L’employeur a pour obligation de remettre à son salarié un bulletin de paie chaque mois. Depuis le début de l’année 2017, les entreprises peuvent désormais avoir le choix de les remettre aux employés sous forme numérique ou sur papier. Pour la version numérique, l’entreprise doit prévenir le salarié au moins un mois avant sa mise en place. Néanmoins, le stockage de ce type de dossier exige un outil spécifique, notamment un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie.
Ce concept est-il obligatoire ?
Pour l’employeur, la dématérialisation d’une fiche de paie n’est pas obligatoire. D’ailleurs, la loi n’oblige aucune entreprise à numériser la fiche de paie. Sa délivrance se fait selon le choix et le mode de fonctionnement d’une société. Avant de mettre au point cette technique, les employeurs doivent d’abord informer les employés un mois avant sa délivrance en version électronique. Si un employé refuse la réception de celle-ci, il doit faire une demande écrite en indiquant la raison. Ce refus peut être effectué à tout moment, même après la réception de la fiche de paie. L’employeur dispose donc trois mois pour remettre au demandeur la version papier de son bulletin.
Utilité de la dématérialisation d’une fiche de paie
La mise en place d’une fiche de paie numérique présente plusieurs avantages.
Avantage financier
Dématérialiser un bulletin de paie permet à la fois de gagner du temps et de l’argent. En effet, opter pour cette technique offre à une entreprise de réaliser d’importantes économies financières. Comme les tâches gérées par les RH deviennent de plus en plus allégées en dématérialisant les fiches de paie, une société peut réduire l’effectif des agents occupant ce poste.
Pour réaliser une fiche de paie en papier, il faudra d’abord l’imprimer, ensuite la photocopier afin de conserver un double, acheter des timbres et des enveloppes et enfin les remettre via la poste ou en main propre.
Quant à un bulletin de paie dématérialisé, les coûts sont minimes. En moyenne, nous pouvons économiser 32 centimes d’euros par fiche de salaire. Contrairement au système de stockage classique, ce nouveau concept ne demande guère d’espace pour enregistrer les documents numériques. Pour stocker les fiches de paie dématérialisées, il faut un dispositif spécifique, le coffre numérique. À l’inverse des disques durs classiques présent dans des ordinateurs, un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie s’avère plus efficace pour stocker les documents numériques. Tout comme les papiers, ces disques durs peuvent s’abîmer et certaines données sensibles risqueront d’être perdues. En se tournant vers une plateforme numérique hautement sécurisée pour stocker ses fichiers numériques, ce risque est quasi nul.
Avantage pratique
Un bulletin de paie dématérialisé est disponible à tout moment, c’est-à-dire que vous pouvez le consulter quand vous voulez. De cette manière, un employé peut sauvegarder en toute sécurité toutes les données de son parcours professionnel et peut y accéder en cas de besoin. Cela réduit donc les pertes des fiches de salaire.
Ce n’est pas tout, cette digitalisation joue aussi un rôle important pour l’environnement, car elle permet de réduire la production en papier.
Les précautions à prendre en compte pour digitaliser une fiche de paie
Pour effectuer ce genre de procédure, une société se doit de respecter la règlementation en vigueur. Peu importe la version du bulletin de paie, que ce soit en papier ou électronique, sa valeur est la même. Concernant l’administration, elle a les mêmes droits de couverture sociale. Une fiche de paie doit obligatoirement contenir :
- les informations concernant l’employeur et l’employé ;
- les charges sociales ;
- les éléments à propos de la rémunération ;
- une synthèse de la situation.