Faire du temps un compagnon. Le grand secret, pour faire du temps un allié de votre réussite, est de savoir gérer 3 types de situation. Découvrez ce sur quoi repose toute méthode de gestion du temps, ces 3 axes de travail.
A vous de bien résoudre ces 3 types de situation
Une opportunité se présente à vous, vous devez la saisir au bon moment et rapidement décider de la meilleure chose à faire. La gestion du temps est ici une histoire de prise de décision. Vous réussissez si vous avez réalisé l’activité la plus pertinente pour vous dans le laps de temps de cette opportunité. Vous avez des choses à faire : quand pouvez-vous les faire ? Il s’agit de placer des activités et de contenir leur temps d’exécution. Vous avez réussi si vous avez avancé suffisamment rapidement dans ce que vous souhaitez faire par rapport à un objectif. Avec les autres, vous échangez du temps, cette balance de temps est-elle équilibrée ? Etes-vous envahi ou vidé par les autres ? Vous avez réussi si les échanges avec les autres sont positifs pour tout le monde, si vous avez obtenu ce que je souhaitez, et permis à l’autre d’avancer aussi.
1 – Saisissez une opportunité, prenez la meilleure décision
Une opportunité se présente, un espace s’ouvre. Que faire ? Quelques pistes issues des méthodes de gestion du temps les plus reconnues et utilisées :
– si l’action prend moins de 2 minutes, vous la faites tout de suite, sans réfléchir ou la mettre dans un quelconque système. Note : deux minutes c’est long !
– vous groupez tous les appels dans votre « to do list » pour effectuer vos appels tous en même temps.
– vous avez déjà des listes pré établies : si vous avez un blanc, vous savez tout de suite quoi faire.
– vous connaissez votre mission et la direction que vous voulez prendre à court, moyen terme : vous priorisez facilement.
– Parfois, saisir l’opportunité revient à ne rien faire justement. Ne rien faire peut être ce qu’il y a de plus efficace à ce moment-là. Se taire alors que vous pourriez parler. Attendez le lendemain, la nuit porte conseil, laissez le cerveau travailler tout seul, incuber. Ou bien simplement permettez à l’autre de relativiser.
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2 – Faites plus, faites plus vite
Souvenez-vous de la célèbre démonstration de gestion du temps : dans un bocal, vous mettez les gros cailloux pour laisser entrer le sable fin, puis l’eau. Comment faire entrer plus dans le même temps sans vous stresser, sans vous démoraliser ?
L’archétype de ce type d’approche est FlyLady qui propose une approche pour aider à organiser votre maison – et votre vie – en utilisant la politique des petits pas : une toute petite routine de plus par jour, chaque jour et l’effet papillon se fait sentir. Application : votre bureau est propre tous les soirs. Petit pas suivant : vous imprimez ma « votre do list » avant de partir, etc. Chaque jour un petit peu plus.
A l’autre bout du spectre, il s’agit au contraire de tempérer vos ardeurs perfectionnistes vous triez les papiers chaque jour mais pas plus de 15 minutes, montre en main et en allant le plus vite possible. La méthode peut être très facilement appliquée au travail : imaginez-vous simplement devant vos dossiers administratifs ou vos tableaux de suivi, si vous n’aimez pas les remplir.
Enfin, la cerise sur le gâteau : « je ne suis pas en retard. Je prends le train en route. » Cette phrase est comme une protection contre le désespoir d’être submergé. Redoutablement efficace.
Une autre version de cette approche de la gestion du temps est de travailler x minutes pour y minutes de pause (52/17 par exemple). L’important est d’être régulier et de chronométrer… On est ce qu’on mesure…
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3 – Echangez durablement
Le troisième principe de la gestion du temps repose sur un équilibre dynamique à trouver dans vos relations avec les autres. Là encore quelques astuces :
– Si vous vous sentez vidé après un échange, la balance n’est pas équilibrée. Si l’autre est vidé non plus. Un échange doit générer de l’énergie, pas l’épuiser.
– Si ce que vous attendez de la relation est clair, vous avez plus de chance d’être plus clair : Que souhaite l’autre ? Pourquoi ne pas lui demander ?
– Dans le principe 3, nous pouvons positionner les méthodes de négociation et apprendre à dire « non », essentielles à une bonne gestion du temps.
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