Les incontournables du message professionnel
Pour certaines personnes qui vont vous appeler, votre message sera la première impression que vous leur donnerez, autant leur offrir une image professionnelle et rassurante. Le contact peut être un prospect que vous avez sollicité, un client, un partenaire, dans tous les cas, il va de soi que vous devez le remercier pour l’e-mail qu’il vous a envoyé. Mentionnez bien les dates de votre absence et celle de votre retour. Si possible, ajoutez les coordonnées de la personne qui en votre absence peut lui répondre. Terminez par une formule de politesse et surtout bannissez le « bonnes vacances », qui peut agacer celui qui vous écrit qui a priori n’est pas en vacances.
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Votre message est aussi un outil marketing
Vous devez changer régulièrement les thèmes de l’information affichée dans votre signature mail, mais bien cibler votre auditoire en adaptant ce que vous mettez en avant. Vous pouvez susciter une relation empathique et le sourire. C’est l’occasion de pousser vos produits, simplement grâce à un message comme : « En mon absence, lisez « Cadre et Dirigeant Magazine », nous en parlerons à mon retour ». Bien sûr restez clair, concis et précis. Si vous êtes trop long, votre contact ne lira pas jusqu’au bout. Ce n’est pas parce que votre message est court qu’il doit être terne ou convenu, rien ne vous empêche d’être créatif. Comme pour toutes vos communications, relisez bien votre texte et faites la chasse aux fautes d’orthographe. Si vous travaillez à l’international, vous avez intérêt à doubler votre message d’une version en anglais.
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L’e-mail d’absence, un redoutable antistress
Vous pouvez jeter un coup d’oeil à votre messagerie au cours de vos vacances mais le but est de faire comprendre à votre contact que vous êtes absent jusqu’à une date précise. Pour les workaholics, évitez de laisser votre numéro de téléphone – a priori seuls vos clients ou intimes doivent déjà l’avoir – et durant vos vacances laissez votre mobile dans votre chambre. Permettez-vous les premiers jours de consulter votre messagerie, et vous vous apercevrez vite que le monde tourne très bien en votre absence, et cela est bien ainsi, vous pouvez vous déconnecter complètement en toute tranquillité.
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Configurer un message d’absence sur Outlook
Si vous utilisez Outlook 2013 et 2010
1 – Cliquez sur l’onglet « Fichier », puis sur l’onglet « Infos » dans le menu.
2 – Cliquez sur « Réponses automatiques (absence du bureau) ».
Si cette option ne s’affiche pas, c’est que vous n’utilisez pas un compte Exchange. Reportez-vous à : « Procédure d’activation de la fonction Réponses automatiques dans un compte non-Exchange ».
3 – Dans la boîte de dialogue Réponses automatiques, activez la case à cocher « Envoyer des réponses automatiques ».
4 – Si vous souhaitez spécifier une plage d’heures et de dates, activez la case à cocher « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps ». Renseignez ensuite Heure de début et Heure de fin.
5 – Dans l’onglet « Au sein de mon organisation », tapez le message à envoyer au sein de votre organisation ; dans l’onglet « En dehors de mon organisation », tapez le message à envoyer en dehors de votre organisation.
6 – Cliquez sur OK.
7 – Si à l’étape 4 vous avez sélectionné l’option « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps », la fonction Réponses automatiques (absence du bureau) s’exécute jusqu’à la date et l’heure indiquées comme Heure de fin à l’étape 5. Dans le cas contraire, elle s’exécute jusqu’à ce que vous recommenciez l’étape 1 et sélectionniez l’option « Ne pas envoyer de réponse automatique ».
Si vous utilisez Outlook 2007
1 – Dans le menu Outils, cliquez sur « Gestionnaire d’absence du bureau ».
2 – Dans la boîte de dialogue Gestionnaire d’absence du bureau, activez la case à cocher « Envoyer des réponses automatiques d’absence du bureau ».
3 – Si vous souhaitez spécifier une plage d’heures et de dates, activez la case à cocher « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps ». Renseignez ensuite Heure de début et Heure de fin.
4 – Dans l’onglet « Au sein de mon organisation », tapez le message à envoyer au sein de votre organisation ; dans l’onglet « En dehors de mon organisation », tapez le message à envoyer en dehors de votre organisation.
5 – Cliquez sur OK.
6 – Si à l’étape 4 vous avez sélectionné l’option « Envoyer uniquement pendant ce laps de temps », la fonction Gestionnaire d’absence du bureau s’exécute jusqu’à la date ou l’heure indiquée comme Heure de fin à l’étape 5. Dans le cas contraire, elle s’exécute jusqu’à ce que vous recommenciez l’étape 1 et sélectionniez l’option « Ne pas envoyer de réponse automatique d’absence du bureau ».
Si vous utilisez Outlook 2003
1 – Dans le menu Outils, cliquez sur « Gestionnaire d’absence du bureau ».
2 – Dans la boîte de dialogue Gestionnaire d’absence du bureau, cliquez sur « Je suis actuellement absent du bureau ».
3 – Dans la zone Texte de la réponse automatique envoyée une seule fois à chaque expéditeur, tapez le message que vous souhaitez envoyer pendant votre absence du bureau.
4 – Cliquez sur OK.
5 – Le Gestionnaire d’absence du bureau s’exécute jusqu’à ce que vous répétiez l’étape 1 et sélectionniez l’option « Je suis actuellement au bureau ».
Et partez tranquille.