Le SIRH – Système d’Information des Ressources Humaines – est un outil d’automatisation et d’optimisation des tâches répétitives dans les services RH : gestion de la paie, des notes de frais, des congés… Il permet de baisser le coût des processus RH de plus de 20%.

La digitalisation des entreprises et le SIRH

La digitalisation répond à un besoin opérationnel fort, à savoir automatiser les processus répétitifs des différents services de l’entreprise pour libérer du temps dédié aux tâches à forte valeur ajoutée (analytique, gestion des humains, actions et prises de décisions).
Dans ce contexte, le SIRH est l’outil tendance au sein des services RH. Voici les conseils pour l’utiliser de manière efficace.

Qu’est-ce qu’un SIRH

Dans le cadre du service des ressources humaines, de nombreuses tâches répétitives sont concernées par une potentielle automatisation-optimisation : gestion de la paie, des plannings, des tickets restaurant, gestion des notes de frais, suivi de la pyramide des âges et des formations… Les logiciels implémentés à cet effet s’appellent des SIRH – Systèmes d’Information des Ressources Humaines – qui outre l’automatisation des processus, garantissent la fiabilité des données et des traitements, ce qui est doublement avantageux pour l’entreprise.

Les SIRH sont la plupart du temps des outils disponibles en SAAS (c’est-à-dire disponible en ligne, par création d’un compte et connexion), même si certains SIRH peuvent être sous format logiciel à implémenter dans le système de l’entreprise. Dans tous les cas, un SIRH est entièrement paramétrable pour adapter son mode de traitement à la structure de l’entreprise et à ses règles. D’ailleurs, l’aspect le plus complexe dans la mise en place d’un SIRH est généralement son paramétrage. Une fois opérationnel, un SIRH est capable de baisser le coût des processus RH jusqu’à 24%.

Mettre en place un SIRH : les étapes clés

1 – Définir le périmètre d’utilisation du SIRH

Un SIRH touche à peu près tous les processus qu’il est possible d’automatiser au sein du service RH, c’est à vous de choisir ceux que vous souhaitez exploiter : gestion administrative du personnel, gestion des talents, prédiction des besoins, communication pour les salariés …
D’un côté, faites la liste de tous les processus que vous souhaitez automatiser dans votre SIRH avec l’objectif souhaité et de l’autre faites l’inventaire des outils actuellement utilisés à cet effet.

2 – Définir les étapes

Après avoir listé les processus que vous souhaitez automatiser dans un SIRH, il va falloir, pour chacun d’entre eux, définir les étapes habituelles de réalisation, et pour chaque processus :

  • les personnes mobilisées
  • les tâches concrètes effectuées au sein du processus, dans l’ordre chronologique de leur réalisation (un peu comme visualiser une chaîne de production) comprenant les différentes étapes de validation et les responsables concernés, les opérations menées, les usages et interactions habituelles
  • le périmètre légal concerné : pour la gestion des congés payés, par exemple, quels textes de quelle convention collective entrent en ligne de compte, quelles règles internes de l’entreprise sont concernées, quel texte du Code du travail…
  • les outils utilisés (déjà listés dans la partie « périmètre d’utilisation)
  • les éventuelles contraintes techniques liées à un changement d’outil. Faites appel à votre responsable des systèmes d’information pour cet aspect

Ce descriptif détaillé vous permet de paramétrer correctement votre SIRH, c’est pourquoi il est très important. Toutefois, il est inutile de créer un cahier des charges fastidieux, un format check-list est suffisant et même plus facile à interpréter au moment du paramétrage. Pour réaliser ce travail,  vous devez mobiliser les personnels concernés, à mêmes de connaître les processus et les textes de loi utilisés dans le cadre de leur mission. Vous pouvez organiser cette étape par groupe de travail, ce qui a pour avantage d’impliquer les équipes et de diminuer les freins et les peurs liés à la digitalisation. En cas de processus externalisé, notamment dans le cadre de la gestion de la paie, il est primordial de vous tourner vers l’entreprise concernée pour obtenir les éléments de réponse.

3 – Définir un budget

L’objectif est de fixer un budget maximum, dès le début du projet, pour que les personnes chargées de chercher le bon partenaire SIRH opèrent leur choix en tenant compte de cette contrainte.

4 – Trouver l’outil

Choisissez un prestataire de confiance qui a pris connaissance de votre cahier des charges en amont, et validez que la solution SIRH proposée est en adéquation avec votre cahier des charges. Enfin, gardez à l’esprit que ce prestataire se chargera de l’implémentation et du paramétrage à vos côtés, d’où l’importance d’un bon relationnel. Pour choisir un partenaire de qualité, vous pouvez vérifier la présence de labels ainsi que les entreprises mises en référence.

5 – Mettre en place un planning

Les différentes phases d’implémentation d’un SIRH sont les suivantes :

  • Intégration / installation
  • Paramétrage selon le cahier des charges
  • Tests
  • Exploitation

La durée moyenne pour réaliser ces étapes et obtenir un outil opérationnel est de 60 jours lorsque le cahier des charges a été correctement réalisé.
lecture associée SIRH : 5 conseils d’un expert pour le refondre avec succès