Notes de frais : comment limiter les fraudes

Même si les politiques d’une entreprise sont connues et respectées, il peut arriver que certains collaborateurs cherchent à les contourner. Les fraudes aux notes de frais en sont un exemple palpable. Selon une étude menée par la plateforme spécialisée Captio en 2017, 12 % des dépenses relatives aux notes de frais dans les entreprises seraient potentiellement frauduleuses. Chaque année, cela fait perdre aux entreprises une part significative de leurs revenus. Dans ce contexte, trouver des moyens pour limiter au maximum ces pratiques est un véritable enjeu. Si vous êtes gérant d’entreprise, je vous donne quelques conseils.

Mettre en place une politique des dépenses claire

Pour une gestion transparente des notes de frais, il est important, voire indispensable, de mettre en place une politique des dépenses claire. Pour ce faire, commencez par définir un budget par type de dépense. Les principaux postes de dépenses professionnelles d’une entreprise étant les frais de déplacement, de carburant, les frais de repas et les frais d’hébergement, assurez-vous de fixer pour chacun d’entre eux un budget maximal sur une période donnée (semaine, mois ou an). Après cette étape, pensez à fixer des limites pour les dépenses professionnelles et leur déclaration. Par exemple, fixez une limite dans le temps pour la transmission des notes de frais. Interdisez les invitations internes et n’offrez pas de remboursement des frais d’alcool (excepté le vin) pendant les repas.

Enfin, pensez à mettre en place des procédures de remboursement strictes. Cela incitera chaque salarié à bien remplir sa note de frais et à fournir les documents nécessaires pour le traitement de sa demande. Pour réduire les démarches de vos collaborateurs, mettez en place un modèle de note de frais clair, précis et facile à remplir. Leur faciliter le travail et éviter le flou vous permettra de prévenir une grande partie des erreurs, ainsi que des fraudes.

Quel que soit votre domaine d’activité, voici quelques informations qui doivent être présentes sur les formulaires de note de frais avant leur transmission au service comptable :

• Date et lieu de la dépense ;

• Nom du salarié ayant réalisé la dépense ;

• Nom des convives (s’il s’agit de frais de repas) ;

• Motif…

Par ailleurs, un formulaire transmis sans justificatif doit être tout simplement rejeté.

Contrôler rigoureusement les dépenses des collaborateurs

Selon une étude globale de l’ACFE (Association of Certified Fraud Examiners), l’essor des fraudes relatives aux notes de frais est dû -en partie- à la faiblesse des contrôles internes. La mise en place d’une politique de contrôle interne rigoureuse dissuade considérablement les fraudeurs. Comment faire ? Une politique de contrôle efficace ne veut pas dire qu’il faut se mettre à vérifier dans les détails chacune des dépenses de tous les salariés. Non ! Il faut opter pour une solution beaucoup plus efficace. Par exemple, ciblez pour chaque mois, le collaborateur qui a le plus dépensé et d’autres salariés choisis au hasard. Ensuite, demandez-leur des explications complémentaires sur certains types de dépenses qu’ils ont déclarés (les déplacements effectués, confirmation des invités au restaurant…). Cette technique vous permet de suivre de près tous les mois un échantillon représentatif de l’ensemble des salariés sans pour autant perdre énormément de temps.

Opter pour une gestion dématérialisée

La gestion manuelle des notes de frais est une tâche très chronophage. Elle fait perdre du temps non seulement au directeur financier (ou au comptable) chargé de la gestion des notes, mais aussi au travailleur qui doit transmettre le formulaire. Dans ce contexte, opter pour une solution de gestion dématérialisée est très pratique. En effet, il existe de nombreux outils automatisés qui permettent d’avoir un contrôle optimal sur la gestion des notes de frais. Certains de ces outils permettent de photographier des documents papier, imprimés ou manuscrits et de les convertir en un texte lisible par des machines. Les reçus et autres justificatifs sont ensuite directement envoyés au service comptable.

De façon concrète, un logiciel de gestion de note de frais aide à :

• Simplifier les procédures de gestion ;

• Pallier les erreurs et les pertes de données ;

• Suivre en temps réel la gestion des dépenses ;

• Booster la productivité des employés ;

• Réduire les coûts cachés ;

Utiliser des cartes bancaires corporate

On s’accorde tous sur le fait que la gestion traditionnelle des notes de frais est une tâche fastidieuse, surtout quand les sommes à décaisser sont très nombreuses. Dans ce contexte, les cartes bancaires corporate sont des solutions vraiment pratiques. L’utilisation de ces cartes éloigne le dirigeant d’entreprise ou le service de la comptabilité des problèmes de gestion des avances de frais et d’éventuelles fraudes sur les paiements, et le salarié n’a plus à avancer ses propres fonds. Il se sert tout simplement de la carte pour effectuer toutes ses dépenses professionnelles. Avec les cartes bancaires corporate, il n’y a donc plus de remboursement à effectuer aux salariés. De plus, toutes les informations relatives aux dépenses liées à l’activité professionnelle de chaque collaborateur sont directement remontées dans le logiciel de gestion associé aux cartes. Il existe également des cartes entièrement dédiées au carburant.

Avec ces cartes d’entreprise, vous avez la possibilité de fixer facilement des plafonds de paiement pour éviter toute dérive de la part des salariés. Vous avez aussi la possibilité en tant que dirigeant d’entreprise de savoir à chaque instant quelles dépenses ont été faites, sans devoir attendre les formulaires et les justificatifs de chaque collaborateur.

Ces moyens de paiements réduisent également les démarches et le stress des salariés. Ils n’ont plus besoin de collecter chaque justificatif et de remplir des notes de frais parfois trop nombreuses.

Quels sont les recours en cas
de fraude ?

L’entreprise a plusieurs voies de recours en cas de fraude avérée. Pour une tentative de fraude d’un petit montant (moins de 50 €) découvert par l’entreprise, elle peut donner un avertissement verbal ou formel au collaborateur fautif. Elle peut bloquer toutes les demandes de remboursement afin d’étudier les notes de frais dans les moindres détails. Pour les cas de récidive ou les fraudes portant sur de grosses sommes, l’entreprise est en droit d’initier une procédure de licenciement pour faute grave. Lorsque les intentions de nuire du fraudeur ou des fraudeurs sont prouvées, l’entreprise peut poursuivre les salariés concernés pour faute lourde. Et dans ce cas, des dommages et intérêts peuvent lui être versés. L’affaire peut également être portée devant les tribunaux lorsque le montant détourné est vraiment une somme conséquente : des milliers ou des dizaines de milliers d’euros.

Source ACFE : https://s3-us-west-2.amazonaws.com/acfepublic/2016-report-to-the-nations.pdf