Faire émerger l’intelligence collective en réunion est le grand défi de l’animateur. Souvent, vous comptez (trop) sur l’utilisation des outils des nouvelles technologies pour faire collaborer les équipes et obtenir des résultats synergiques, initiative vaine si le format de la réunion n’est pas adapté à son objectif. Comment maximiser l’intelligence collective pendant vos réunions, avec ou sans outils technologiques, et transformer ce temps en véritable échange collaboratif et constructif.
De la réunion coopérative…
Une réunion coopérative n’est pas une réunion collaborative ! Avec la première vous réunissez votre équipe autour d’un projet commun, dans le but de répartir les missions et délais de chacun. Ici, la réunion n’a pas forcément vocation à trouver de nouvelles idées. Pragmatique, elle sert aux collaborateurs à s’organiser dans l’espace et le temps pour pouvoir passer à l’action. À ce stade, l’objectif final est d’ores et déjà fixé, tout comme la stratégie pour l’atteindre.
… à la réunion collaborative pour faire fuser les idées
La réunion collaborative quant à elle est plus conceptuelle. Le projet est commun, mais l’objectif et/ou sa stratégie n’ont pas encore été définis et la réunion sert à cette finalité. Des questions de type « Comment » sont à l’ordre du jour. « Comment réussir à gagner de nouveaux clients ? » « Comment optimiser le partenariat qui vient tout juste d’être signé avec l’entreprise ? » « Comment gagner en rentabilité ? », autant de questionnements qui nécessitent la fameuse intelligence collective du groupe pour trouver des solutions innovantes et optimales.
En tant que manager, votre première démarche est de savoir identifier le cadre de votre réunion et d’agir en conséquence. Une réunion coopérative ne nécessite pas forcément de solutions innovantes pour arriver à ses fins. La réunion collaborative, par contre, implique l’émergence de l’intelligence collective pour être bénéfique, et cela passe par des formats d’animation moins traditionnels.
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Brainstorming et brainstorming inversé, des méthodes intéressantes, mais limitées
Avec le brainstorming bien connu de tous, vous récoltez un maximum d’idées de la part du groupe, vous les notez au fur et à mesure et les classez pour en faire ressortir une stratégie. De manière générale, le brainstorming doit être instauré sur des fondamentaux tels que la liberté d’expression, l’absence de jugement et l’association d’idées pour innover.
Et si vous jouiez avec votre équipe au brainstorming inversé ? Au lieu de poser la question « Comment gagner de nouveaux clients ? », vous pouvez demander « Comment ne jamais trouver de clients – les pires démarches et stratégies pour perdre des ventes ? » – ou encore, au lieu de « Comment rentabiliser (un service de l’entreprise) ? », partir de « Comment amener ce service à faire des pertes financières ? ». Avec le brainstorming inversé vous envisagez le pire, les idées et résultats les plus catastrophiques pour in fine en faire ressortir la meilleure stratégie.
Le brainstorming, qu’il soit à l’endroit ou à l’envers, est évidemment intéressant en matière de génération d’idées/solutions et de synergie de groupe, mais dans les faits, ce type de format pousse les personnalités les plus fortes à prendre tout l’espace de parole au détriment des plus introverties ou timides qui s’expriment peu voire pas du tout. Le brainstorming ne peut réussir que si tous les participants se sentent à l’aise et laissent aller leur imagination.
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Le World Café pour une intelligence collective au top !
Pour maximiser les intelligences et faire participer toute une équipe à égalité, misez sur le World Café ! C’est un temps d’échange durant lequel les participants se réunissent par petit groupe autour d’une table, par exemple 5 tables de 4 à 6 personnes chacune. Les participants brainstorment, dialoguent, débattent librement autour d’une problématique ou d’un objectif de manière conviviale.
L’effet « petit groupe » permet aux plus timides de s’ouvrir. Toutes les 20 à 30 minutes, chaque table envoie un des participants vers un autre groupe pour découvrir les idées émanées chez leurs voisins, reprendre les débats en cours et les enrichir des solutions envisagées en amont à la table d’à côté.
Plus exactement, chaque table comporte :
– un « facilitateur animateur » qui supervise les débats
– un « rapporteur » qui détecte et note les solutions/idées qui émanent du débat et qui briefe le nouveau participant à chaque changement de groupe
– les autres participants d’une table dits « voyageurs » se déplacent de groupe en groupe pour apporter les idées débattues auparavant.
Ce type de format a l’avantage d’être convivial et multiplie les possibilités / solutions grâce à une répartition en plusieurs groupes, chacun pouvant partir vers des concepts différents et s’enrichir ensuite des idées voisines.
Ainsi, maximiser l’intelligence collective réside plus dans le format de la réunion que dans les talents de l’animateur. Bien sûr, n’hésitez pas à vous servir des outils des nouvelles technologies (tableau interactif, Wiki…) pour accélérer le processus.
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