L’entretien annuel est le socle des actes managériaux pour l’année à venir (défis, attentes…) en reposant sur l’année écoulée. C’est l’acte managérial le plus impliquant pour l’entreprise et le collaborateur si ce dernier s’inscrit dans une continuité managériale comportant des points d’étapes. Voici les points clés à respecter pour réussir les entretiens annuels d’évaluation de vos collaborateurs.
Etre à l’écoute du collaborateur
L’entretien doit être orienté principalement autour des objectifs en prenant en compte le chemin (événements marquants, satisfactions, difficultés…). Il doit intégrer le passé (le niveau de réalisation, quelles actions, niveau de contribution à l’entreprise…) et inviter à se projeter dans le futur (axes de développement, actions à mettre en place pour améliorer le travail réalisé, projet professionnel) en prenant en compte le présent (connaissances et compétences).
La condition incontournable est la définition précise des objectifs, qu’ils soient quantitatifs, qualitatifs ou comportementaux (pas de critères subjectifs) ! Le manager doit permettre au collaborateur de se situer au sein de l’entreprise en analysant son activité, ses attentes, ses besoins et ses valeurs et en l’orientant vers la recherche de solutions. Pour cela, il est indispensable de prendre en compte trois points principaux :
– la propre perception du collaborateur (nous avons chacun une «rationalité limitée» basée sur notre expérience ; l’écoute est importante en sachant faire reformuler avec la méthode VERA*) ;
– Evaluer n’est pas juger : regard sur les faits, les comportements et non sur la personne ;
– Avoir une posture d’écoute pour faire grandir.
Les étapes à suivre pour réussir un entretien
Il existe trois étapes principales à suivre pour réussir un entretien d’évaluation :
– Avant : préparer l’itinéraire de l’entretien (sur la base d’éléments factuels, il est conseillé d’être à l’écoute des managers transverses en interaction avec le collaborateur). Préparez et remplissez en amont les différentes rubriques et présentez le au collaborateur en lui demandant sa perception au fil de l’eau sans oublier d’utiliser la méthode VERA* ;
– Pendant : ponctualité, appréciation factuelle, faire grandir, orientation sur des solutions (questions sur le passé, puis sur le présent et le futur (projection) ;
– Conclure : validation commune de certaines actions, objectifs, attentes, enjeux…
Ces trois étapes se concrétisent de la façon suivante :
– Evaluation de la performance avec commentaires des collaborateurs, puis du manager;
– Evaluation des moyens mis en œuvre, des « bons » comportements (méthode OCI*);
– Projet professionnel.
Pour auto-évaluer les entretiens qu’il a menés, le manager peut se poser les questions suivantes :
– Ai-je orienté l’entretien sur le comment « j’ai réussi à faire » avant le « pourquoi je n’ai pas » ;
– Ai-je bien orienté la fonction d’appréciation, d’écoute et aide, d’orientation et besoin de formation ;
– Ai-je décliné les objectifs annuels (5 maximum) en objectifs mensuels ?
Attention : l’entretien annuel est trop souvent réalisé comme une évaluation, voir un jugement ponctuel de l’année écoulée au lieu d’être un bilan constructif…Dans ce cas, il faut le bannir ! Cela engendre stress et mal être pour beaucoup de salariés et il est du coup souvent jugé comme inutile (ou difficile) par les managers car cela nécessite de mettre en œuvre une véritable écoute pour accompagner et faire grandir ! Sans parler du courage managérial.
* Méthode VERA : Le collaborateur n’accepte pas l’évaluation : respecter son point de vue (Valider) et interroger sur le pourquoi (Explorer) pour ramener sur du factuel (Reformuler) avant d’Argumenter. Exemple : «je respecte le fait que tu trouves tes résultats satisfaisants et mesures tu l’écart par rapport à l’objectif ?»
*OCI : Objectif Comportement Indicateur.