Manager votre équipe à distance : les bonnes pratiques

Depuis le 17 mars 2020 et le début du premier confinement, le télétravail a explosé. Ce qui était jusque-là réservé à un certain type d’entreprises, plutôt jeunes, technologiques et de petite ou moyenne taille s’est radicalement développé dans de nombreux secteurs. Selon une étude Odoxa, 24% des Français télétravaillaient pendant le premier confinement. Des chiffres encore plus importants dans des secteurs comme la banque (45%), l’informatique (41%) ou l’édition (40%). Surtout, cela semble devoir devenir l’usage puisque les trois-quarts des Français souhaitent que la pratique se développe davantage à l’avenir…

Ce changement structurel, déjà à l’œuvre, va à n’en pas douter bouleverser nos habitudes, nos modes de vie et surtout de travail, avec en première ligne le management. La gestion d’équipe à distance est nécessairement différente de ce qu’il peut se passer en présentiel, elle n’en est pour autant pas moins efficace, ni performante. Des enseignements sont à tirer de nos expériences passées. Le confinement de mars nous a beaucoup appris. Les salariés ont pu, au début de la crise, se montrer soulagés de travailler depuis leur domicile, d’avoir plus de temps pour eux, mais bien vite une fatigue morale s’est fait sentir. Les visioconférences à outrance, qui surviennent à n’importe quel moment de la journée, la perte des communications informelles, une charge de travail qui augmente, etc. ont eu raison de l’engouement des débuts. Quelques bonnes pratiques ont toutefois permis de redresser la barre.

Intégrer de la flexibilité

Tout d’abord, il est essentiel de donner de la flexibilité à ses collaborateurs. En télétravail, l’équilibre vie professionnelle / vie personnelle est par définition plus compliqué à trouver. Charge au manager d’accompagner ses équipes dans cette voie. Les salariés doivent pouvoir travailler à leur rythme et en fonction de leurs contraintes personnelles (enfants à charge tout particulièrement). Cela ne signifie en aucun cas accepter une baisse de productivité, mais simplement une réorganisation propre à chacun. Il faut, en parallèle de cela, être encore plus précis sur les objectifs. Afin de ne pas perdre pied, chaque salarié doit être parfaitement clair avec les attentes de son manager, elles doivent donc être décrites très précisément, régulièrement réévaluées et surtout consultables à n’importe quel moment.

Il apparaît également très important d’utiliser les mêmes outils numériques et surtout de s’y tenir. Les changements permanents de solution de visioconférence notamment créent du stress, de la fatigue et des pertes de repères ainsi que de temps. Utiliser une plateforme organisationnelle collaborative permet de centraliser toute l’information au même endroit, de savoir précisément où chacun en est dans l’accomplissement de ses tâches et ainsi de ne pas déranger ses équipes inopinément et sans cesse. C’est une bonne manière d’offrir de la visibilité à tous les niveaux et de fortement réduire le nombre de réunions de synchronisation, très chronophages et à faible valeur ajoutée.

Donner de l’autonomie pour réduire le stress

Créer des moments d’échanges informels peut aussi jouer dans la balance : des quizzes, des jeux, n’importe quel outil permettant de retrouver le côté social, quasi amical, d’une équipe soudée. Finalement, il est primordial pour un manager de faire preuve de beaucoup d’empathie. En voyant moins les personnes, on perd une partie de la capacité à ressentir une possible détresse, il appartient donc au manager de compenser cela. Une bonne manière de le faire peut-être d’ajouter une dimension « personnelle » lors des échanges one to one et ne pas hésiter à laisser complètement de côté la partie professionnelle lors d’un entretien qui déboucherait sur l’expression d’un problème personnel.

Pour éviter de tomber dans le micro-management, il est important de trouver des moyens de donner à ses collaborateurs le pouvoir de prendre des décisions autonomes. Les managers doivent se retenir de décrocher leur téléphone à tout va pour contacter leurs équipes : ce n’est pas parce que les gens sont chez eux qu’ils sont tout le temps disponibles. En utilisant une plateforme collaborative, le manager peut, à la place, assigner une tâche à son collaborateur et le laisser en prendre connaissance quand il le pourra.

D’ailleurs, afin d’éviter de générer une charge mentale supplémentaire, un fort stress qui nuit à la santé des salariés et à leur travail, il est encore plus important qu’en présentiel de prioriser au maximum en évitant à tout prix de définir toutes les tâches comme urgentes.

Ces quelques pratiques sont à intégrer sur le long terme. Le télétravail est amené à se généraliser, ou du moins c’est un mode de fonctionnement hybride qui a toutes les chances de devenir la norme. Si le présentiel garde son intérêt pour la création et l’entretien du lien social et de la diffusion de la culture d’entreprise, le remote permet, s’il est bien encadré, de gagner en flexibilité et donc en qualité de vie au travail. Pour cela, il faudra continuer à gagner en transparence, à définir très clairement les objectifs et surtout à prendre en considération les besoins et contraintes de chacun. Il en va de la responsabilité de chaque manager.