Informations-Problèmes-Propositions-Décisions-Actions
Son fonctionnement est simple à comprendre, chaque initiale représente un élément, une étape indispensable à votre réunion. Le “I”, pour Informations, présente les données, les chiffres, les faits, qui seront être utiles au bon fonctionnement de la réunion. Le “P” désigne les Problèmes (ou les besoins exprimés) qui vont faire l’objet d’une recherche de solutions. Le second “P”, pour Propositions, elles ne sont pas forcément toutes retenues ou sélectionnées, certaines seront peut-être même transformées en décisions ou en actions. “D”, enfin pour indiquer les Décisions prises sur un plan intellectuel, et “A” pour les Actions à mettre en place, sur un plan concret donc.
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Décomposer les informations
En pratique, commencez votre réunion, en annonçant l’Information principale de cette assemblée (mieux répartir le travail entre chaque collaborateur suite à la réorganisation du service) et le Problème rencontré (surcharge de travail pour certains quand d’autres se tournent les pouces, retard). L’objectif à partir de là ? Trouver une solution en faisant des Propositions (élargir le champ de compétences de certains, réattribuer les tâches, réorganiser le temps de travail, …) et surtout prendre des Décisions (mise en place d’un nouveau planning, formation du personnel) et définir un plan d’Actions (remise à plat des horaires, demandes de formation aux RH).
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Faciliter l’implication et la prise de décision
Cette méthode permet de décomposer toutes les étapes de la prise de décision, tout en constituant un outil de raisonnement qui va permettre à la fois de préparer plus facilement et rapidement une réunion, d’en retranscrire plus fidèlement les tenants et aboutissants, de constituer par la suite un tableau de bord pour suivre précisément l’avancée des actions. Quand un compte-rendu classique se contente d’informer les absents et de fixer les idées des participants, le compte rendu fait selon la méthode IPPDA permet en plus de préparer en amont votre intervention, de centrer l’attention des participants pendant, et en aval d’établir un vrai tableau de bord pour suivre les actions. Une bonne réunion, ce n’est pas simplement l’occasion de transmettre une information, elle doit déboucher sur une décision et une action, prises en concertation. Attention donc de ne pas aller trop vite et confondre le “D” et le “A”.
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