Pour communiquer avec vos clients, vos partenaires ou avec vos collaborateurs, la visioconférence devient de plus en plus la solution la plus pratique. Vous faites des économies de temps et d’argent considérables et vous pouvez vous concentrer sur le cœur de votre métier en la préparant avec rigueur.
Rien ne doit être laissé au hasard
Toute réunion professionnelle ne doit pas s’improviser. Décider du thème à traiter et des différents participants est aussi important que choisir et valider le bon état de fonctionnement et de performance des équipements et du matériel comme un système de visioconférence, un ou plusieurs ordinateurs, la webcam ou encore un support projecteur plafond pour réussir au mieux votre réunion.
Un matériel adapté, fonctionnel, accessible
Evénement professionnel par excellence pour communiquer en temps réel pour un budget maîtrisé et une facilité de pratique, de plus en plus adaptées aux exigences nouvelles liées à l’éloignement des collaborateurs et à la pratique croissante du télétravail. La bonne solution de bureau doit être à géométrie variable et pouvoir évoluer selon le travail à faire, le type de réunion à organiser, les présentations à faire… ce qui implique un matériel adapté, fonctionnel, accessible aisément pour tous, avec des applications multifonctionnelles. Autant choisir un système de support pour vos bureaux qui soit robuste pour l’utiliser aussi souvent que nécessaire comme des écrans, un moniteur ou un chariot de matériel de visioconférence avec un design élégant et valorisant.
Tout organiser en amont pour gagner du temps
Si vous organisez une visioconférence c’est pour faciliter la vie de vos équipes et notamment gagner du temps, en tous cas ne pas en perdre à régler des détails techniques. Assurez-vous que tout fonctionne comme il faut, mieux vaut tester le système de visioconférence avant la réunion, la bonne orientation de la caméra et la qualité de la lumière. Vous avez aussi à sélectionner les participants, leur nombre idéal pour que chacun participe pleinement aux échanges, à valider leur disponibilité et à bien prendre en considération les éventuels décalages horaires.
Pendant la réunion, jouer sur le mouvement mais pas trop
Face à la webcam vous devez éviter de rester immobile, et surtout alterner la position assise et la position debout pour rendre la réunion plus dynamique et attrayante dès le départ. Mieux vaut aussi éviter tout mouvement brusque qui pénaliserait la qualité de l’image. Vous respecterez le code vestimentaire de votre entreprise, bannirez les rayures qui créent de mauvais effets d’optique. Parlez posément sans hâte ni lenteur, distinctement et suffisamment fort pour que chacun vous comprenne bien. Vous avez intérêt à distribuer la parole pour faciliter l’interactivité, en début de réunion présenter les participants de manière efficace (nom et fonction) pour générer un début de cohésion, offrez à chacun la possibilité de poser des questions, pensez à rappeler le nom de l’intervenant à chaque prise de parole, et surtout préciser la durée de la réunion et respectez-la bien…
