Les Pays-Bas seraient-il un pays précurseur dans l’adoption des technologies du futur ? Deux sociétés du secteur de l’informatique, le géant Microsoft et la SSII Atos, ont en tout cas décidé de s’attaquer dans ce pays à un problème récurrent : l’abondance des emails internes qui entraîne une perte de temps et de productivité. D’où l’idée de mettre en place des outils collaboratifs à la place, un système plébiscité par les salariés des deux entreprises. Explications.
Atos primée pour son programme « Zero-E-mail »
C’est en février 2011 que le PDG d’Atos, Thierry Breton, a pris l’initiative de lancer le programme « Zero E-mail », visant à bannir d’ici la fin 2013 la communication interne via email. Pour le PDG français, les emails internes constituent une pollution digitale et une perte de temps, d’où l’idée de promouvoir à la place des moyens de communication alternatifs pour le partage de documents et le management de projets. Pour cela, Atos a déployé en interne la dernière version de la plateforme collaborative Bluekiwi. Cette plateforme propose un environnement de travail semblable à Facebook, où les collaborateurs travaillent ensemble en mode projet, discutent, partagent des documents et développent leurs travaux au sein de l’organisation.
Résultat : une adhésion des salariés d’Atos à ce programme, qui permet plus de souplesse et le développement du travail collaboratif. Ainsi, explique Rob Pols, DG de Atos Benelux, les collaborateurs engagés dans ce programme se sont rendus compte que le travail collaboratif est plus efficace que le recours à l’e-mail. Il permet une plus grande productivité, une meilleure collaboration et une augmentation du partage de connaissances. Du coup, Atos a reçu en 2012 pour ce programme le prix « Global Visionary Innovation » décerné par la firme de consultants Frost & Sullivan.
Microsoft se lance en 2013
De son côté, le géant Microsoft s’est aussi décidé à se lancer il y a six mois dans un programme de diminution des emails internes. Cette fois-ci c’est tout l’éco-système Microsoft au Bénélux qui est mis à contribution : consultants, clients, fournisseurs, vont pendant une période test, travailler sans la boîte aux lettres magique. Au lieu de quoi ils utiliseront des réseaux sociaux d’entreprise tels que Yammer, l’intranet, des blogs ou la messagerie instantanée. L’objectif est de mesurer de quelle façon leur productivité sera influencée sans recours à l’e-mail.
Pour remplacer les boîtes aux lettres email, c’est le réseau social d’entreprise Yammer qui est utilisé. “Cela fait déjà six mois que nous nous amusons avec Yammer que nous utilisons pour partager des contenus et des discussions, explique la porte-parole de Microsoft, Julie de Widt. Je me rends compte cependant que je continue à envoyer des infos via Twitter et bien entendu nous utilisons Sharepoint. C’est important d’exploiter les possibilités de sa propre technologie en réel », explique t-elle.
Autre effet positif : à l’issue des premières expérimentations avec Yammer, des améliorations du produit ont été imaginées comme par exemple de rendre possible la modification d’un document téléchargé à partir de Yammer. Microsoft a bien conscience qu’il n’est pas possible que tous les salariés abandonnent immédiatement l’utilisation des emails. “Celui qui a beaucoup de contacts clients devra rester joignable par email. Mais ses collaborateurs auront le devoir d’utiliser d’autres moyens de communication en interne”, souligne Julie de Widt.