Une réunion durant laquelle… tout le monde se tait ! Voici la dernière invention de la Silicon Valley, la réunion silencieuse ou silent meeting. Son but est de favoriser l’expression des plus discrets. Elle a été inventée par Jeff Bezos (Amazon) et elle cartonne outre-Atlantique. Décryptage.
La réunion silencieuse pour rééquilibrer les temps de parole
La Silicon Valley est capable du meilleur comme du pire. Est-ce le meilleur ou le pire que nous décryptons aujourd’hui avec le nouveau concept de réunion silencieuse (silent meeting) ? À vous de choisir ! Ce nouveau concept de réunion a pour finalité de pousser les collaborateurs les plus discrets à s’exprimer en réunion, et in fine d’uniformiser les temps de parole.
Le drame de la hiérarchie sociale en réunion
Tout commence par un constat : c’est bel et bien une sorte de « hiérarchie sociale » et implicite qui se met en place en réunion. Partout dans le monde, quelle que soit l’entreprise, d’un côté se trouvent les collaborateurs les plus volubiles, et de l’autre ceux qui s’abstiennent de donner leur avis. Pour cette deuxième catégorie de personnes, les raisons de se taire ont toutes trait à la confiance personnelle : la peur d’être jugé sur ses propos, la peur de ne pas être compétent pour intervenir, de ne pas être à la hauteur…
En bref, le niveau d’aisance sociale et de confiance personnelle d’un collaborateur influencerait grandement son degré d’intervention en réunion. La réunion silencieuse a donc été créée sur cette base, sa finalité visant à rétablir l’équilibre dans les temps de parole et à pousser les plus discrets à s’affirmer.
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Le déroulé d’une réunion silencieuse selon Jeff Bezos
Jeff Bezos, le fondateur d’Amazon est l’inventeur de ce concept. Concrètement, lorsqu’il réunit ses équipes, il impose aux participants de s’asseoir comme pour une réunion classique puis de lire une documentation complète dédiée à l’ordre du jour. Ils disposent de 30 minutes de lecture. Le document est consulté sur une application collaborative. Passé ce délai, chacun y annote ses commentaires et suggestions en marge du texte.
Puisque le texte est disposé sur un support Web collaboratif, les arguments évoluent en temps réel, menant à des débats par écrit et uniquement par écrit, alors même que les participants sont réunis dans la même pièce. Le silence est de mise. Pour le reste, café et croissants sont les bienvenues, à condition que les collaborateurs n’échangent aucun mot à l’oral. À l’issue de la réunion, des prises de parole sont envisageables.
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La réunion silencieuse : l’écrit favorise l’expression des plus discrets
Alors une bonne idée, la réunion silencieuse ? Par son aspect écrit, on peut dire qu’elle favorise effectivement l’expression des plus timides tout en diminuant le champ de présence des collaborateurs qui prennent généralement le plus d’espace. Toutefois, il est fort à parier qu’une personne qui doute de sa légitimité ou de ses compétences sur le sujet restera en retrait, à l’oral comme à l’écrit, en réunion bruyante comme en réunion silencieuse.
Même s’il est un peu ridicule de prime abord, le concept a du bon, mais il ne résoudra pas les problèmes de fond liés à la confiance en soi. C’est là que le manager a toujours et encore un rôle à jouer. À lui de détecter ces personnalités qui ne sont pas en confiance, de les pousser à s’affirmer et à croire en leurs qualités !
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Les chiffres de la réunionite – enquête IFOP 2018
- Un cadre passe environ 27 jours par an en réunion (soit 4 heures par semaine) !
- 12 % des cadres estiment que les réunions sont « réellement productives et efficaces »
- 49 % des collaborateurs sont mal à l’aise à l’idée de s’exprimer en réunion
- 75 % des collaborateurs avouent avoir déjà fait autre chose que l’ordre du jour durant une réunion, comme consulter son téléphone, travailler sur un autre dossier ou même rêvasser… (IFOP 2014)