Définition du besoin : une étape cruciale
La définition du besoin est une étape cruciale dans le processus achat. Si l’utilisateur final tend à exiger des produits et services de qualité qui dépassent ses vrais besoins, sans se soucier, bien évidemment, de l’impact financier de la sur-qualité ; l’ acheteur doit proposer des solutions et alternatives qui répondent aux besoins mais à des prix et conditions plus intéressants. Cette étape ne décide pas seulement des frais qui seront engagés, mais dans certains cas, de l’origine du produit et des fournisseurs potentiels.
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“Sourcing” : un grand travail de recherche
Le “Sourcing” est l’activité de recherche des fournisseurs potentiels qui, à l’aire de la globalisation, peuvent se trouver au bout du monde, et particulièrement en Asie où le coût de la main d’œuvre est bon marché. Grâce au développement technologique, rien de plus facile que trouver un fournisseur ; mais lui faire confiance n’est pas seulement difficile mais surtout stratégique. Difficile à cause de la multitude de critères qui décident de sa solvabilité, à savoir : pays d’enregistrement, situation financière, moyens humains et techniques…etc. Stratégique parce que la défaillance d’un fournisseur implique celle de l’acheteur, surtout lorsqu’il s’agit du matériel critique.
Négociation ou Appel d’offres : un choix de méthode
Si les négociations en achat peuvent mener à des prix et conditions de contrats très favorables, les appels d’offres, surtout dans le secteur public, améliorent la transparence des achats, favorisent la participation de grand nombre de fournisseurs et ouvrent des opportunités d’affaires pour les PME. Le choix entre les deux méthodes est très difficile puisqu’il dépend de la taille de l’entreprise, du secteur d’activité, du type de produit et surtout de l’intégrité des Acheteurs et leur volonté à prioriser l’intérêt de l’entreprise. Toutefois, de nouvelles techniques, comme les enchères inversées, sont actuellement possibles grâce aux outils informatiques. Ces méthodes peuvent à la fois ouvrir la libre compétition à un grand nombre de fournisseurs et aboutir à des prix intéressants dans un cadre transparent.
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Réalisation des contrats : un suivi quantitatif et qualitatif
Si un acheteur réussit à s’approvisionner du matériel qui répond au besoin de l’utilisateur final, c’est parce qu’il a d’abord bien choisi son fournisseur, mais surtout parce qu’il veille à l’application des stipulations contractuelles. Le fournisseur, en l’absence de pressions et d’exigences du demandeur, tend à chercher les alternatives faciles qui répondent aux mêmes besoins. Les moyens de contrôle qualité sont également indispensables afin d’éviter la réception de tout matériel non-conforme qui peut non seulement impacter la qualité du produit fini, mais altérer ou arrêter, dans certains cas, la production.
Paiement : donner vie aux fournisseurs
Payer à temps est aussi important qu’être exigeant. Un client réputé être mauvais payeur est un client en perte continue de fournisseurs financièrement fragiles, mais qui peuvent proposer des offres très intéressantes étant donné leurs tailles qui les obligent d’adopter une stratégie de niche et proposer par conséquent des prix très agressifs. Payer à temps, c’est donner vie aux fournisseurs qui contribuent à la création de valeur et dont le sort est lié à celui du client.
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