1 – Faire les présentations
Présentez les personnes qui participent à la réunion, surtout si des nouveaux participants viennent de rejoindre le groupe, et si le temps le permet, faites une brève présentation de chacun pour susciter un début de cohésion de l’équipe. Avant que la réunion ne commence réellement, préparez les en racontant une anecdote qui les intéresse ou en leur demandant des nouvelles de leur semaine écoulée, cela améliorera le confort de chacun pour bine démarrer la réunion. Si votre groupe se réunit régulièrement, faites à chaque fois un récapitulatif des échanges depuis la dernière réunion. Civilité, respect du temps de chacun et exclusivité – pas de multitâches – sont les premières conditions de la réussite. Vous devez rester concentré, neutraliser votre téléphone, et vous consacrer à 100% à l’animation de la réunion, veiller à la coordination technique et au bon déroulement du programme de la réunion.
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2 – Stimuler l’engagement de chacun
Parce que vous n’êtes pas ensemble dans une pièce, il est facile de se glisser dans votre réunion ou pour certains de ne pas bien contribuer sans que vous vous en rendiez compte aisément. Si vous pilotez la réunion, vous avez intérêt à garder le contrôle en permanence sans pour autant imposer aux autres une présence trop dominante. Incitez chaque participant au partage des idées et à contribuer au groupe, et faites en sorte qu’il se sente important en sollicitant son opinion et ses commentaires, sinon il risque de se lasser et ne pas se sentir comme partie prenante. Au contraire chacun doit vivre sa participation comme étant importante pour la réussite collective du groupe.
3 – Choisir la vidéoconférence performante
Pour tirer le meilleur parti de votre réunion virtuelle, privilégiez la vidéoconférence qui permet aux participants de se voir, ce qui vous aide à obtenir leur attention et vous facilite l’analyse d’indices comportementaux et d’expressions des visages. La vidéoconférence stimule l’engagement en donnant l’occasion aux membres de l’équipe de découvrir les émotions et les réactions des uns et des autres, ce qui humanise immédiatement les échanges. Mieux vaut utiliser des moyens techniques de haute qualité pour éviter au milieu d’une conversation importante une mauvaise connexion ou une panne. N’utilisez pas un nouvel équipement pour la première fois, et faites si besoin une répétition générale. Dans tous les cas prévoyez un plan B pour le cas où l’outil choisi vous lâche en pleine réunion.
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4 – Planifier et canaliser la participation de chacun
Au moins 3 jours avant la réunion, envoyez l’ordre du jour qui comprend le calendrier et les objectifs poursuivis par la réunion, les documents nécessaires et les informations sur la technologie que chacun va devoir utiliser. Demandez à chacun de supprimer toute nuisance d’un bruit ambiant ou d’une activité en arrière-plan, et de mettre son téléphone en messagerie pour le temps de la réunion. Veillez à ce que personne ne domine la réunion ou fasse glisser les échanges sur des thèmes qui sortent de l’ordre du jour. En fin de réunion, faites un récapitulatif de ce qui a été traité, des objectifs atteints et des actions à mener avec l’affectation des tâches de chaque participant jusqu’à la prochaine réunion, dont il est préférable de fixer la date alors que tout le monde est encore présent.
Les jours suivants, envoyez une synthèse écrite de la réunion et rappelez les différentes actions que chaque participants doit mener, et remerciez-les pour leur participation.
Certes une réunion virtuelle n’est pas toujours aussi efficace qu’une réunion en face-à-face, mais elle est pratique et rentable, en facilitant les relations avec des clients, entre collègues d’une même entreprise, et l’émergence de la confiance malgré les kilomètres et les frontières. Et aussi un sentiment de pouvoir agir partout et à toute heure, en étant en mesure de répondre personnellement, quel que soit l’endroit où vous êtes dans le monde.
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