Pour réussir à travailler à distance avec la même efficacité, vous devez remettre en question votre mode d’organisation et de management. Travailler sans bureau, c’est possible à l’image de cette entreprise qui a mis en place une organisation en ligne et un management “virtuel”.

Travailler sans bureau est positif pour l’activité

Les créateurs de cette agence de traduction ont décidé de ne pas avoir de bureau dès le début. C’était logique au départ pour une petite entreprise qui travaille via Internet. Aujourd’hui, Alconost comprend plus de 600 personnes dans le monde, un personnel diversifié de traducteurs, spécialistes du marketing, experts en publicité, commerciaux, éditeurs, directeurs de région et pros de la production vidéo. Malgré la croissance, ils ont fait un choix toujours rentable grâce à une organisation adaptée. Ne pas avoir de bureau est positif pour leur activité : les clients partout dans le monde écrivent souvent aux managers en dehors des heures locales de travail. Du fait de ce décalage, une entreprise ordinaire, prendrait des jours pour communiquer avec ces clients éloignés et résoudre leur problème. Avec cette organisation en ligne dans le monde entier, ils travaillent différemment, les clients apprécient les réponses rapides et sont satisfaits. Ils s’engagent à répondre à toutes les questions des clients en moins d’une heure, ce qu’avec des horaires fixes de bureau, ils ne pourraient réussir avec la même  réactivité.
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Confier le travail à des personnes responsables, sans contrôle

La formule du succès consiste à confier le travail à des collaborateurs de qualité, les laisser gérer leur temps et leur planning, et appliquer un contrôle peu autoritaire. Le travail à distance fonctionne bien tant que vous obtenez le travail demandé. Alconost ne se soucie pas du temps passé à le faire. Ce qui compte, c’est que le problème soit résolu, le processus lancé, le projet achevé rapidement, et que les autres collaborateurs n’attendent pas à cause du retard de certains.
Ils ne remplissent pas de feuilles de temps, être derrière un collaborateur avec un chronomètre et un calendrier est contre-productif pour lui et pour l’entreprise. S’il travaille bien ou mal, ils le voient par les tâches accomplies et la satisfaction des clients. Ils apprécient les résultats, pas le processus qui a conduit à ces résultats. Entreprendre est leur vocation, pas de contrôler.

Sélectionner des collaborateurs excellents

Ce qu’il faut surtout avoir, ce sont des collaborateurs excellents. Sans eux rien ne fonctionne. Celui qui s’assoit derrière son bureau pendant huit heures sans se soucier de son travail ne reste pas longtemps dans une telle organisation. Si pour lui travailler représente exclusivement un moyen de gagner de l’argent, sa place n’est pas non plus là.
Comment identifier l’excellence ? Par des entretiens intenses pleins de questions professionnelles et personnelles – travail en ligne depuis son domicile oblige – pour obtenir un portrait psychologique haute résolution du candidat.
Ses entretiens longs et fouillés en faisant réagir les candidats sur les contraintes de ce job en ligne, seul mais connecté à une équipe, à partir de son domicile, permettent de déterminer tout de suite si une personne convient. Quand certains perdent la motivation et commencent à dériver, ils font tout pour comprendre la raison de ce changement d’attitude, l’aider à reprendre un bon comportement, et le motiver. S’ils  n’y parviennent pas, reste en dernier lieu la séparation.
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Etre « virtuellement » aux côtés des collaborateurs pour les motiver

La motivation est importante en particulier pour ceux qui travaillent chez eux. Lorsque l’on n’est pas assis à côté de son patron, d’un collègue, ou de subordonnés, il est facile d’oublier que l’on fait partie d’une équipe, dans une entreprise qui a sa propre culture. Même une entreprise qui travaille en ligne a une culture, comme dans ce cas le service au client, le désir d’avoir une longueur d’avance, et la capacité d’anticiper sur les questions du client. Les managers demandent aux collaborateurs d’écrire un article pour un média ou de participer à une conférence. Préparer un texte les plonge dans un sujet qu’ils maîtrisent et leur confère le sentiment d’appartenir à quelque chose de grand.
D’une façon ou une autre, les managers doivent être proactifs et préserver la motivation des salariés qui doivent se sentir utiles socialement. A cette condition, malgré solitude et éloignement, ils restent dans une entreprise à laquelle ils appartiennent. En contact permanent avec eux, connectés avec le reste de l’organisation, ils sont félicités pour le travail bien fait, et quand il aurait pu être mieux, ils critiquent le travail et pas la personne. La chose la plus importante est de maintenir la communication avec eux et d’être « virtuellement » à leurs côtés pour les aider à maintenir leur motivation.

Exploiter des outils qui fédèrent

Ils ont conçu des processus et des mécanismes pour rendre le télétravail tout aussi efficace et transparent que s’il avait été accompli par un collègue dans un bureau voisin. Pour les grands projets avec de nombreux traducteurs il travaille à travers une plate-forme basée sur le cloud. Les communications passent par e-mail, Skype ou Google Hangouts, qui permettent le partage des écrans dans les conférences de groupe virtuelles. Tous les documents et fichiers sont stockés sur Google Drive et sont accessibles depuis n’importe quel appareil. Un wiki interne centralise et systématise les connaissances, règles, références et procédures dans des articles régulièrement mis à jour, ce qui permet aux nouveaux collaborateurs de maîtriser rapidement leur travail.
Automatisation des tâches de routine et simplification des processus d’affaires économisent du temps de travail, réduisent les besoins en effectifs, et libèrent des ressources pour des tâches plus créatives. Maîtriser ces outils permet à tout le monde de travailler n’importe quand, n’importe où.

3 conseils à ceux qui travaillent sans bureau

– créez un calendrier : réveillez-vous à la même heure chaque jour et déterminez vos temps les plus productifs de la journée.
– aménagez votre espace de travail : vous ne pouvez pas être productif dans un deux pièces avec des enfants qui crient, il vous faut votre propre espace nettement distinct de votre espace privé.
– gérez bien temps personnel et temps de travail : si vous aimez votre travail, le temps ne compte pas, vous choisissez votre temps, sa durée et son intensité.