Ces deux dernières années, la pandémie a obligé des millions d’entreprises du monde entier à évaluer leurs activités, à les faire évoluer, voire à les transformer. Cela a entraîné une véritable explosion de nouvelles pratiques de travail et de modèles d’entreprise flexibles, qui tirent parti des dernières technologies numériques pour entièrement repenser les modes de travail. Elle a également libéré les entreprises en matière de lieux et de modalités de recrutement de nouveaux talents. La zone géographique n’étant plus un élément essentiel de l’équation, les entreprises sont libres de rechercher des candidats partout dans le monde plutôt que dans un rayon de 80 km autour de leurs bureaux.
Un tel élargissement du filet de recrutement présente toutefois de grandes difficultés sur le plan de la législation et de la conformité. Les différents gouvernements du monde ont des règles et des processus très différents en matière d’embauche des employés ou de pratique des affaires, et les exigences changent constamment. À ce titre, l’interprétation et l’application correctes des règlements peuvent s’avérer décourageantes pour ceux qui prennent la température des eaux internationales pour la première fois.
Évaluer le coût risques/bénéfices
L’une des plus grandes difficultés auxquelles sont confrontées les entreprises aux aspirations internationales concerne la conformité. Selon une étude récente, les dirigeants d’entreprises internationales savent qu’une bonne conformité mondiale est essentielle pour susciter la confiance des investisseurs (65 %), gagner la confiance des clients ou consommateurs (64 %) et établir une réputation positive auprès du monde extérieur (61 %). En fait, près de 40 % des personnes interrogées ont déclaré que leurs obligations de conformité mondiale sont examinées tous les trimestres par le conseil d’administration pour vérifier que tout est en ordre.
Cependant, les personnes interrogées ont également admis la difficulté croissante du maintien de la conformité dans tous les pays d’opération. En fait, 77 % ont déclaré que leur entreprise avait été confrontée, quelque part dans le monde, à des problèmes de conformité ayant entraîné des atteintes à la réputation ou des amendes au cours des cinq dernières années.
En matière de recrutement à l’étranger, les entreprises doivent également faire face aux couches de complexité administratives supplémentaires que présentent la liberté et la fluidité du travail des collaborateurs à distance. Les obligations en matière de pensions de retraite, de soins médicaux et d’avantages sociaux varient considérablement d’un pays à l’autre (voire d’une région à l’autre dans un même pays) et doivent toutes être traitées avec diligence.
Afin d’éviter des amendes coûteuses et pour garantir la conformité, les organisations doivent prendre le temps de classer correctement tous leurs employés en fonction de la législation fiscale et du droit du travail en vigueur dans leur pays. Cet exercice devient particulièrement délicat lorsque ces employés occupent des fonctions hybrides qui les amènent à se déplacer régulièrement entre différentes juridictions.
Se plier aux normes de conformité internes à chaque pays
Alors que les gouvernements du monde entier continuent de rattraper leur retard en matière de définitions juridiques relatives aux modalités de travail fluides dont de nombreux employés bénéficient désormais, la base des nouvelles embauches doit être examinée avec soin. Par exemple, si une entreprise a adopté une politique de télétravail exclusif dans sa juridiction d’origine, est-il légal et possible de faire de même pour tous ses employés à l’étranger ? Dans de nombreux pays du monde, ce type d’approche numérique n’est tout simplement pas possible. Dans certains cas, les entreprises pourraient même faire l’objet de poursuites judiciaires si elles fermaient tous leurs bureaux physiques locaux, ou être accusées de discrimination sur le lieu de travail si certains employés ne peuvent pas bénéficier des mêmes droits au télétravail que les autres.
Mettre en place les bons processus
Vous trouverez ci-dessous cinq conseils qui vous aideront à garantir à tout moment que la conformité est établie et respectée :
- Définir les rôles de chacun : Indiquez si l’employé devra travailler à domicile, dans un bureau physique ou de manière hybride. Détaillez les implications des termes utilisés par écrit pour éviter les problèmes de conformité. Il s’agit notamment de définir où les employés sont autorisés à travailler ainsi que les fuseaux et plages horaires de disponibilité pendant lesquels ils sont censés travailler. Veillez à ce que toutes les politiques concernant le télétravail soient rendues rétroactives.
- Établir le statut fiscal des collaborateurs : Déterminez si le collaborateur sera un entrepreneur indépendant, un salarié ou un télétravailleur, car cette relation dicte tout, du statut fiscal du collaborateur à ses conditions de départ.
- Proposer des avantages réalisables : Il n’est peut-être pas possible de proposer des abonnements à une salle de sport ou des déjeuners subventionnés à tous les employés, où qu’ils se trouvent. De même, les entreprises ne peuvent pas tenir pour acquis que chaque employé pourra obtenir un visa de voyage pour suivre une formation obligatoire au siège si nécessaire.
- Contrôler la santé et la sécurité de tous les collaborateurs : Il s’agit au minimum de demander aux employés à distance de fournir des photos de leur espace de travail afin de pouvoir évaluer correctement les problèmes potentiels de santé et de sécurité.
- Pratiquer une veille législative sur les lois en vigueur dans chaque pays : On assiste aujourd’hui à l’émergence d’une législation qui couvre tout ce qui va des allocations pour la connectivité à Internet à la vie privée des collaborateurs, en passant par les droits à la déconnexion. Comme indiqué précédemment, chaque pays possède ses propres lois et règlements.
La mise en place des bons processus dès le départ est essentielle pour la réussite à long terme de toutes les personnes concernées. En plus de bien gérer les domaines clés de la conformité tels que les congés et les indemnités maladie, le statut d’emploi, le devoir de diligence et la rupture de contrat, les organisations doivent également considérer la situation du point de vue des employés et donner à chacun les outils nécessaires pour remplir son rôle. Il peut s’agir de vérifier qu’ils peuvent participer aux réunions clés dans un fuseau horaire qui leur convient et qu’ils peuvent accéder au développement personnel et aux formations dont ils auront besoin, tout comme les autres membres de l’équipe internationale.
Faire preuve de proactivité et d’anticipation
Les événements de ces deux dernières années ont vu les lieux de travail se transformer à un rythme exponentiel. Nombre des changements en cours ont un impact profond sur les stratégies organisationnelles et les mécanismes de gouvernance. Il peut s’avérer extrêmement difficile de suivre le rythme des règles et réglementations qui évoluent rapidement dans des domaines essentiels, tels que le télétravail. Par ailleurs, plus le nombre de juridictions dans lesquelles opère une entreprise augmente, plus le problème se complexifie.
Travailler avec une organisation spécialisée, qui jouera le rôle d’employeur officiel pour vous, peut permettre de surmonter bon nombre des problèmes de conformité associés à la constitution d’équipes à distance et au respect des règles locales en matière de fiscalité et d’emploi. Il s’agit notamment de faire preuve de diligence raisonnable en ce qui concerne les règles fiscales, juridiques et comptables locales, et de maintenir une approche consolidée dans toutes les juridictions, ce qui est essentiel pour une bonne position de conformité globale. Les dirigeants d’entreprise et les employés bénéficient ainsi du cadre de confiance dont ils ont besoin pour coconstruire leur future réussite, où qu’ils se trouvent.