L’espace de travail 2.0. Le géant des médias sociaux Twitter a été l’un des premiers à se positionner sur le sujet, confirmant que ses employés pourraient travailler à domicile indéfiniment. L’entreprise Fujitsu lui a emboîté le pas, en annonçant un plan permanent de travail à domicile qui offrira une flexibilité exceptionnelle à ses 80 000 collaborateurs japonais. Au Royaume-Uni, le groupe NatWest a indiqué qu’il autorisait 50 000 employés à travailler à domicile jusqu’en 2021, tout comme Rolls Royce, BP et la société d’assurance Aviva, qui n’ont pas l’intention de réintégrer leur personnel dans les bureaux.
Parmi les principales raisons de ces décisions figurent la logistique et les coûts nécessaires pour orchestrer un retour des collaborateurs dans le respect des normes sanitaires. Par ailleurs, la productivité du travail à distance dans la plupart des organisations a démontré une certaine résilience. Une enquête menée par Willis Towers Watson révèle que 85 % des employés estimaient disposer de la technologie, des outils et des ressources nécessaires pour travailler de manière productive à domicile. Compte tenu de ces facteurs, et peut-être principalement de la nécessité de limiter le nombre de personnes dans les bureaux pour respecter les règles de distanciation physique, de nombreuses entreprises semblent pencher vers un mix entre le travail de bureau et à domicile.
Alors, quels sont les principaux points à considérer pour les entreprises qui envisagent de mettre en œuvre ce nouveau mode de travail mixte, tout en veillant aux meilleurs intérêts de l’entreprise et à la santé et au bien-être des employés ?
L’espace de travail 2.0 : un environnement de travail flexible
Pour les responsables des installations et des locaux, il est important de repenser la configuration du mobilier et des équipements afin de respecter les règles sanitaires. Compte tenu du besoin actuel, le mobilier dit « agile » favorise la reconfiguration à souhait des espaces de bureau et permet l’optimisation des environnements existants afin d’accueillir le nombre approprié d’employés en toute sécurité.
Des équipements « réellement » ergonomiques tels que les bras support écran ou les convertisseurs de bureau fixe en poste assis-debout permettront d’adapter de façon optimale n’importe quel poste de travail à la morphologie et à l’envie des salariés ; favorisant ainsi le bien-être et la collaboration entre les collaborateurs. Ces équipements offrent aussi aux organisations un moyen supplémentaire de faire revenir les employés en toute sécurité sans sacrifier la productivité. En outre, les postes de travail mobiles facilitent l’organisation de réunions socialement distantes dans des open spaces notamment.
Investir dans des postes de travail muraux peut également permettre de créer des espaces de travail supplémentaires sans engager de gros travaux de réaménagement. Réglables en hauteur, ils peuvent être facilement ajustés par chaque utilisateur pour s’adapter à leur façon de travailler, et se replier lorsqu’ils ne sont pas utilisés, optimisant ainsi les espaces disponibles.
Promouvoir le travail à distance
Les télétravailleurs doivent bénéficier des mêmes droits que les employés de bureau, et donc d’une aide pour travailler de façon sûre et appropriée. Étant donné que le mobilier de maison (canapés, tables, bancs ou lits) n’a pas été pensé pour travailler de façon confortable ou productive, certaines grandes entreprises proposent de fournir à leurs employés restés à domicile des équipements adaptés (bureaux, fauteuils, équipements informatiques) après un audit de santé et de sécurité de leurs environnements de vie.
En plus de s’assurer que les équipes distantes disposent de l’assistance et des équipements dont elles ont besoin, il est également important du point de vue de la direction de s’entendre sur les méthodes de travail. L’organisation du travail à distance dans les équipes doit être claire pour chaque employé, notamment la façon dont tout le monde sera tenu informé ainsi que la fréquence de ces communiqués. Des processus tels que des réunions virtuelles et des réunions d’équipe régulières sont essentielles pour garder le contact au sein d’une équipe, évaluer le bien-être général et maintenir les workflows.
La force de votre entreprise dépend de celle de vos collaborateurs
Il est tentant pour les organisations d’aller rapidement de l’avant grâce à des plans de retour au travail, quelle qu’en soit la forme, pour stimuler la production et faire repartir l’activité. Il est toutefois important de prendre en compte l’ensemble de l’organisation, des nouveaux employés au PDG. Des sondages réguliers pour recueillir les retours des employés sur la configuration de leur poste de travail, leur emploi du temps et tout ce qui concerne l’adaptation de votre entreprise à la crise sanitaire. Ces protocoles de travail révisés aideront les entreprises à rester à l’écoute de ce qui fonctionne et donneront la possibilité de changer ce qui ne fonctionne pas.