L’optimisation des plannings et une répartition équitable des heures, clés de l’amélioration de l’expérience collaborateur
Équilibre entre flexibilité et besoin
Si des collaborateurs français sont prêts à perdre en rémunération pour s’assurer de travailler moins avec l’objectif d’un meilleur équilibre vie professionnelle/ vie personnelle, force est de constater que d’autres préfèrent travailler plus pour gagner plus.
- Au cours du troisième trimestre 2023, les salariés ont effectué en moyenne 16,8 heures supplémentaires (Insee).
- Parmi les 4 millions de travailleurs à temps partiel, 1,2 million subissent cette situation (Observatoire des inégalités).
Les entreprises, quant à elles, ont besoin d’une main d’œuvre flexible et augmentent ou diminuent le volume d’heures travaillées en fonction des variations de l’activité économique. Elles souhaitent avant tout avoir les collaborateurs avec les bonnes compétences au bon endroit et au bon moment. Leurs objectifs sont clairs : accroître la productivité, contrôler les coûts et augmenter la satisfaction client.
Comment permettre aux intérêts des uns et des autres de coïncider ? La transformation digitale a un rôle à jouer – et pas des moindres. Adopter une approche plus agile de la gestion du temps pourrait former toute ou partie de la solution. En effet, grâce aux nouveaux outils digitaux, alimentés par l’intelligence artificielle, il est possible de tenir compte des préférences des collaborateurs en matière de temps et de rythme de travail. Et ce, tout en contrôlant les coûts liés à la masse salariale et sans que cela n’impacte la productivité. Encore faut-il en doter les managers…
La technologie au service d’une relation équilibrée employeur-collaborateur
Car, ne l’oublions pas, les entreprises comptent dans leurs rangs des collaborateurs aux statuts variés (CDI, CDD, temps plein, temps partiel, intérimaires…). Aussi, lorsque des managers réalisent un planning, ils doivent être en mesure de s’appuyer sur un outil puissant et performant, capable de prendre en compte les situations, les attentes et les besoins de chaque membre de leurs équipes. Rien d’étonnant donc à ce que trois quarts des managers du secteur du retail par exemple déclarent la gestion des effectifs comme étant la principale source de leurs insomnies.
Non seulement les managers doivent éviter à leurs équipes d’être en sous ou sureffectif, prendre en compte les spécificités des contrats de travail de chacun, savoir qui accepte de faire des heures additionnelles, à savoir des heures supplémentaires ou complémentaires, mais en plus ils doivent garder en tête les exigences réglementaires strictes sur le nombre d’heures autorisées. Avec autant de facteurs, il est quasiment lunaire de réaliser des plannings sur Excel.
Les outils modernes de gestion des temps et de planification sont pensés pour permettre aux managers d’endosser leur nouveau rôle, c’est-à-dire d’être orientés accompagnement des collaborateurs et résultats, plutôt que gestion administrative. Les solutions digitales leur permettent de générer automatiquement des plannings qui prennent en considération les préférences des collaborateurs, tout en assurant le respect des contrats et des limites d’heures. Cette automatisation des processus permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer l’engagement des collaborateurs en leur offrant une visibilité accrue sur leur emploi du temps, mais également une maîtrise de leur agenda et l’assurance d’être écoutés s’ils veulent travailler plus quand l’activité de l’entreprise le permet.
La technologie vient ici à la rescousse en offrant la possibilité de suivre de près le volume réel d’heures additionnelles nécessaires, tout en garantissant l’équité entre les membres de l’équipe. En effet, avec une solution digitale alimentée par l’intelligence artificielle, il est possible de répartir plus équitablement le volume d’heures supplémentaires et complémentaires. Ainsi, ce ne sont pas toujours les mêmes collaborateurs qui en bénéficient ou en sont écartés. De même, lorsqu’un employé déclare une absence à la dernière minute, il peut directement via une application proposer ses horaires de travail vacants. Les collaborateurs qui ont les mêmes compétences et qui sont disponibles sont notifiés. Et peuvent se positionner comme remplaçants.
Mieux comptabiliser les heures pour améliorer l’expérience collaborateur
Si l’intégration d’un logiciel de gestion des temps dans le processus de gestion des heures supplémentaires et complémentaires renforce l‘agilité opérationnelle et la conformité de l’organisation, cela permet aussi d’améliorer l’expérience et la satisfaction des collaborateurs. En offrant une gestion transparente et équitable des heures de travail, le logiciel de gestion des temps favorise un climat de confiance. Les collaborateurs se sentent valorisés et respectés dans leurs droits, ce qui se traduit par une plus grande motivation, une rétention accrue du personnel et, in fine, une amélioration du climat social et de la productivité.
Pour que ce soit vraiment plus clair on peut donner un exemple : il est possible pour les collaborateurs d’échanger leurs shifts entre eux pour plus de flexibilité. La solution peut alerter si ce sont toujours les mêmes personnes qui en bénéficient. On peut aussi expliquer que la solution digitale peut faire des suggestions de planning au manager en fonction des compétences et du ratio des heures déjà effectuées etc. ?
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