8 jours suivant celle-ci.
Pensez également à adhérer à un service de santé au travail (SST). En effet, vous disposez d’un délai de 3 mois suivant la prise de fonction de votre nouvel embauché pour organiser la visite d’information et de prévention auprès de la médecine du travail.
5 : Rédaction et signature du contrat de travail
La loi n’exige pas de document écrit pour une embauche en CDI à temps plein. Vous n’avez donc pas l’obligation de faire signer un contrat de travail à votre nouvelle recrue. Cependant, il est plus que conseillé de le faire afin de fixer les clauses importantes qui pourront vous prémunir d’un éventuel litige et d’ainsi cadrer rigoureusement votre collaboration : rémunération, durée du travail, période d’essai, qualification, attributions du salarié, convention collective applicable, etc.
La loi en revanche exige un écrit pour tous les autres contrats, et notamment les contrats à temps partiel (y compris en CDI), les CDD ou encore les contrats d’alternance. L’absence de contrats de travail signé pourrait permettre de considérer le salarié comme étant en CDI à temps plein. De plus, ces contrats doivent respecter un formalisme bien précis et des délais de signature sous peine de sanction.
Vous connaissez désormais toutes les étapes d’un processus de recrutement ainsi que les différentes formalités à accomplir. Il ne reste plus qu’à se lancer ! Pour vous aider dans la rédaction du contrat de travail ou la DPAE, n’hésitez pas à utiliser une application ou un logiciel RH.
Sources :
https://independant.io/statistiques-tendances-recrutement/
https://www.digitalrecruiters.com/blog/reussir-lonboarding-de-nouveaux-collaborateurs
https://www.fiche-paie.net/page/quelles-sont-les-differentes-declarations-sociales-obligatoires
https://www.fiche-paie.net/page/registre-unique-du-personnel-quelles-obligations-pour-lemployeur