Que ce soit pour communiquer de manière plus efficace, partager des fichiers ou travailler à plusieurs sur un même document, une multitude d’outils collaboratifs s’est invitée dans les entreprises. Ce phénomène s’est bien évidemment accentué avec la crise sanitaire, et n’a depuis pas désempli. C’est pourquoi les entreprises demandent de plus en plus de compétences numériques.

Savoir collaborer numériquement est donc devenu un prérequis. Selon un sondage mené par l’Ifop auprès d’actifs, la maîtrise des outils digitaux, dont les outils collaboratifs, est la compétence principale à développer pour être compétitif sur le marché de l’emploi pour un tiers des personnes interrogées, et une compétence nécessaire pour 58%. Cependant, l’utilisation d’outils collaboratifs à ses limites. En effet, selon une étude menée par Citrix, les employés perdent en moyenne 54 minutes par jour à cause de problèmes liés à une mauvaise utilisation d’outils collaboratifs. Il parait alors urgent de trouver des solutions efficientes, dans divers domaines, pour éviter cette perte de temps.

L’un des domaines cruciaux est l’édition et la collaboration au format PDF. Les plateformes d’édition de documents et de collaboration basées sur le cloud sont devenues indispensables aux entreprises modernes en raison des nombreux avantages qu’elles offrent en termes d’efficacité, de flexibilité et d’amélioration du travail d’équipe. Ci-dessous 10 raisons pour lesquelles les entreprises adoptent ces solutions et pourquoi elles sont essentielles pour rester compétitives sur le marché dynamique actuel.

1 – L’accessibilité et la mobilité accrues

Les solutions d’édition de documents et de collaboration basées sur le cloud permettent aux utilisateurs d’accéder à leurs documents depuis n’importe quel endroit disposant d’une connexion internet. Cette accessibilité permet aux employés de travailler à distance, de collaborer avec des membres de l’équipe se trouvant dans des lieux différents et de rester productifs en déplacement. Qu’il s’agisse de mettre à jour une proposition lors d’une réunion avec un client ou d’examiner un rapport lors d’un voyage d’affaires, l’accès aux documents et leur révision à partir de n’importe quel appareil est un réel avantage pour les entreprises.

2 – La collaboration et le retour d’information en temps réel

L’édition traditionnelle de documents implique souvent l’envoi de pièces jointes par courrier électronique, ce qui entraîne des problèmes de contrôle des versions et des retards dans le retour d’information. Les solutions basées sur le cloud permettent à plusieurs utilisateurs de collaborer simultanément sur le même document. Les fonctions de collaboration en temps réel, telles que les modifications en direct, les commentaires et le chat, facilitent le travail d’équipe et accélèrent la prise de décision

3 – Le contrôle des versions et de l’historique des documents

Les plateformes basées sur le cloud offrent de solides capacités de contrôle des versions, et conservent l’historique des modifications apportées à un document. Ainsi, les utilisateurs peuvent revenir aux versions précédentes si nécessaire, ce qui permet d’éviter les pertes de données et d’améliorer l’intégrité des données

4 – Le partage sécurisé des documents et des permissions

Les plateformes offrent en outre des mesures de sécurité importantes pour protéger les informations sensibles des entreprises. Ces dernières peuvent définir les autorisations d’accès, le cryptage et l’authentification des utilisateurs afin de s’assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder aux documents confidentiels et les modifier.

5 – Le workflow et la productivité simplifiés

L’édition de documents et la collaboration basées sur le cloud simplifient les workflows, puisque le partage, l’impression et la numérisation de fichiers physiques ne sont plus nécessaires. Cela permet de gagner du temps et de réduire la consommation de papier, contribuant ainsi à rendre l’environnement de l’entreprise plus durable.

6 – L’intégration aux outils de productivité

La plupart des solutions basées sur le cloud s’intègrent de manière transparente à d’autres outils de productivité, tels que les logiciels de gestion de projet, Microsoft Teams, les clients e-mail et les services de stockage sur le cloud.

7 – L’évolutivité et le rapport coût-efficacité

Les solutions basées sur le clud sont évolutives, ce qui permet aux entreprises d’ajuster leurs besoins en matière de stockage et de collaboration au fur et à mesure de leur croissance. En outre, elles fonctionnent sur la base d’un modèle d’abonnement, ce qui évite de devoir investir d’emblée de grosses sommes d’argent dans les logiciels et l’infrastructure

8 – La reprise après sinistre et la sauvegarde des données

Pour protéger les entreprises des pertes de données dues à des défaillances matérielles ou à d’autres événements imprévus, les plateformes basées sur le cloud offrent une sauvegarde automatique des données et une reprise après sinistre. Cette fonction garantit la continuité de l’activité et la sécurité des données.

9 – La compatibilité multiplateforme

Les plateformes sont compatibles avec divers systèmes d’exploitation et appareils, notamment Windows, macOS, iOS et Android. Cette prise en charge multiplateforme permet une collaboration transparente des utilisateurs à l’aide de différents appareils et systèmes d’exploitation.

10 – La collaboration et la connectivité à l’échelle mondiale

Pour les entreprises ayant des activités à l’échelle mondiale ou des équipes à distance, les solutions basées sur le cloud favorisent une collaboration et une connectivité transparentes entre les membres de l’équipe à travers différents fuseaux horaires et emplacements géographiques.

Au vu de ses nombreux avantages, la nécessité de l’édition de documents et de la collaboration basées sur le cloud pour les entreprises modernes est une évidence. De l’amélioration de l’accessibilité et de la collaboration en temps réel à la sécurité des données et à l’évolutivité, ces solutions sont devenues des outils indispensables pour optimiser les workflows, augmenter la productivité et favoriser un travail d’équipe sans faille. À mesure que les entreprises poursuivent leur transformation numérique, l’adoption de plateformes d’édition de documents et de collaboration basées sur le cloud sera essentielle pour rester compétitif et prospérer dans un contexte commercial en constante évolution.
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