Vous êtes chef de projet et vous devez manager des équipes dans le monde entier qui ont des fuseaux horaires, des cultures et des emplois du temps différents. Comment vous y prendre ? L’entreprise de cloud américaine Citrix, qui favorise les modes de travail mobiles, donne dans un livre blanc 4 conseils à suivre pour gérer au mieux à distance vos équipes. Nous les reprenons ci-dessous.
1 – Instaurer un encadrement
Instaurer l’encadrement ne doit pas forcément se traduire par l’intronisation d’un chef sur chaque site : il s’agit tout simplement d’identifier la personne sur place qui endossera la responsabilité de maintenir le projet sur les rails. Veillez à mettre en place des équipes soudées par leur emplacement commun et un chef d’équipe puis à reproduire cette structure sur tous les sites. Instaurer une chaîne de commandement transparente va vous permettre de résoudre les problèmes plus rapidement et de garantir le bon déroulement du projet et du travail de chacun.
2 – Renforcer la confiance au sein de l’équipe
Quand les relations de travail sont placées sous le signe de la confiance et du respect, les membres sont motivés pour travailler sans relâche à la réalisation des objectifs fixés à l’équipe. Les chefs de projet qui veulent diriger des équipes ultra-performantes sauront donc encourager un esprit d’équipe centré sur ces deux aspects. Dans une équipe, il est essentiel de veiller au confort de tous et au respect mutuel : vous devrez donc vous assurer que chaque membre ait été présenté l’un à l’autre en bonne et due forme, et favoriser les interactions en face-à-face parmi les membres de votre équipe. Ne sous-estimez pas cet aspect : les interactions en face-à-face (soit en personne, soit par le biais de la visioconférence) permettent de garder les équipes soudées et d’améliorer la communication sur le plan visuel, ce à quoi les conférences téléphoniques et web seules ne suffisent pas.
3 – Mettre en place des canaux de communication performants
La communication étant la clé des équipes performantes et efficaces, veillez à faciliter la communication. Les différents canaux de communication satisfont à des exigences spécifiques : à titre d’exemple, si la messagerie électronique suffit souvent à assurer les tâches courantes de correspondance au jour le jour et sur le long terme, la messagerie instantanée permet de répondre rapidement à des questions en limitant les interruptions. Utiliser également la conférence web et la visioconférence pour faire de vos réunions d’équipe des leviers de connaissance et de valorisation de la communication en face-à-face. Il est important d’être à l’écoute et de détecter les zones de confusion de façon à résoudre toute ambiguïté rapidement.
4 – Jongler avec les fuseaux horaires
Les fuseaux horaires peuvent présenter un obstacle comme une opportunité en matière d’activité commerciale. D’un côté, les décalages horaires entre les membres d’une équipe peuvent se traduire par une communication différée, mais ils permettent aussi de fonctionner en 24 h sur 24 d’un autre côté. La meilleure façon de traiter les décalages horaires est d’aménager des horaires de travail flexibles et de tenir compte des moments inopportuns pour programmer les horaires de réunion. S’il est impossible d’éviter out inconvénient, assurez-vous de distribuer équitablement le niveau d’inconfort sur chaque fuseau horaire. Si vous devez organiser une réunion tard dans la nuit pour les membres d’un pays, veillez à programmer la prochaine réunion à leur avantage. De plus, introduire un aspect de flexibilité dans l’emploi du temps de vos collaborateurs vous permet de contrebalancer les décalages horaires et de favoriser un meilleur équilibre entre vie privée et travail.