Bien menée, une réunion génère des gains de productivité. Les réunions sont nécessaires pour coordonner les efforts individuels, collaborer sur un projet commun, obtenir un soutien, vendre des idées, résoudre un problème collectivement, et valider un consensus. Selon une récente étude, les réunions mal gérées coûtent aux États-Unis, plus de 2,6 milliards de dollars en un an. Sur la base d’un salaire moyen de 30 $ l’heure, ils consacrent 80 milliards de dollars à des réunions dont 37,5 % sont considérées comme «mal gérées ou inutiles», ce qui équivaudrait à 30 milliards. La bonne réunion n’est pas un hasard mais le résultat d’une bonne préparation.
1 – La réunion est-elle utile ?
De nombreuses réunions n’ont pas besoin d’être tenues. Souvent, vous pouvez atteindre votre objectif avec des alternatives comme appels téléphoniques, call conférence, mémos / lettres, courrier postal, e-mails. Il vous faut d’abord décider si elle s’impose. Cela signifie définir clairement votre objectif pour vous-même ou le groupe si vous êtes responsable de la réunion. Questions à se poser : Pourquoi planifier cette réunion ? Pourquoi y participer ? Que puis-je faire pour avancer et gagner du temps ? Quelles informations sont à échanger, quelles décisions seront prises ? Qui sera présent ? Vous demander si la réunion est la meilleure façon d’atteindre votre objectif pour vous et les participants, revient à passer au crible les raisons suivantes dont une doit résister : transmettre des informations à un groupe, en solliciter auprès d’un groupe, répondre à des questions, faire participer un groupe à une décision, trouver des idées, résoudre un problème, développer une coopération, vendre une idée, un produit ou service monter un soutien à un groupe… Une fois sa nécessité confirmée, passez à l’action.
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2 – La réunion doit commencer à l’heure
Maintenant vous devez établir un ordre du jour. Si votre entreprise ne dispose pas d’un modèle, c’est le moment idéal pour en mettre un en œuvre. Dressez la liste des sujets, des intervenants, le temps alloué pour chaque sujet, qui doit être là, et invitez uniquement les personnes qui peuvent faire avancer le sujet traité. S’il y a des documents ou des données qui serviront de support, les distribuer ou les communiquer deux jours avant. Chacun doit pouvoir se préparer de son côté pour mieux travailler ensemble. L’ordre du jour doit a minima indiquer :
– les objectifs et permettre aux participants de comprendre l’objet de la réunion et leur rôle
– le planning de la réunion, qui aide les participants à planifier et préparer leur contribution
Au cours de la réunion, l’ordre du jour assure la ligne directrice et le focus de la discussion. Il doit y avoir une compréhension mutuelle non seulement de l’objet de la réunion, mais aussi du rôle individuel de chacun, et de sa cohérence avec le groupe. Commencez et terminez à l’heure, si vous commencez 5 à 10 minutes après, cela envoie le message que la fin sera aussi retardée. Surtout cela montre un manque de respect et de reconnaissance pour ceux qui font l’effort d’arriver à l’heure. Vous devez passer en revue l’ordre du jour avec les participants au début de la réunion et leur demander si des changements doivent être faits. Au cours de son déroulement, vous avez a vous référer à lui, maintenir la discussion sur l’objectif arrêté, et conclure en résumant les décisions prises, les tâches déléguées, échéances et les mesures exigées par les participants.
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3 – La réunion debout fait gagner du temps
L’animateur responsable du bon déroulement peut déléguer chaque étape, facilitateur de la réunion, responsable du maintien de la discussion, de sa bonne orientation, et de la possibilité pour chacun d’être entendu. Vous devez aussi résumer les points pertinents et les relier. L’utilisation de PowerPoint décourage souvent, elle ralentit le rythme et peut être source de distraction. Une image ou deux des données à des fins visuelles suffit, car le défilé d’images ou croquis devient vite ennuyeux. En établissant un planning pour chaque point, vous centrez les discussions et les réorientez si nécessaire. Vous pouvez même essayer de tenir une réunion débout. Les participants sont plus concentrés, les conversations décousues disparaissent. Fixez à chaque sujet des actions à mener avec des délais. À la fin de la réunion, aucun point ne doit être sans plan d’action et sans responsable de son exécution.
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4 – Les règles de base de la réussite
Voici un rappel des règles de base généralement utilisées :
– Arriver et commencer à l’heure
– S’en tenir à l’ordre du jour
– Faire participer
– Se concentrer sur les intérêts, pas sur les positions
– Distinguer les participants de la problématique traitée
– Respecter les différents points de vue
– Responsabiliser les participants pour la suite
La répartition des responsabilités entre eux doit être claire. Votre e-mail de suivi servira de rappel. Au lieu d’attendre la prochaine réunion, ils peuvent s’envoyer leurs rapports par courrier électronique, et diminuer le prochain ordre du jour des points ainsi réglés.