Aujourd’hui, la digitalisation est devenue plus qu’une évidence pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activité. Numériser les documents pour mieux les rédiger, les modifier, les échanger et les sauvegarder permet d’augmenter de manière significative la productivité et l’efficacité des équipes. De même, l’utilisation d’un logiciel de paie est indispensable pour faciliter le travail des ressources humaines. C’est une solution judicieuse, car elle permet de gagner du temps et aussi de faire des économies considérables. En plus de simplifier l’édition des fiches de paie, cet outil vous permet d’éviter les erreurs de calcul au niveau des déclarations obligatoires et des décomptes des jours de congés payés. Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les logiciels de paie à travers ces quelques lignes.
Qu’entend-on par logiciel de paie ?
Concrètement, un logiciel de paie est un outil informatique dédié à l’automatisation des processus administratifs liés à la paie des employés. Avec cet outil, l’établissement complet de fiches de paie et des déclarations obligatoires n’a jamais été aussi facile. Le logiciel s’occupe de tout : gestion de la rémunération salariale, cotisations sociales imputées comme effectives, écritures des fiches de paie, etc.
Selon les besoins et les habitudes de l’entreprise, les logiciels de paie peuvent être utilisés sous deux formes. En effet, cet outil peut être utilisé en monoposte ou en mode SaaS. Il s’agit d’une solution 100% cloud qui est installée sur les serveurs de l’éditeur. Il vous suffit de disposer d’une connexion internet pour y accéder.
Les logiciels de paie sont destinés aux entreprises qui souhaitent réaliser le paiement de leurs employés en interne. En d’autres termes, celles qui sollicitent un prestataire externe qualifié dans la gestion comptable tel qu’un expert-comptable n’en auront pas forcément besoin.
Pourquoi utiliser un logiciel de paie ?
De nombreuses raisons peuvent pousser à utiliser un logiciel de paie. En automatisant les opérations administratives relatives à la paie, cet outil facilite considérablement la synthèse des données liées à chaque employé. Il vous suffira de bien paramétrer le logiciel et d’indiquer les différents champs pour produire les fiches de paie en quelques minutes seulement.
Le travail des ressources humaines sera ainsi simplifié et optimisé. Les personnes responsables de l’édition des fiches de paie (équipes RH) pourront alors se concentrer davantage sur des tâches à forte valeur telles que les étapes de recrutement. Quant aux managers, ils pourront visionner les demandes de congés et les notes de frais en toute simplicité. Pour ce qui est de vos employés, ils auront la possibilité d’accéder à leurs bulletins de paie et de soumettre leurs demandes d’absences en toute autonomie.
Selon vos souhaits et vos besoins, vous pouvez installer directement le logiciel sur l’ordinateur ou bien utiliser un outil en ligne pour éditer les fiches de paie.
Quelles sont ses fonctionnalités ?
Selon le type, un logiciel de paie peut avoir plusieurs fonctionnalités répondant aux besoins spécifiques de l’entreprise.
La gestion de votre paie
Elle sera entièrement automatisée. Vous aurez la possibilité de paramétrer le logiciel pour qu’il génère automatiquement les bulletins de paie à la date que vous souhaitez chaque mois. Les employés seront notifiés instantanément par courriel. Concernant le paiement, il vous suffira d’envoyer le fichier de virement SEPA à la banque.
Il est à noter que toutes les spécificités telles que la réduction Fillon, JEI, le Crédit d’Impôt pour la Compétitivé et l’Emploi ou les allocations familiales seront prises en compte et calculées par le logiciel en temps réel. Ces données seront accessibles via des exports. Bien entendu, les fiches de paie seront visibles à tout moment et synthétisées mensuellement. Elles sont mises à jour dès l’ajout d’une variable.
La gestion des déclarations sociales
Vous n’aurez plus à vous préoccuper du calcul des cotisations, du paiement des charges et des déclarations auprès des différents organismes. Le logiciel de paie s’occupera de tout. La déclaration Sociale Nominative dite DSN sera par exemple générée automatiquement en fonction des informations que vous indiquerez. Il vous sera également possible d’avoir un récapitulatif mensuel des cotisations à verser aux différents organismes sociaux (prévoyance, URSSAF, retraite et mutuelle). Cette fonctionnalité sera synonyme d’une plus grande sérénité de vos équipes en charge de la gestion des ressources humaines et de la comptabilité.
Le pilotage de l’activité de l’entreprise
Certains logiciels de paie, notamment les versions disponibles en ligne, vous permettent d’ajouter des reportings personnalisés sur toutes les données de votre société : parité, évolution des salaires et bien d’autres. Ces derniers peuvent être visualisés sous forme de tableau ou sous forme de graphique. Bien entendu, il est possible de les télécharger au format Excel. Vous pourrez notamment établir le livre de paie et les écritures comptables en toute facilité et à la période qui vous convient le plus. Vous pourrez aussi sélectionner les employés et les axes analytiques que vous souhaitez afficher.
Par ailleurs, tous les contrats de travail enregistrés seront plus faciles à retrouver et pourront être modifiés. Il vous faudra simplement une connexion internet pour y accéder.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel de fiche de paie en ligne ?
Pour faciliter et optimiser la gestion de leur paie, de nombreuses entreprises ont aujourd’hui recours à des logiciels de paie en ligne et certifiés ISO 27001. Intuitifs et fiables, ces derniers présentent de nombreux avantages. Vos équipes en charge des ressources humaines n’ont pas besoin de connaissances préalables en matière de paie pour pouvoir l’utiliser. Les écritures comptables et les livres de paie mensuels sont facilement accessibles depuis l’interface. Il en va de même pour l’état des charges, le détail des cotisations et des réductions.
Tous les documents administratifs tels que les certificats de travail, les soldes de tout compte, les attestations de salaire et autres sont aussi sauvegardés et centralisés dans votre interface. Pour ce qui est de la veille légale et conventionnelle, celle-ci est prise en charge par une équipe spécialisée. Ainsi, vous n’avez plus à vous inquiéter de la prise en compte des évolutions légales et conventionnelles relatives à votre entreprise.
En outre, les logiciels de paie en ligne permettent de retrouver les données relatives au prélèvement à la source. Il peut s’agir d’impôt prélevé à la source du mois, du taux et des montants par employé ou encore de la date de paiement des cotisations. Toutes ces informations sont synthétisées chaque mois et accessibles depuis l’interface de l’outil. Les taux d’imposition des salariés sont automatiquement intégrés aux bulletins de paie. Ils peuvent les retrouver depuis leur espace personnel.
Par ailleurs, les logiciels de paie en ligne ne demandent aucune surfacturation en cas d’entrée ou de sortie d’employés. La création de compte est également sans engagement, c’est-à-dire que vous pouvez utiliser le logiciel aussi longtemps que vous le souhaitez. De plus, vos données sont hautement sécurisées. En effet, les accès sont rigoureusement contrôlés pour garantir la sécurité des documents contre toute modification. Ces derniers sont aussi sauvegardés toutes les heures et répliqués en temps réel en cas d’incident. La sécurité étant essentielle dans un domaine aussi sensible que la gestion de paie, il est essentiel de vous tourner vers un éditeur de logiciel de paie reconnu pour la qualité de ses produits.
Comment utiliser un logiciel de paie en ligne ?
L’utilisation d’un logiciel de paie en ligne est relativement simple. L’interface est facile et agréable à utiliser. Vous pouvez contacter directement l’équipe de la plateforme choisie pour l’établissement d’un devis correspondant aux besoins de votre entreprise ou remplir un formulaire pour planifier une démonstration. Sur ce formulaire, des informations comme votre prénom, votre nom, votre adresse mail professionnelle, votre numéro de téléphone, le nom de votre entreprise et le nombre de vos salariés vous seront demandées. On peut également vous demander d’indiquer s’il s’agit de la première paie de votre entreprise ou non. Bien entendu, vous devez accepter les conditions imposées par le site web.
Une fois cette étape faite, vous serez alors contacté par une équipe dédiée pour la démo. Après la création de votre compte, vous pourrez vous connecter avec votre adresse mail et mot de passe sur la plateforme. Des messages d’aide vous guideront tout au long de l’utilisation pour éviter les erreurs.
Certains sites vous proposent même une formation rapide et personnalisée. En ce sens, vous serez alors accompagné par un expert qui tiendra compte de la situation et des besoins de votre entreprise pour vous proposer des solutions efficaces. Ce professionnel vous aidera entre autres à paramétrer votre compte dans les meilleures conditions et à établir votre première paie. Il vous apportera également son aide dans l’exploitation optimale des différentes fonctionnalités du logiciel pour faciliter et optimiser la gestion de paie et des ressources humaines en toute sérénité. En cas de problème ou de doute, vous pourrez toujours contacter l’équipe du site.
L’édition des bulletins, les diverses déclarations et toutes les tâches relatives à la gestion de paie sont particulièrement chronophages. Cependant, solliciter un prestataire spécialisé dans la gestion comptable peut représenter un budget relativement élevé, en particulier pour les petites et moyennes entreprises. L’utilisation d’un logiciel de paie en ligne est une solution judicieuse pour optimiser la gestion des ressources humaines, tout en minimisant les coûts.