Le non-respect des échéances engendre des problèmes en cascade. A priori, personne n’est mauvais payeur, mais mieux vaut prendre les choses en main dès le début, quitte à lâcher du lest ensuite… Comment faire payer vos clients en 5 leçons.
Identifiez le circuit interne de votre client
Dans le B2B, l’acheteur n’est pas forcément le payeur. Vous devez donc enquêter pour connaître le circuit interne de votre entreprise cliente, de la décision d’achat au transfert d’argent : par quel interlocuteur passe votre commande ? Qui prend la décision de payer et qui réalise effectivement le paiement ? À partir de quels documents ? Qui devrez-vous relancer si le règlement n’intervient pas dans les temps (nom, intitulé de poste, adresse mail, numéro de téléphone) ?
N’hésitez pas à demander ces informations dès le démarrage du partenariat, justifié par votre volonté de vous adapter au process de l’entreprise.
Adaptez la date de règlement avec son service de comptabilité
Si le service comptable de votre client s’occupe des règlements à une date précise et que vous envoyez la facture le lendemain, vous ne serez pas payé dans les temps. La connaissance du circuit interne de votre client passe aussi par le fonctionnement de son service comptable. Pour éviter les relances intempestives et les déconvenues, adaptez dès le départ vos dates de règlement !
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Relancez par téléphone avant l’échéance
Dans l’idéal, chaque envoi de facture devrait être accompagné d’un appel téléphonique servant à prévenir l’échéance imminente de règlement. Cette activité chronophage qui est peu pratiquée s’avère pourtant nécessaire au moins au démarrage d’un partenariat, le temps de mettre le client « sur les rails », et de montrer votre intransigeance en la matière.
Harcelez jusqu’à obtenir les fonds
Si vous n’êtes pas payé dans les temps, mettez tout en œuvre pour échanger de vive voix avec la personne chargée de déclencher le virement. Cherchez à savoir les raisons de ce retard : un bug dans le transfert des documents, un interlocuteur clé qui est absent… Une fois les motifs connus, demandez au payeur comment remédier à ce problème s’il se produit à nouveau.
Expliquez clairement que vous ne pouvez pas accepter une telle modulation de trésorerie, et relancez vos questions jusqu’à obtenir une réponse. Appuyez votre argumentaire par des chiffres, par exemple la somme que vous perdez, le montant de trésorerie qui se décale faute de paiement à échéance. Si le client ne vous a pas fourni les coordonnées du service ou de la personne responsable du paiement, insistez jusqu’à obtenir la réponse, et s’il ne veut rien lâcher, demandez à parler à son supérieur direct.
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Évoquez l’assignation en référé
Moins de 2% des entreprises paieraient à la suite d’une lettre de relance. Là encore, oubliez la paperasse pour privilégier le contact direct. Si malgré vos efforts de pédagogie, votre client persiste dans sa nonchalance ou négligence, prévenez-le par téléphone et par mail des pénalités appliquées et du contentieux que vous lancez le jour même. N’hésitez pas à mentionner une assignation en référé, recours d’urgence pratiqué au tribunal de commerce pour enclencher le paiement de manière judiciaire. Avec une assignation en référé (qui est rapide et facile), vous êtes sûr de gagner, à condition de présenter un contrat ou une facture mentionnant le délai de paiement.
Enfin, rédigez des conditions générales de vente claires et précises, incluant des pénalités en cas de retard de paiement. Personne n’est mauvais payeur avant de se rendre compte qu’il peut se le permettre. Un client s’éduque, prenez les choses en main dès le début, quitte à lâcher du lest ensuite… Imposez-vous !
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Un recouvrement à l’amiable est parfois indispensable
Il est souvent difficile d’obtenir le paiement d’une facture. À force, votre trésorerie sera entachée et vous ne pourrez plus vous projeter. Il est alors judicieux d’envisager un recouvrement à l’amiable en passant par une entreprise spécialisée. Elle s’occupera de toutes les démarches et même de l’envoi d’une lettre recommandée. Cette dernière sera reçue par le client et il aura quelques jours pour payer la facture ou partager une proposition.
Les entreprises spécialisées dans ces recouvrements obtiennent de bons résultats, cela permet même de conserver une bonne entente avec les clients. Vous évitez alors des poursuites judiciaires qui peuvent coûter une fortune. Toutefois, lorsque les créances sont déjà au rendez-vous, vous n’avez pas de nombreuses solutions à votre disposition.
Il est par contre possible d’agir en amont en optant pour une enquête de solvabilité de l’entreprise.
Vous saurez rapidement si le client est en mesure ou non de payer les prochaines factures. Vous évitez ainsi des situations problématiques, des solutions de recouvrement, voire des formalités judiciaires à la fois longues et coûteuses. N’hésitez pas à vous renseigner le plus possible sur vos futurs clients.