Quand 1 projet dérive ou échoue, cela impacte la chaine des intervenants : intervenants externes, sociétés de service, fournisseurs, et autres sociétés de conseil. L’arrêt d’un projet peut s’avérer une période extrêmement difficile pour les fournisseurs au plan financier, de la communication interne et externe, et de la responsabilité. Comment faire en cas de dérive légère ou sévère pour que votre responsabilité ne puisse pas être mise en cause ?
Les six piliers d’un projet réussi
La réponse à cette question trouve sa source dans la bonne gestion du projet depuis sa signature jusqu’à son achèvement lors de la recette finale. Autrement dit, se préoccuper de cette question le jour ou le problème survient est beaucoup trop tardif et ne permettra pas de présenter un dossier étayé. Les six piliers d’un projet :
– définir précisément le contexte de l’intervention: le Périmètre;
– gérer les modifications du périmètre dans un process spécifique: les demandes de changement;
– rapporter l’avancement en mesurant précisément le progrès dans la livraison des livrables, les temps passés et les coûts;
– établir une évaluation précise du Reste à Faire (Effort To Complete): projection du statut du projet à sa date de fin estimée;
– présenter les Risques et les problèmes;
– remplir son Devoir de Conseil.
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Le périmètre
Le schéma représente le contexte du projet dans lequel il s’exécute avec ses contraintes et ses objectifs. Il est essentiel que le périmètre soit particulièrement bien décrit, notamment au plan de l’organisation et du « Qui fait Quoi », qu’il soit bien délimité « le contenu et ce qui en est exclu », les conditions de l’engagement « échéancier de fourniture des livrables », les éléments de mesure permettant d’apprécier la performance. A partir de l’instant ou le périmètre est identifié, il devient possible d’identifier les changements.
Les changements
Par convention, il est habituel de réduire les changements aux demandes de changement. Mais le changement concerne tous les domaines définissant le périmètre: fonctionnels, techniques, planning, rôles et responsabilités… Le changement couvre également les modifications intervenant dans les métriques: nombre d’utilisateurs, temps de réponse, nombre de sites, volume de données…
Les changements sont issus du client ou des prestataires ou de changements exogènes (lois, réglementations, …), et doivent tous être identifiés précisément, une analyse d’impact devant être effectuée et présentée au client. L’impact pouvant être de nature technique, fonctionnelle, financière, planning, juridique… le client doit valider l’analyse qui lui est présentée et donner son accord formel pour que le changement soit pris en charge.
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L’avancement
Le reporting de l’avancement prend une « photo » de la situation à un instant donné, et mesure les dérives. Le prestataire doit fournir au client un reporting détaillé relatif au progrès enregistré, relativement à ses obligations, prises dans le cadre du périmètre. Une fois les changements acceptés par le client, ils sont intégrés dans les éléments de référence (échéances, livrables, coûts, charges de travail) permettant d’effectuer la mesure de l’avancement.
Attention: la mesure de l’avancement doit s’apprécier obligatoirement sur les quatre perspectives en même temps : qualité (contenu des livrables), coûts (finances), échéance (planning) et charges de travail. Le retard, les surcoûts, la suractivité, et les écarts entre la qualité attendue et le contenu des livrables doivent être présentés précisément en indiquant les causes, et les responsabilités.
Le reste à faire
Le calcul du Reste à Faire permet de se projeter à la fin du projet, en prenant en compte les changements intervenus, les dérives identifiées, les problèmes rencontrés. Cette activité permet d’anticiper les dérives et d’identifier les mesures correctives en accord avec le client.
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Les risques et les problèmes
Le prestataire doit gérer le portefeuille des risques et problèmes, en analysant chacun d’eux en termes de probabilité de survenance et de gravité. Pour chaque risque, il doit fournir une ou plusieurs solutions possibles, visant à réduire le risque (survenance ou gravité) ou à le supprimer. Pour chaque solution, il s’engage sur un prix et un délai de mise en œuvre en précisant l’impact sur le projet dans son ensemble.
Le devoir de conseil
Ce point est inhérent à la position de prestataire qui, par définition, est un expert face à son client. L’absence de conseil est un élément que le client soulèvera en cas de difficulté dans le projet. Le prestataire doit fournir des conseils, des recommandations dont le client tiendra compte ou pas. Quand ils sont acceptés, ils sont intégrés à la gestion des changements. Ce devoir de conseil est notamment mis en œuvre dans le cadre de la gestion des risques. Si parler avec son client est essentiel, écrire à son client est crucial.
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